Kontroluj swoje dane

My i nasi partnerzy używamy plików cookie, aby świadczyć Ci nasze usługi i, w zależności od Twoich ustawień, gromadzić dane analityczne i marketingowe. Dowiedz się więcej o naszej Polityce plików cookie. Kliknij „Ustawienia plików cookie”, aby ustawić swoje preferencje. Aby zaakceptować wszystkie pliki cookie, kliknij "Akceptuj wszystkie"

Ustawienia Akceptuj

Ustawienia plików cookie

Kliknij na typy plików cookie poniżej, aby dostosować sposób korzystania z naszej witryny. Możesz swobodnie wyrazić, nie wyrazić lub wycofać zgodę. Pamiętaj, że wyłączenie plików cookie może wpłynąć na korzystanie z serwisu. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z naszą Polityką plików cookiePolityką prywatności.

Wybierz akceptowane pliki cookie

Analityka

Te pliki cookie analizują sposób korzystania z naszej witryny przez naszych użytkowników, a także pozwalają sprawić, aby strona lepiej spełniała ich oczekiwania. Ten rodzaj plików cookie używanych w naszej witrynie nie identyfikuje, kim jesteś, ani nie pozwala nam wysyłać Ci ukierunkowanych reklam. Przykładowo, możemy używać plików cookie/technologii śledzących do celów analitycznych, aby określić liczbę odwiedzających naszą witrynę, określić w jaki sposób odwiedzający poruszają się po witrynie, a w szczególności, które strony odwiedzają. Pozwala nam to ulepszyć naszą stronę i usługi.

Wydajność i personalizacja

Te pliki cookie umożliwiają nam dostosowanie serwisu do Twoich preferencji. Pliki cookie związane z personalizacją służą do dostarczania treści, w tym reklam, dopasowanych do zainteresowań użytkownika w naszej witrynie i witrynach podmiotów trzecich w oparciu o sposób interakcji z różnymi elementami na naszej stronie, a także o śledzenie treści, do których uzyskujesz dostęp (w tym oglądanie filmów). Możemy również zbierać informacje o komputerze i/lub połączeniu, aby dostosować stronę do Twoich potrzeb. Podczas niektórych wizyt możemy używać narzędzi do mierzenia i gromadzenia informacji o sesji, w tym czasy odpowiedzi stron, błędy pobierania, czas spędzony na niektórych stronach i informacje o interakcji ze stronami.

Reklamy

Te pliki cookie są umieszczane przez firmy zewnętrzne w celu dostarczania ukierunkowanych treści opartych na tematach, które Cię interesują (na przykład dostarczanie reklam na Facebooku, które Cię zainteresują) i umożliwienia lepszej interakcji z platformami mediów społecznościowych, takimi jak Facebook.

Niezbędne

Te pliki cookie są niezbędne do działania witryny i do korzystania z jej funkcji. Niezbędne pliki cookie będą zawsze wykorzystywane, ponieważ są one potrzebne do prawidłowego działania witryny. Przykładowo, niezbędne pliki cookie obejmują między innymi: pliki cookie wykorzystywane do świadczenia usługi, utrzymywania konta, zapewniania dostępu do kreatora, stron płatności, tworzenia identyfikatorów dokumentów i przechowywania zgód.

Aby zobaczyć szczegółową listę plików cookie, kliknij tutaj.

Zapisz preferencje
Moje konto

Office manager (kierownik biura) - praca, zarobki, zakres obowiązków

Stwórz CV teraz

Nasi klienci zostali zatrudnieni przez:*

Office manager to dziś terapeuta, organizator imprez, specjalista ds. płac i pierwsza pomoc w jednej osobie. Polska nazwa tego stanowiska to kierownik biura. Sprawdź, jak zostać office managerem i co właściwie oznacza stanowisko, którego nazwa brzmi prawie tak samo jak oprogramowanie Microsoftu.

Z tego artykułu dowiesz się:

  • ile zarabia office manager
  • jakie są obowiązki office managera
  • jak napisać CV office managera
  • jak znaleźć pracę office managera.

Bez profesjonalnego CV Twoje szanse na zdobycie pracy office managera są mniejsze. Stwórz dokument w kreatorze CV w kilka minut.

Stwórz CV teraz

cv

Zobacz inne wzory, stwórz CV oraz list motywacyjny i pobierz dokumenty w PDF tutaj

Dlaczego warto nam zaufać i skorzystać z kreatora InterviewMe? Tutaj poznasz opinie użytkowników, którzy już stworzyli w nim swoje CV lub list motywacyjny.

1. Na czym polega praca office managera?

Office manager to praca dla tych, którzy lubią pracować w biurze, a także kontakt z ludźmi i zadania organizacyjne. Trzeba również znać się na kwestiach administracyjnych. Zawód office managera polega bowiem na kierowaniu biurem.

Nieważne, czy firma liczy 20 czy 200 pracowników, jej funkcjonowanie na co dzień musi być planowane.

Zaczynając od zaopatrzenia — bo przecież dobrą kawę, świeże owoce i ciasteczka ktoś musiał zamówić i kupić — po stricte organizacyjne kwestie typu bukowanie biletów na delegacje.

Obowiązki office managera są bardzo różnorodne i jeśli chcesz pracować na tym stanowisku, to musisz być osobą elastyczną i bystrą. Liczy się bowiem nie tylko sprawne działanie, ale też szybkie reagowanie w najdziwniejszych nagłych sytuacjach.

Gdy w biurze wydarzy się awaria lub trzeba będzie na już zorganizować bardzo ważny biznesowy lunch dla szefa, office manager nie może zawieść.Trzeba radzić sobie z każdą sytuacją, która nagle wyniknie w biurze. W tym zawodzie nie ma nudy i rutyny — codziennie pojawiają się nowe rzeczy do zrobienia i załatwienia.

Dlatego, office manager to nie praca dla introwertyka. Musisz mieć naprawdę dobry kontakt z ludźmi i stale reagować na nowe bodźce.

Czy praca office managera jest stresująca?

Odporność na stres na pewno się przyda, zwłaszcza tym, którzy nie tolerują chaosu.

Ta praca nie jest stresująca, ale stresujące są sytuacje, gdy trzeba wykonać kilka zadań naraz, wszystkie tak samo pilne. Dlatego właśnie musisz być wielozadaniowy. Nie wszystko da się zaplanować z wyprzedzeniem i wiele zadań wpada ad hoc.
Milena Siennicka
Milena Siennicka
office manager w InterviewMe i Zety

Kierownik biura załatwia często kilka spraw jednocześnie i odpowiada na bieżące potrzeby zarówno pracowników, jak i szefostwa. To dlatego też wymaga się od kierowników biur wysokich zdolności komunikacyjnych. Przyda się również asertywność! Pomysły pracowników bywają kosmiczne.

Usłyszałam prośbę o zamówienie dużej ilości warzyw, kasz i makaronów do pracy, żeby nie trzeba było kupować do domu i można było gotować sobie w pracy. Już nie mówiąc o tym, że nagle okazuje się, że potrzebujemy 10 rodzajów mleka do kawy, bo każdy pije inne (z laktozą, bez laktozy, migdałowe, sojowe, kokosowe....). W takich sytuacjach office manager musi wykazać się umiejętnościami negocjacyjnymi, aby zadbać o interes zarówno firmy, jak i jej pracowników.
Milena Siennicka
Milena Siennicka
office manager w InterviewMe i Zety

Praca office managera — wady i zalety

Praca kierownika biura ma blaski i cienie. Sam oceń.

zalety
  • zaufanie pracowników i przełożonych
  • odpowiedzialność
  • bezpośredni kontakt z ludźmi
  • nowe wyzwania i brak rutyny
wady
  • office manager często dostaje do wykonania zadania, których nie ma komu przypisać — są na tyle specyficzne, że nie można ich dopasować do konkretnego działu i wtedy musi się tym zająć office manager
  • każdy pracownik biura, gdy ma problem, przychodzi w pierwszej kolejności do office managera. To spore obciążenie, zwłaszcza gdy firma zatrudnia wiele osób.

Zdarza się, że praca office managera jest mylona ze stanowiskiem recepcjonistki.

Recepcjonistka jest pierwszą osobą, którą widzą goście, przygotowuje im kawę, prowadzi na miejsce spotkanie, ale również odbiera paczki od kurierów. Jeśli trzeba — prowadzi listę obecności przyjścia i wyjścia z biura. Kierownik biura zazwyczaj nie zajmuje się takimi sprawami.
Milena Siennicka
Milena Siennicka
office manager w InterviewMe i Zety

Praca na recepcji może być pierwszym krokiem do zostania office managerem. Sprawdź, jak napisać skuteczne CV w naszym artykule: Przykładowe CV recepcjonistkai.

2. Office manager — zakres obowiązków

Zakres obowiązków office managera zależy w dużej mierze od branży, w jakiej działa dane przedsiębiorstwo. Ale wiele z zadań powtarza się właściwie w każdym miejscu pracy.

Muszę pilnować, żeby w firmie było zawsze to, czego potrzebują pracownicy na co dzień i żeby rachunki były zapłacone za wszystko, z czego korzystamy w biurze.
Ja dodatkowo zajmuję się również robieniem wypłat.
Dbam też o budżet biurowy — na wyposażenie, przeprowadzki i wszystko, co się wiąże z jego funkcjonowaniem. Zanim przenieśliśmy naszą firmę do nowej siedziby, to właśnie mnie powierzono szukanie powierzchni biurowych na nową lokalizację.
Milena Siennicka
Milena Siennicka
office manager w InterviewMe i Zety

 To nie wszystko! Spójrz na listę poniżej — obowiązków jest naprawdę dużo.

Zakres obowiązków kierownika biura:

  • organizacja i obsługa spotkań
  • porządkowanie dokumentacji
  • zaopatrzenie biura
  • optymalizowanie kosztów firmowych przez np. korzystne umowy na dzierżawę ekspresu do kawy i dystrybutorów wody
  • serwisowanie firmowej floty
  • zakup sprzętu biurowego
  • dbanie o płynny obieg poczty wychodzącej i przychodzącej
  • organizacja podróży służbowych
  • prowadzenie kalendarzy zarządu
  • prowadzenie archiwum firmy
  • kontakt z instytucjami i urzędami, tj. kancelariami prawnymi i notarialnymi, urzędami miasta, gminy itd.


W gruncie rzeczy praca office managera sprowadza się do koordynowania oraz zarządzania pracą firmy.

Jakie właściwie kwalifikacje musisz posiadać na tym stanowisku? Liczą się trzy główne kwestie.

Po pierwsze — znajomość angielskiego. Nie oszukujmy się, umiejętność porozumiewania się w tym języku to dziś standard, a tym bardziej w pracy, która wymaga kontaktu nie tylko z pracownikami biura, ale również z klientami.

Po drugie — znajomości programów biurowych typu Excel, Power Point. Takie oprogramowanie potrzebne jest do prowadzenia ewidencji czy prezentowania kosztów. Office manager może wykorzystywać w pracy również system SAP do składania zamówień i ich dokumentowania.

Wykształcenie office managera? Na pewno dyplom jednego z poniższych kierunków będzie Twoim atutem:

  • zarządzanie
  • administracja
  • ekonomia
  • ewentualnie wykształcenie zgodne z branżą, w jakiej działa firma.

Jak wpisać swoje wykształcenie do dokumentów aplikacyjnych? Sprawdź nasz artykuł: Poziom wykształcenia — jak wpisać studia do CV?

Jak szukać pracy dla office managera?

Jak sama nazwa wskazuje — oferty pracy dla office managera znajdziesz na portalach ogłoszeniowych w kategorii praca biurowa. Przeszukaj Indeed, praca.money.pl, pracuj.pl.

Pamiętaj też, że założyć konto na Linkedin — to Twoja wizytówka, dzięki której łatwiej Ci będzie o ciekawą propozycję pracy.

Jeśli szukasz posady w konkretnym mieście, googlowanie office manager Warszawa, office manager Wrocław itp. na pewno da sporo trafnych wyników. Ale pamiętaj: każdy w ten sposób szuka pracy, więc trafisz na najbardziej oblegane oferty.

A teraz najważniejsze, czyli CV. Bez niego nie można marzyć o idealnym stanoiwsku. Przeczytaj, jak stworzyć profesjonalny dokument: Wzór CV i list motywacyjny dla pracownika biurowego.

Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.

Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj

3. Office manager — zarobki

Kierownik biura może liczyć na zarobki uzależnione od wielkości i rodzaju firmy, w której pracuje. Jeśli zatrudnisz się gdzieś, gdzie pracowników jest niewielu, Twoja pensja też będzie niższa, bo w końcu kierować kilkuset osobami a garstką osób to duża różnica.

Drugą sprawą jest doświadczenie — im większe, tym wyższe wynagrodzenie. Po paru latach pracy zorientujesz się, że coraz łatwiej i sprawniej wykonujesz swoje obowiązki, a coś, co kiedyś sprawiało trudność, teraz jest rutyną. Właśnie dlatego doświadczenie office managera to skarb dla firmy. Niestety — wbrew nazwie, office manager nie ma pensji managerskiej.

Ile zarabia kierownik biura?

Na stronie wynagrodzenia.pl czytamy, że mediana wynagrodzeń office managera to 5 250 zł brutto. Natomiast według raportu Hays kierownik biura może liczyć średnio na 11 000 zł brutto.

Pensja na stanowisku office managera może więc oscylować w okolicach średniej krajowej, ale może być kilka tysięcy wyższa, w zależności od tego, gdzie się zatrudnisz. Czy można zarobić więcej?

Office manager to samodzielne stanowisko, dlatego perspektywy awansu są niewielkie.

Jeśli chcesz się rozwijać, możesz zdobyć posadę asystenta CEO lub kierownika albo dyrektora administracyjnego.

A jeśli marzysz o pracy w dużej firmie o międzynarodowym zasięgu? Przeczytaj: Kariera i zarobki w korporacji.

4. Jak napisać CV office managera?

CV office managera musi być zaplanowane co najmniej tak dobrze jak praca biura, którym będziesz kierować. Twój dokument ma pokazać rekruterowi, że wiesz, co to dobra organizacja pracy.

Dlatego, zanim zaczniesz wysyłać swoje CV, upewnij się, że spełnia poniższe kryteria.

  1. Podsumowanie zawodowe w CV — na samej górze CV umieść krótką charakterystykę swojej kandydatury.
  1. Dopasuj CV do oferty pracy — nie wysyłaj tego samego zgłoszenia do każdego pracodawcy, nawet jeśli stanowisko jest bardzo podobne. Odpowiedz swoim CV na konkretne ogłoszenie.
  1. CV na jedną czy dwie strony — ta decyzja zależy tylko od Ciebie. Warto jednak przemyśleć strukturę dokumentu i pominąć zbędne informacje.
  1. Klauzula CV zgodna z RODO — nie zapomnij o niej, bo po zmianie przepisów, zasady dotyczące zgody na przetwarzanie danych osobowych trochę się zmieniły.

Rozmowa kwalifikacyjna na stanowisko office managera

Jak już dostaniesz od rekrutera zaproszenie na spotkanie w biurze, pamiętaj o dobrym przygotowaniu się do rozmowy kwalifikacyjnej.

Na pewno padną pytania o:

  • znajomość języka angielskiego
  • komunikatywność
  • znajomość kwestii finansowych.
Na rozmowie kwalifikacyjnej najlepiej podawać konkretne przykłady: ile pieniędzy się zaoszczędziło albo w jak krótkim czasie rozwiązało trudną sprawę. Trzeba też pokazać, że jest się osobą otwartą i komunikatywną. Podczas swojej rozmowy opowiedziałam o tym, że kocham psy , co się widocznie spodobało — później stworzyliśmy z naszego biura przestrzeń całkowicie dog friendly.
Milena Siennicka
Milena Siennicka
office manager w InterviewMe i Zety

 Przed spotkaniem rekrutacyjnym warto również przeczytać te dwa poradniki:

Musisz napisać również list motywacyjny? W naszym kreatorze znajdziesz nowoczesne wzory do wypełnienia i praktyczne porady. Stwórz list motywacyjny w 5 minut tutaj.

Zobacz inne szablony, stwórz list motywacyjny i pobierz dokument w PDF tutaj.

A może masz już za sobą rekrutację na stanowisko office managera? Podziel się swoim doświadczeniem na forum poniżej!

Proces redakcyjny InterviewMe

Ten artykuł został sprawdzony przez nasz zespół i jest zgodny z procesem redakcyjnym InterviewMe. Zależy nam na dzieleniu się naszą wiedzą oraz dostarczaniu rzetelnych i godnych zaufania porad zawodowych dopasowanych do Twoich potrzeb. Nasze wysokiej jakości treści co roku przyciągają ponad 10 milionów czytelników. Ale na tym nie koniec. Regularnie publikujemy też autorskie badania, aby lepiej rozumieć rynek pracy i jesteśmy dumni, że cytują nas czołowe media w Polsce.

Oceń mój artykuł: office manager praca
Średnia: 4.8 (20 oceny)
Dziękujemy za ocenę naszego artykułu!
Marta Rojewska
Marta jest ekspertką kariery i autorką artykułów, w których odkrywa tajniki pisania CV, przechodzenia rozmów kwalifikacyjnych, zdobywania cennych kwalifikacji oraz rozwijania kariery zawodowej. Jej porady były cytowane m.in. w dzienniku Rzeczpospolita, a także serwisach Money.pl, Interia i Wirtualna Polska. Od 2018 roku Marta bada i opisuje strategie pisania CV, zapewniając czytelnikom łatwy dostęp do wiedzy na temat tworzenia dokumentów aplikacyjnych. Artykuły jej autorstwa poparte są badaniami i ankietami, a także zgodne z procesem redakcyjnym InterviewMe.
Linkedin

Podobne artykuły

Przykładowe CV managera / na stanowisko kierownicze

Przykładowe CV managera / na stanowisko kierownicze

Zobacz, jak od razu zainteresować pracodawcę swoim CV managera i otrzymać zaproszenie na rozmowę. W artykule znajdziesz wzory, przykłady dla różnych zawodów i 7 skutecznych porad. Dowiesz się także, jak napisać CV managera po angielsku, a także list motywacyjny.