Ewidencja czasu pracy 2025 — wzór [karta roczna i miesięczna]
Stwórz CV teraz
Dobrze wiesz, że prowadzenie biznesu w Polsce nie jest łatwe. Trzeba dopełnić wielu formalności – ewidencja czasu pracy to świetny przykład.
Prawo stawia konkretne wymagania co do tego, w jaki sposób ewidencja ma być prowadzona. Zastosowanie się do prawa jest koniecznością, aby w spokoju prowadzić swój biznes
W tym artykule:
- dowiesz się, jak prowadzić ewidencję czasu pracy
- poznasz podstawę prawną tego zagadnienia
- pobierzesz gotowy i aktualny wzór — za darmo
Stwórz profesjonalne CV i zdobądź lepszą pracę. Uruchom kreator CV, wypełnij szablon według wskazówek i gotowe!
Zobacz inne wzory, stwórz CV oraz list motywacyjny i pobierz dokumenty w PDF tutaj
Dlaczego warto nam zaufać i skorzystać z kreatora InterviewMe? Tutaj poznasz opinie użytkowników, którzy już stworzyli w nim swoje CV lub list motywacyjny.
1. Ewidencja czasu pracy 2025
Cel prowadzenia ewidencji pracy definiuje art. 149 Kodeksu pracy:
§1. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.
§2. W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.
Ewidencja czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy względem każdego pracownika, nawet tego, który pracuje w ściśle określonych, tych samych godzinach. Wynika to z faktu, że karta ewidencji czasu pracy zawiera również informacje na przykład o urlopach pracowniczych.
Ewidencja czasu pracy została w polskim prawie zdefiniowana ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. Do niedawna obowiązywało w tej kwestii rozporządzenia z 1996 r.
Prawo doczekało się jednak zmian — i to całkiem niedawno.
Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wydał nowe rozporządzenie 10 grudnia 2018 r. Dotyczy ono zakresu, sposobu i warunków prowadzenia ewidencji czasu pracy. Rozporządzenie to weszło w życie 1 stycznia 2019 r.
W myśl tego przepisu, karta ewidencji pracy rozszerzona została m.in. o godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz dyżurów. Oprócz karty pracy, według rozporządzenia ewidencja musi zawierać:
- wnioski pracownika np. dotyczące udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych
- dokumenty np. związane z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy
- zgody pracownika np. związane z wymiarem pracy.
W dalszej części omówimy wszystkie elementy, które musi zawierać ewidencja czasu pracy.
Podczas rekrutacji pracowników zwróć uwagę, czy w ich CV znajduje się aktualna klauzula CV. W przeciwnym razie nie możesz przetwarzać ich kandydatury! Sprawdź: Aktualna klauzula CV (zgodna z RODO)
2. Karta czasu pracy — co musi zawierać?
Nowe rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w §6 definiuje konkretne wymogi dotyczące prowadzonej ewidencji pracownika. Indywidualna karta czasu pracy musi zawierać określone prawem elementy.
Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:
1) dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:
- a) ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:
– liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
– liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
– liczbie godzin nadliczbowych,
– dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
– liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
– rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
– rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
– wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
– czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Oprócz tego rozporządzenie definiuje, że w ewidencji pracowniczej powinna się znaleźć inna dokumentacja, m.in wnioski pracownicze dotyczące zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy czy zgody na delegowanie poza stałe miejsce w pracy w przypadku ciąży.
Co ważne, ewidencja czasu pracy w 2025 roku musi być gromadzona poza aktami osobowymi pracownika oraz osobno dla każdego pracownika.
Przepis rozporządzenia wskazuje jedynie obowiązek prowadzenia ewidencji dla każdego pracownika z osobna. Nie określa jednak, jak technicznie ma być zorganizowana ewidencja.
Karta czasu pracy może być zatem prowadzona w formie papierowej (np. w segregatorze), ale i elektronicznej. Najważniejsze jest, aby zawierała wszystkie wymagane elementy.
Dokumentacja ta powinna być przechowywana 10 lat. Okres ten należy naliczać od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
Ewidencja czasu pracy to nudny temat… ale nie dla księgowych. Sprawdź, jak wygląda kariera w tej branży: Kariera w finansach i rachunkowości [oferty i zarobki]
Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.
Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.
3. Ewidencja czasu pracy — wzór 2025
Przygotowaliśmy dla Ciebie arkusz karty ewidencji pracy do pobrania.
Arkusz miesięczna ewidencja czasu pracy pobierzesz w PDF oraz XLS, czyli w wersji do druku oraz do edycji w programie Excel.
Pobierz wzór
Ewidencja czasu pracy – druk (PDF)
Pamiętaj, aby zastosować odpowiednie oznaczenia w karcie czasu pracy. Prawo nie definiuje konkretnych oznaczeń, aczkolwiek przyjęło się stosować poniższe:
W zwolnieniach od pracy:
- BL – badania lekarskie
- SB – szkolenie BHP
- PP – na poszukiwanie pracy
- ZO – zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy w związku z wypowiedzeniem umowy o pracę
- OP – opieka nad zdrowym dzieckiem
- SW – służba wojskowa
- UO – urlop okolicznościowy
- ZW – zwolnienie na wezwanie organów państwowych
- ZB – zwolnienie kobiety w ciąży w celu przeprowadzenia badań
W usprawiedliwionych nieobecnościach:
- CH – chorobowe
- CD – chorobowe – opieka nad chorym dzieckiem
- CR – chorobowe – opieka nad chorym członkiem rodziny
- UW – urlop wypoczynkowy
- UŻ – urlop na żądanie
- UZ – urlop zaległy
- UB – urlop bezpłatny
- UM – urlop macierzyński
- UR – urlop rodzicielski
- WY – urlop wychowawczy
- UJ – urlop ojcowski
- UD – urlop dodatkowy
- US – urlop szkoleniowy
- WP – wyjście prywatne
- NP – nieobecność usprawiedliwiona płatna
W dniach wolnych od pracy:
- N – niedziela
- S – sobota
- Ś – święto
- WŚ – dzień wolny za pracę w święto
- WS – dzień wolny za pracę w sobotę
- WN – dzień wolny za pracę w niedziele
- W5 – dzień wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy
- WD – dzień wolny za późny powrót z delegacji
- WK – dzień wolny za oddanie krwi
- WH – dzień wolny harmonogramowy
Może Cię także zainteresować: Wymiar czasu pracy (ile godzin w miesiącu?) oraz System równoważnego czasu pracy.
Musisz napisać również list motywacyjny? W naszym kreatorze znajdziesz nowoczesne wzory do wypełnienia i praktyczne porady. Stwórz list motywacyjny w 5 minut tutaj.
Zobacz inne szablony, stwórz list motywacyjny i pobierz dokument w PDF tutaj.
Proces redakcyjny InterviewMe
Ten artykuł został sprawdzony przez nasz zespół i jest zgodny z procesem redakcyjnym InterviewMe. Zależy nam na dzieleniu się naszą wiedzą oraz dostarczaniu rzetelnych i godnych zaufania porad zawodowych dopasowanych do Twoich potrzeb. Nasze wysokiej jakości treści co roku przyciągają ponad 10 milionów czytelników. Ale na tym nie koniec. Regularnie publikujemy też autorskie badania, aby lepiej rozumieć rynek pracy i jesteśmy dumni, że cytują nas czołowe media w Polsce.
