Moje konto

Kontroluj swoje dane

My i nasi partnerzy używamy plików cookie, aby świadczyć Ci nasze usługi i, w zależności od Twoich ustawień, gromadzić dane analityczne i marketingowe. Dowiedz się więcej o naszej Polityce plików cookie. Kliknij „Ustawienia plików cookie”, aby ustawić swoje preferencje. Aby zaakceptować wszystkie pliki cookie, kliknij "Akceptuj wszystkie"

Ustawienia Akceptuj

Ustawienia plików cookie

Kliknij na typy plików cookie poniżej, aby dostosować sposób korzystania z naszej witryny. Możesz swobodnie wyrazić, nie wyrazić lub wycofać zgodę. Pamiętaj, że wyłączenie plików cookie może wpłynąć na korzystanie z serwisu. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z naszą Polityką plików cookiePolityką prywatności.

Wybierz akceptowane pliki cookie

Analityka

Te pliki cookie analizują sposób korzystania z naszej witryny przez naszych użytkowników, a także pozwalają sprawić, aby strona lepiej spełniała ich oczekiwania. Ten rodzaj plików cookie używanych w naszej witrynie nie identyfikuje, kim jesteś, ani nie pozwala nam wysyłać Ci ukierunkowanych reklam. Przykładowo, możemy używać plików cookie/technologii śledzących do celów analitycznych, aby określić liczbę odwiedzających naszą witrynę, określić w jaki sposób odwiedzający poruszają się po witrynie, a w szczególności, które strony odwiedzają. Pozwala nam to ulepszyć naszą stronę i usługi.

Wydajność i personalizacja

Te pliki cookie umożliwiają nam dostosowanie serwisu do Twoich preferencji. Pliki cookie związane z personalizacją służą do dostarczania treści, w tym reklam, dopasowanych do zainteresowań użytkownika w naszej witrynie i witrynach podmiotów trzecich w oparciu o sposób interakcji z różnymi elementami na naszej stronie, a także o śledzenie treści, do których uzyskujesz dostęp (w tym oglądanie filmów). Możemy również zbierać informacje o komputerze i/lub połączeniu, aby dostosować stronę do Twoich potrzeb. Podczas niektórych wizyt możemy używać narzędzi do mierzenia i gromadzenia informacji o sesji, w tym czasy odpowiedzi stron, błędy pobierania, czas spędzony na niektórych stronach i informacje o interakcji ze stronami.

Reklamy

Te pliki cookie są umieszczane przez firmy zewnętrzne w celu dostarczania ukierunkowanych treści opartych na tematach, które Cię interesują (na przykład dostarczanie reklam na Facebooku, które Cię zainteresują) i umożliwienia lepszej interakcji z platformami mediów społecznościowych, takimi jak Facebook.

Niezbędne

Te pliki cookie są niezbędne do działania witryny i do korzystania z jej funkcji. Niezbędne pliki cookie będą zawsze wykorzystywane, ponieważ są one potrzebne do prawidłowego działania witryny. Przykładowo, niezbędne pliki cookie obejmują między innymi: pliki cookie wykorzystywane do świadczenia usługi, utrzymywania konta, zapewniania dostępu do kreatora, stron płatności, tworzenia identyfikatorów dokumentów i przechowywania zgód.

Aby zobaczyć szczegółową listę plików cookie, kliknij tutaj.

Zapisz preferencje
Moje konto

Akta osobowe pracownika: jak prowadzić i przechowywać?

Stwórz CV teraz

Nasi klienci zostali zatrudnieni przez:*

Akta osobowe zawierają wszystkie kluczowe informacje o pracownikach. Ich zbieranie i przechowywanie — w formie papierowej lub elektronicznej — jest obowiązkiem pracodawcy, który zatrudnia ludzi w ramach stosunku pracy.

Z tego artykułu dowiesz się:

  • co powinny zawierać akta osobowe pracowników
  • jak prowadzić akta osobowe zgodnie z przepisami
  • jak przechowywać akta osobowe w 2024 roku.

Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.

Stwórz CV teraz

Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.

Oto opinia Gosi — jednej z użytkowniczek naszego kreatora:

Dzięki takiemu świetnemu CV i listowi dostałam super pracę bardzo szybko!

1. Akta osobowe — czym są i co powinny zawierać?

Prowadzenie akt osobowych to jeden z obowiązków pracodawcy, wymieniony w art. 94 Kodeksu pracy:

Art. 94. Pracodawca jest obowiązany w szczególności:

(...) 

9a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);

To oznacza, że jeśli firma zatrudnia pracowników na podstawie umów o pracę, to każdy z nich musi mieć osobną teczkę na akta osobowe. Zaniechanie tego obowiązku może skutkować grzywną w wysokości od tysiąca do nawet 30 tys. zł. Za drobne błędy w prowadzeniu akt osobowych pracodawca dostanie maksymalnie 2 tys. zł kary. A warto pamiętać, że to m.in. w te akta w pierwszej kolejności zerknie inspektor Państwowej Inspekcji Pracy w razie kontroli.

No dobrze — a co powinny zawierać akta osobowe?

Od 23 kwietnia 2023 r. akta osobowe pracowników składają się nie z czterech, a z pięciu części: A, B, C, D i E. Ich zawartość określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dn. 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej wraz ze zmianami, które dodano w rozporządzeniu z 6 marca 2023 r.

Poniżej omówię pokrótce każdą z nich.

Akta osobowe — część A

W pierwszej części akt osobowych pracownika należy przechowywać oświadczenia i dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Należą do nich m.in.:

W przypadku odpisów i kopii dokumentów przedłożonych przez pracownika należy poświadczyć ich zgodność z oryginałem.

Akta osobowe — część B

W części B akt osobowych pracownika znajdują się oświadczenia i dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Jest ich bardzo dużo, jednak do najważniejszych należą:

  • umowa o pracę
  • dokumenty dotyczące danych osobowych pracownika
  • zakres obowiązków pracownika
  • dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika
  • potwierdzenie, że pracodawca poinformował pracownika o warunkach zatrudnienia, ryzyku zawodowym oraz celu, zakresie i sposobie zastosowania monitoringu czy wprowadzeniu innego rodzaju kontroli
  • potwierdzenie pracownika, że zapoznał się on z regulaminem pracy i zasadami BHP oraz że otrzymał informację o warunkach zatrudnienia
  • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków umowy o pracę lub ich zmiany w innym trybie
  • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia
  • dokumentacja urlopów dla rodziców oraz urlopów bezpłatnych
  • skierowanie na badania lekarskie i orzeczenia na temat stanu zdrowia pracownika
  • dokumenty związane z wykonywaniem pracy zdalnej i stosowaniem elastycznej organizacji pracy.

Akta osobowe — część C

W trzeciej części akt osobowych należy przechowywać dokumenty i oświadczenia związane z ustaniem zatrudnienia. Są to m.in.:

  • wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę
  • żądanie wydania świadectwa pracy i kopia tego świadectwa
  • oświadczenia związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy
  • umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy (o ile strony ją zawarły)
  • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z ewentualnym postępowaniem egzekucyjnym.

Akta osobowe — część D

Część D akt osobowych to ta, której nikt nie lubi. To w niej gromadzi się bowiem wszelkie dokumenty związane z ukaraniem pracownika. Należą do nich:

  • odpis zawiadomienia o ukaraniu pracownika 
  • dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Jeśli więc otrzymałeś od pracodawcy naganę lub zostałeś zwolniony dyscyplinarnie, informacje na ten temat znajdziesz w czwartej części swoich akt osobowych.

Akta osobowe — część E

Piąty, czyli ostatni element akt osobowych — część E — wprowadzono w 2023 r. wraz z nowym Kodeksem pracy. To tutaj znajdują się wszelkie dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika. Oznacza to, że w części E akt osobowych należy przechowywać:

  • informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę
  • informacje o badaniu stanu trzeźwości pracownika przez uprawnione do tego służby (np. policję)
  • informacje o przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (np. narkotyków, dopalaczy)
  • informację o badaniu pracownika na obecność tych środków przez uprawnione organy.

Inna dokumentacja pracownicza

Pozostałych dokumentów nie gromadzi się w aktach osobowych, a w czymś, co nazywa się dokumentacją w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Tutaj znajdują się przede wszystkim:

  • ewidencja czasu pracy
  • wnioski pracownika o urlop wypoczynkowy
  • karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą 
  • ewentualny wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych
  • karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej
  • dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.

Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.

2. Akta osobowe 2024 — jak je przechowywać i prowadzić?

Kodeks pracy w art. 94 nakazuje pracodawcy przechowywać dokumentację pracowniczą — w tym akta osobowe — w sposób bezpieczny i uporządkowany, tak aby zachować jej poufność, integralność i kompletność.

Można je przechowywać w wersji papierowej lub elektronicznej — najważniejsze, by odpowiednio chronić zawarte w nich informacje. Akta osobowe muszą więc być odpowiednio zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych.

Dokumenty muszą być dostępne nie tylko przez cały okres zatrudnienia pracownika, a też przez 10 lat po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. W niektórych przypadkach ten okres może być jeszcze dłuższy — np. jeśli pracownik był zatrudniony przed 1 stycznia 1999 r., ten okres wynosi aż 50 lat.

Co istotne, dokumenty znajdujące się w częściach D i E akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących konkretnego rodzaju kary, odpowiednio je numerując (np. D1, D2, D3… oraz E1, E2, E3 itd.).

Później — po usunięciu z akt odpisu zawiadomienia o ukaraniu albo informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika — usuwa się całą wydzieloną część, a pozostałym nadaje się następujące po sobie numery.

O czym jeszcze warto pamiętać?

Dokumenty w aktach osobowych pracownika powinny być ułożone w porządku chronologicznym i numerowane — od historycznie najstarszych do najnowszych. A każda ich część musi zawierać wykaz pism, które się w niej znajdują.

Ponadto zarówno pracownik, jak i były pracownik mają prawo złożyć do pracodawcy wniosek (papierowy albo elektroniczny) o wydanie kopii całości lub części swojej dokumentacji pracowniczej.

Musisz napisać również list motywacyjny? W naszym kreatorze znajdziesz nowoczesne wzory do wypełnienia i praktyczne porady. Stwórz list motywacyjny w 5 minut tutaj.

Zobacz inne szablony, stwórz list motywacyjny i pobierz dokument w PDF tutaj.

Masz dodatkowe pytania na temat prowadzenia lub przechowywania akt osobowych pracowników? Zadaj je w komentarzu — spróbuję Ci pomóc.

Proces redakcyjny InterviewMe

Ten artykuł został sprawdzony przez nasz zespół i jest zgodny z procesem redakcyjnym InterviewMe. Zależy nam na dzieleniu się naszą wiedzą oraz dostarczaniu rzetelnych i godnych zaufania porad zawodowych dopasowanych do Twoich potrzeb. Nasze wysokiej jakości treści co roku przyciągają ponad 10 milionów czytelników. Ale na tym nie koniec. Regularnie publikujemy też autorskie badania, aby lepiej rozumieć rynek pracy i jesteśmy dumni, że cytują nas czołowe media w Polsce.

Źródła

Oceń mój artykuł: akta osobowe
Średnia: 5 (1 oceny)
Dziękujemy za ocenę naszego artykułu!
Dominika Kowalska
Dominika Kowalska jest ekspertką kariery i certyfikowaną pisarką CV (CPRW), która przez ostatnie 5 lat pomagała innym rozwijać się zawodowo. Od 2018 roku Dominika koncentruje się na testowaniu skutecznych strategii pisania CV, dostarczając czytelnikom łatwych do zrozumienia, opartych na licznych źródłach i popartych badaniami artykułów zgodnych z redakcyjnymi wytycznymi InterviewMe.
Linkedin

Podobne artykuły