CV i list motywacyjny pracownika biurowego - wzór jak napisać (7 porad)

Szukasz pracy w administracji? Chcesz wiedzieć, jak napisać skuteczne CV pracownika biurowego?

Część osób wpisuje tylko standardowe sformułowania, jak “obsługa biura” albo “odbieranie połączeń telefonicznych”.

Takie informacje można znaleźć w prawie każdym CV pracownika biurowego. Wpisanie tego, co wszyscy kandydaci może nie być wystarczające, aby dostać pracę.

Chcesz się wyróżnić? Musisz wiedzieć, jak ciekawie i przekonująco opisać sekcje osiągnięć, umiejętności i doświadczenia. Pokażę Ci, jak opisać każdy punkt Twojego CV, aby zwrócić uwagę najlepszych pracodawców i szybko dostać pracę.

Zobacz, jak wygląda przykładowe CV pracownika biurowego, które powstało w naszym kreatorze CV (stwórz CV w 5 minut tutaj).

Przykład CV pracownika biurowego - zobacz inne szablony i stwórz CV tutaj.

1. Co wpisać w podsumowaniu zawodowym w CV pracownika biurowego?

Dodanie podsumowania zawodowego na szczycie CV pozwoli Ci już na samym początku zaprezentować pracodawcy, jaki jest cel Twojej aplikacji.

Dzięki temu, możesz zyskać przewagę nad innymi kandydatami. Masz szansę wyróżnić się i zostać lepiej zapamiętanym.

Gotowe wzory CV często nie zawierają podsumowania zawodowego.

Jak napisać podsumowanie zawodowe od podstaw, aby było skuteczne?

W podsumowaniu zawodowym odpowiedz na 3 najważniejsze pytania potencjalnego pracodawcy:

Kim jesteś i jak długie masz doświadczenie? (np. „Jestem pracownikiem biurowym z ponad 4-letnim doświadczeniem pracy w małej firmie i dużej korporacji.”)

Jakie jest Twoje najważniejsze osiągnięcie zawodowe / z jakiej kompetencji jesteś najbardziej dumny? (np. „Potrafię efektywnie koordynować przepływ korespondencji (150 maili dziennie).”)

Gdzie szukasz pracy? (np. „Szukam pracy w firmie z perspektywą rozwoju.”)

Najlepiej umieścić swoje podsumowanie na samym szczycie CV. Dzięki temu pracodawca na pierwszy rzut oka będzie wiedział kim jesteś i jaki jest cel Twojej aplikacji.

Zadbaj, aby Twoje podsumowanie było dopasowane do ogłoszenia. Dzięki temu pracodawca będzie miał wrażenie, że właśnie trafił na idealnego kandydata.

Przejrzyste i ciekawe podsumowanie nie powinno być dłuższe niż 3-4 zdania.

Ile zarabia pracownik biurowy? Mediana wynagrodzeń na stanowisku pracownika biurowego w Polsce wynosi 3493,00 zł brutto. Chcesz wiedzieć, ile dokładnie powinieneś zarabiać na swoim stanowisku? Sprawdź w Ogólnopolskim Badaniu Wynagrodzeń ile zarabia pracownik biurowy.

Chcesz wiedzieć, co jeszcze wpisać do sekcji "cele zawodowe"? Przeczytaj ten artykuł:

"Cele zawodowe w CV - 4 rady jak je opisać" (czytaj).

2. CV pracownik biurowy zakres obowiązków - co warto wpisać, aby zainteresować pracodawcę?

Co warto ująć w sekcji “obowiązki” w CV pracownika biurowego, aby dostać zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną?

Zadbaj, aby ta sekcja zawierała więcej pozycji, niż tylko standardowe: “obsługa korespondencji” albo “obsługa połączeń telefonicznych”, które zawierają wszystkie wzory CV. Wymieniając tylko takie obowiązki, nie wyróżnisz się!

Wykorzystaj poniższe propozycje, a przykujesz uwagę pracodawcy do swojego cv pracownika biurowego:

• Sporządzałem dokumenty firmowe, raporty, sprawozdania i zestawienia.
• Nadzorowałem obieg dokumentów.
• Utrzymywałem porządek w dokumentacji.
• Kompletowałem, segregowałem oraz rejestrowałem pisma i korespondencję.
• Archiwizowałem dokumentację zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• Przygotowywałem zestawienia i prezentacje.
• Udzielałem informacji pracownikom oraz interesantom.
• Obsługiwałem telefonicznie klientów dbając o najwyższą jakość usług.
• Organizowałem spotkania i catering.
• Koordynowałem i rozliczałem delegacje pracowników.
• Budowałem pozytywny wizerunek firmy w kontaktach z partnerami i kontrahentami.
• Kontaktowałem się z klientami obcojęzycznymi po angielsku.
• Przekazywałem przełożonemu wyniki zrealizowanej pracy.

Opisz swoje obowiązki w pierwszej osobie liczby pojedynczej. To pomoże Ci bardziej spersonalizować CV.

Jeden obowiązek nie powinien zajmować więcej niż 1 linijkę.

Szukasz pracy za granicą? A może polski pracodawca wymaga od Ciebie przygotowania CV po angielsku? 

Zobacz, co możesz wpisać w swój zakres obowiązków w cv pracownika biurowego po angielsku:

• compiling, copying, sorting and file recording of office activities
• answering telephones, direct calls and taking messages
• communicating with customers, employees and other individuals to answer questions
• creating spreadsheets and presentations
• providing 5 star customer service
• processing forms or applications to ensure accuracy and completeness
• coordinating and organizing meetings, and other department activities and function
  

Jeśli potrzebujesz profesjonalnego CV w języku angielskim, możesz je łatwo stworzyć w naszym kreatorze CV. Nazwy sekcji zmienisz w kilka sekund w menu “Opcje”.

Zobacz, jak wygląda przykładowe CV po angielsku z kreatora:

Szablon CV Jupiter -  zobacz inne szablony i stwórz CV tutaj.

Zwróć uwagę, jak szablon po prawej stronie przyciąga uwagę do obowiązków i umiejętności. Jeśli w sekcję obowiązków wpiszesz wymagania z ogłoszenia o pracę, pracodawca uzna, że warto zaprosić Cię na rozmowę kwalifikacyjną.

RADA: Angielski jest wymagany na większości stanowisk administracyjnych. Przygotuj CV po angielsku, nawet, gdy pracodawca nie wymaga tego w ogłoszeniu. Dzięki temu wyróżnisz się spośród innych kandydatów. Dodatkowo pokażesz pracodawcy swoją znajomość języka już na początku. Zwiększy to Twoje szanse na zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną.

W tym artykule dowiesz się, jak napisać skuteczne CV po angielsku:

"Jak napisać CV po angielsku? 12 kroków, przykłady, wzór, zwroty." (czytaj)

3. CV pracownik biurowy - sekcja “osiągnięcia”. Co wpisać, aby pracodawca Cię zapamiętał?

Większość kandydatów opisuje w swoim CV jedynie zakres obowiązków. Jeśli opiszesz swoje sukcesy, zyskasz nad nimi przewagę. Dodatkowo przekonasz pracodawcę, że warto z Tobą porozmawiać, bo jesteś kandydatem przynoszącym konkretne korzyści.

Obowiązki to pozycja, która znajduje się w CV każdego kandydata. Jeśli opiszesz swoje osiągnięcia, zyskasz nad nimi przewagę. Jeśli chcesz zobaczyć wzory CV z sekcją osiągnięcia, przeczytaj ten artykuł.

Spróbuj odpowiedzieć na poniższe pytania, a będzie Ci łatwiej zdefiniować swoje sukcesy:

Za co szczególnie cenili Cię przełożeni/kontrahenci/klienci?

Czy udało Ci się pozyskać nowych partnerów/kontrahentów?

Czy usprawniłeś jakiś proces i dzięki temu biuro lepiej funkcjonuje? A może zaproponowałeś nową procedurę, która ułatwiła pracę?

Chcesz aby Twoje CV dawało Ci więcej propozycji pracy? Dopasuj CV do oferty i wpisz osiągnięcia, na których zależy danemu pracodawcy.

Pamiętaj, że CV powinno być zwięzłe. Jedno osiągnięcie opisz na nie więcej niż 1,5 linijki.

Co zrobić, jeśli wszystkie osiągnięcia, które chcesz opisać nie zmieszczą się w CV?

Część sukcesów możesz zawrzeć w liście motywacyjnym.

Oto przykład, który pasuje do listu motywacyjnego pracownika biurowego:

W firmie X przygotowywałem prezentacje w programie Microsoft Power Point. Dzięki jednej z prezentacji, którą stworzyłem, firma pozyskała nowego inwestora. Przełożyło się to na przyspieszenie tempa wzrostu przedsiębiorstwa i zwiększenie zysków.

Co jeszcze wpisać do obowiązków, aby CV było skuteczne? Przeczytaj ten artykuł:

"Jak napisać CV, które zapewni Ci pracę? 9 rad [Przykłady]" (czytaj).

4. Jakie umiejętności warto wpisać w CV pracownika biurowego i jak je opisać?

Czy w sekcji “umiejętności” w CV wpisujesz “zarządzanie czasem”, “odporność na stres”, “prawo jazdy kategorii B”?

Zamiast wpisywać utarte frazy, w umiejętnościach wpisz rzeczy, które znajdziesz w ogłoszeniu rekrutacyjnym. W ten sposób pracodawca odniesie wrażenie, że spełniasz jego wymagania.

Co wpisać w tej sekcji, jeśli przygotowujesz CV pracownika biurowego? Możesz skorzystać z naszych propozycji:

• umiejętność organizacji pracy sekretariatu
• efektywne zarządzanie dokumentacją
• rozliczanie podróży służbowych
• obsługa urządzeń biurowych
• tworzenie raportów w MS Excel
• tworzenie prezentacji w MS Power Point

Umiejętności to jedna z najważniejszych sekcji w CV! Co jeszcze wpisać w "umiejętnościach", aby dostać zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną? Przeczytaj ten artykuł:

"Umiejętności w CV. Co wpisać, aby szybko znaleźć pracę? 6 rad." (czytaj)

5. Jak opisać wykształcenie? Czy kursy są ważne?

Nie poświęcaj na sekcję “wykształcenie” zbyt wiele miejsca w CV. Wystarczy, że opiszesz ostatnią skończoną szkołę lub obroniony dyplom/dyplomy.

Jeśli wciąż się edukujesz np. studiujesz dziennie, obok nazwy szkoły wpisz “w trakcie”. Dzięki temu pracodawca od razu będzie wiedział, że oprócz pracy masz także inne obowiązki i nie możesz pracować na cały etat.

Taka informacja może być Twoją zaletą jeśli pracodawca szuka osoby do pomocy na kilkanaście godzin w tygodniu, a nie na cały etat.

Jeśli brałeś udział w kursach lub szkoleniach, na których zdobyłeś wiedzę albo umiejętności, które mogą przydać się w pracy pracownika biurowego, wpisz je do CV.

Jakiego typu szkolenia warto wpisać:

• zarządzanie pracami biura
• organizacja pracy biurowej
• obsługa klienta
• negocjacje
• elementy płac i księgowości
• komunikacja interpersonalna

Nie wpisuj do CV pracownika biurowo - administracyjnego kursów nie powiązanych z administracją. Zajmują one jedynie cenne miejsce w CV, a nie pokazują pracodawcy żadnych potrzebnych informacji.

6. Co warto dodać w sekcji “zainteresowania” cv pracownika biurowego?

Wiele osób pomija tę sekcję CV. To błąd!

Jeśli nie użyjesz w swoim CV oklepanego sformułowania "książki, muzyka, film", ale ciekawie opiszesz czym się naprawdę interesujesz, masz szansę zdobyć przychylność pracodawcy. Szczególnie, jeśli jesteś kandydatem bez doświadczenia!

Jakie zainteresowania mogą być przydatne w CV pracownika biurowego? Przede wszystkim te związane z wykonywanym zawodem.

Ale nie tylko!

Jeśli się interesujesz czymś szczególnie, a nie jest to w żaden sposób związne z pracą kelnera bądź baristy, wpisz to w CV. Pracodawcy zazwyczaj patrzą przychylnym okiem na kandydatów pełnych pasji i zapału. Z tego powodu mogą mieć większą ochotę zaprosić Cię na rozmowę kwalifikacyjną.

Hobby to nie najważniejsza sekcja CV, więc nie poświęcaj na nią za dużo miejsca. Ogranicz się do wymienienia 2 lub 3 zainteresowań.

Co jeszcze wpisać w zainteresowaniach, aby przykuć uwagę pracodawcy? Dowiedz się tego w tym artykule:

"Zainteresowania w CV - 6 rad jak je opisać." (czytaj)

7. List motywacyjny pracownik biurowy / pracownik administracyjny: przykłady, jak opisać swoje doświadczenie.

Jak napisać list motywacyjny do pracy w biurze?

Większość osób zaczyna list w podobny sposób: “W nawiązaniu do ogłoszenia chciałbym/chciałabym przedstawić swoją kandydaturę na stanowisko pracownika biurowego”.

Taki początek nie przykuje uwagi pracodawcy i nie zachęci do dalszego czytania.

Rozpocznij list w ciekawy sposób np.:

Szanowni Państwo,

chciałabym/chciałbym zaoferować moje ponad 4-letnie doświadczenie w pracy administracyjno-biurowej do pracy na stanowisku pracownika biurowego / pracownika administracyjnego.

Dzięki takiemu rozpoczęciu, pracodawca może odnieść wrażenie, że trafił na profesjonalnego i doświadczonego kandydata.

Aby jeszcze bardziej przekonać pracodawcę do swojej kandydatury, spróbuj w liście motywacyjnym pracownika biurowego odpowiedzieć na pytanie:

„Dlaczego to właśnie Pana/Panią powinniśmy zatrudnić?”

Dla pracodawcy najważniejsze są korzyści, które wynikają z wybrania właśnie Ciebie. Zaprezentuj swoje sukcesy w poprzednich miejscach pracy.

Możesz użyć do opisu tej formuły: „Osiągnąłem X, wykorzystując metody Y, co dało efekt Z”.

Jakie sukcesy można zawrzeć w liście motywacyjnym pracownika biurowego?

Renegocjowałem warunki umowy z firmą dostarczającą wodę do biura. Zastosowałem zestawienie kosztów w Excelu i zaprezentowałem je przedstawicielowi firmy. Dzięki temu, obniżyliśmy wydatki na wodę o 6,5%.

Wprowadziłem system zarządzania relacjami z partnerami firmy (CRM). Dzięki temu czas przeznaczany na obsługę korespondencji zmalał o 7,2%.

Pamiętaj jednak, że list motywacyjny nie powinien powielać informacji opisanych w CV.

Co jeszcze wpisać w liście motywacyjnym, żeby dostać zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną? Dowiesz się tego w tym artykule:

"Jak napisać list motywacyjny, który zapewni Ci pracę? Wzór, przykłady i 8 rad." (czytaj)

Jeśli stworzysz CV i list motywacyjny pracownika biurowego według naszych wskazówek istnieje duża szansa, że zainteresujesz pracodawcę i dostaniesz zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną.

Jeśli nie wiesz, jak się zabrać do szukania pracy, przeczytaj ten artykuł: Praca biurowa/administracja biurowa — na czym polega? Gdzie znaleźć oferty pracy biurowej?

Uwaga: Zanim użyjesz wskazówek z tego artykułu upewnij się, że Twoje CV jest wolne od błędów, które opisałem w bezpłatnym ebooku - "24 błędy w CV, przez które nie dostajesz pracy" (pobierz)

O czym jeszcze warto pamiętać pisząc CV lub list motywacyjny pracownika biurowego?

Zobacz: Najnowsza klauzula CV — nie popełnij błędu!

Może masz jakieś dodatkowe pytania? Wypowiedz się w komentarzu.