Aplikacje do zwiększania produktywności (10 aplikacji motywacyjnych)

Jak często obowiązki zajmują Ci więcej czasu, niż zaplanowałeś?

Godziny mijają, a Ty, zamiast wykonać zadanie sprawdzasz pocztę, czytasz artykuły lub odpowiadasz na wiadomości na Facebooku?

Chyba każdy z nas miewa ten problem. Bez względu na to, czy pracujesz, czy przygotowujesz się do projektu na studiach, chciałbyś wykonać pewne rzeczy szybciej i sprawniej.

Dlatego postanowiłem podzielić się z Tobą kilkoma narzędziami, z których codziennie korzystam. Jedne z nich pozwolą Ci oszczędzić czas, inne zwiększą Twoją produktywność, a jeszcze inne sprawią, że niektóre obowiązki staną się prostsze.

Przed Tobą 10 ciekawych narzędzi. Zero "coachingowych" porad. Sama praktyczna wiedza.

Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.

Stwórz CV teraz

Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.

1. OneTab pozwoli Ci pozbyć się dziesiątek otwartych zakładek.

Jeśli korzystasz z Google Chrome, OneTab na pewno przypadnie Ci do gustu. 

Przeglądasz wiele stron i część z nich zostawiasz do przeczytania "na później"?

Po chwili pasek zakładek na Twojej przeglądarce staje się coraz mniej czytelny i wygląda mniej więcej tak?

Każda nowa zakładka spowalnia wydajność komputera i sprawia, że trudniej odnaleźć poszukiwane informacje. Jeśli znasz ten problem, poznaj jego proste rozwiązanie. Wtyczka One Tab przechowa dla Ciebie wszystkie otwarte zakładki w jednym miejscu.

2. Feedly zbierze dla Ciebie artykuły z ulubionych serwisów.

Jeśli codziennie przeglądasz kilka ulubionych serwisów lub blogów, dodaj je do Feedly.

Aplikacja automatycznie pobierze wszystkie najnowsze artykuły.

Możesz je tutaj szybko przeczytać, oznaczyć do przeczytania na później, skasować z listy albo przenieść do innych aplikacji jak np. Pocket (punkt 3), albo Evernote (punkt 4). 

3. Pocket zachowa dla Ciebie artykuły do przejrzenia później.

Jak często zdarza Ci się znaleźć ciekawy artykuł wtedy, gdy akurat nie masz czasu go przeczytać?

A może chcesz coś zachować do przeczytania lub obejrzenia na potem np. w podróży?

Pocket pozwoli Ci łatwo przechować wszystkie znalezione w sieci treści. Notatki możesz oznaczyć tagami, aby łatwo odnaleźć je w dowolnej chwili.

Aplikację możesz pobrać na komputer oraz urządzenia mobilne. Dzięki temu artykuł, na który trafiłeś w pracy, możesz na spokojnie przeczytać po godzinach np. w komunikacji miejskiej. 

Plusy:

• możesz stowrzyć bazę przydatnych artykułów
• Twoja produktywność w pracy będzie większa, jeżeli nie będziesz się rozpraszać czytaniem

4. Evernote - zapisuj i wyszukuj przydatne informacje.

Evernote to popularne i moim zdaniem najlepsze narzędzie do przechowywania ciekawych informacji, które znajdziesz w sieci.

Trafiłeś na ciekawy poradnik, który przyda Ci się później, np. gdy będziesz szukać pracy? 

Znalazłeś przepis na smaczną potrawę albo hotel, który chcesz kiedyś odwiedzić?

Dodawaj tagi i zapisuj wszystko: zdjęcia, przepisy, notatki, filmy do obejrzenia itp.

Następnym razem, kiedy zechcesz skorzystać z tych informacji, będą na Ciebie czekały w aplikacji.

Możesz dodawać tu całe artykuły albo interesujące wycinki. Aplikacja jest przyjazna i prosta w użyciu, a wszystkie informacje synchronizują się między komputerem a tabletem lub telefonem.

Zazwyczaj używam Feedly do przeglądania artykułów, ciekawe dodaje do Pocket do przeczytania na później, a ewentualne notatki zapisuję w Evernote.

Jeśli szukasz prostszej aplikacji, wypróbuj Google Keep. Narzędzie pozwoli Ci łatwo zapisać i zachować notatki, listy i zdjęcia. Wszystko układa się w postaci przejrzystych notatek. Możesz je współdzielić z innymi osobami – ta funkcja przydaje się np. w przypadku wspólnej listy zakupów do domu lub we wspólnym projekcie w pracy. Wyobraź sobie, jak wzrośnie Twoja produktywność w pracy, gdy nie będziesz wymieniał maili z członkami zespołu.

5. Dropbox - dostęp do Twoich dokumentów zawsze i wszędzie.

Jest jeszcze ktoś, kto nie zna tej aplikacji? Dropbox to wygodny wirtualny dysk, na którym możesz wygodnie przechować materiały i pliki, z których często korzystasz.

Jeśli skasujesz lub zmienisz plik na jednym urządzeniu, zmiany wprowadzą się na automatycznie na pozostałych urządzeniach, na których korzystasz z Dropbox.

Jeśli zgrywasz zdjęcia z telefonu na tablet lub komputer, Dropbox może zrobić to automatycznie za Ciebie.

Możesz też łatwo wysyłać duże pliki albo całe katalogi. Wystarczy jednym przyciskiem utworzyć link i wysłać go do wybranej osoby. Aplikacja przyda Ci się nie tylko do zgrywania zdjęć z wakacji. Pomoże Ci też zwiększyć wydajność w pracy.

6. LastPass - koniec z wypełnianiem formularzy i logowaniem.

Rosnąca liczba serwisów i aplikacji, które wymagają założenia konta, sprawia, że coraz trudniej jest zapamiętać wszystkie loginy i hasła.

Znasz ten ból, gdy wpisujesz trzeci raz to samo hasło, a system wciąż je odrzuca? Musisz je resetować, klikać w link potwierdzający i tworzyć nowe hasło. Tracisz czas, a Twoja produktywność drastycznie spada.

LastPass to proste rozwiązanie tego problemu. Aplikacja zapamięta za Ciebie wszystkie hasła i loginy. Teraz zalogujesz się jednym kliknięciem - również na stronie, której nie odwiedzałeś od miesięcy i nawet nie pamiętasz, że masz na niej konto.

Co więcej, LastPass może automatycznie wypełniać wszelkie formularze Twoimi danymi. Nie musisz już ręcznie uzupełniać dziesiątek pól. Wystarczy jedno kliknięcie. Tak! To aż tak proste.

Ta aplikacja codziennie oszczędza kilkadziesiąt minut mojego czasu i nerwów, które dawniej traciłem, gdy szukałem loginów i haseł. Nie dość, że się nie denerwuję, to wzrosła moja wydajność w pracy.

Może zastanawiasz się, czy da się zaoszczędzić czas na szukaniu pracy? Tak jak na wszystkim - da się, o ile wybierzesz skuteczne narzędzie. Zrobienie ładnego CV w Wordzie (po lewej) zajmie Ci co najmniej godzinę. Kreator CV online pozwoli Ci przygotować profesjonalne CV w kilka minut (zdjęcie po prawej).

Kreator CV

CV Marty na szablonie CV Modern  - zobacz inne szablony i stwórz CV tutaj

7. Stayfocused ułatwi Ci koncentrację.

Stayfocused jest jedną z aplikacji, które odkryłem, pisząc ten artykuł. Wyobraź sobie poniższą sytuację:

Próbujesz skupić się nad ważnym zadaniem i nagle okazuje się, że jest 1000 innych, równie istotnych albo przynajmniej interesujących rzeczy do zrobienia. 

Gmail informuje o nowej poczcie... 

LinkedIn wysyła powiadomienia o nowych kontaktach...

Facebook informuje o nowych wiadomościach...

a strona, na której jesteś, wyświetla ciekawy link, w który nie sposób nie kliknąć.

Znasz to skądś?

Jeśli też masz podobny problem, wypróbuj StayFocusd. Aplikacja pozwala Ci czasowo ograniczyć dostęp do wybranych stron. Jeśli ustawisz sobie ograniczenie np. na godzinę, nie masz szans zajrzeć na Facebook, ani sprawdzić poczty przez najbliższą godzinę. Chyba, że na telefonie.

Jeśli zdecydujesz się sprawdzić, czy aplikacja działa, zobaczysz taki komunikat:

Jeśli nie będziesz oszukiwać, możesz być pewien, że Twoja produktywność wzrośnie.

8. Zamień się w mistrza produktywności dzięki temu prostemu narzędziu.

Na temat efektywności powstały nie tylko niezliczone artykuły. Niektórzy poświęcają jej całe blogi, a jeszcze inni piszą książki lub kreują się na coachów, którzy „zmienią Twoje życie na lepsze”.

Zamiast tej całej filozofii, kluczem do efektywności i sprawnego zarządzania czasem jest kilka prostych zasad:

• jeśli coś możesz zrobić w mniej niż 2 minuty, zrób to od razu;
• jeśli zachowujesz coś na później, zapisz to koniecznie, aby o tym nie myśleć, kiedy wykonujesz inne zadanie;
• zacznij dzień od najważniejszych rzeczy i wykonaj je przed południem;
• jeśli zaczynasz coś robić, skup się na tym przez ok. 30 minut, a następnie zrób sobie przerwę. Powtarzaj, aż skończysz.

W tej ostatniej pomoże Ci prosta aplikacja podnosząca produktywność – „pomodoro timer”. Wpisz tę frazę w Google, a znajdziesz dziesiątki narzędzi. Wszystkie działają na tej samej zasadzie, więc wybierz to, które przydanie Ci do gustu.

Jak to działa?

Nastawiasz licznik na 30 minut i pracujesz bez przerwy, aż usłyszysz alarm. 

Jeśli uda Ci zastosować te wskazówki, odkryjesz, że codziennie obowiązki nie zajmują wcale tak wiele czasu. Może się okazać, że znajdziesz znacznie więcej wolnych chwil dla siebie.

Wśród osób, które używały tej metody, był Eugene Schwartz – jednym z najlepszych copywiriterów wszechczasów. Napisał 9 książek, setki artykułów oraz niezliczoną ilość reklam. Dokonał tego wszystkiego, pracując zaledwie 3 godzinny dziennie przez 5 dni w tygodniu. Jaki był jego sekret?

Zanim przystąpił do pracy, parzył kawę i nastawiał mały kuchenny czasomierz dokładnie na 33 min. Kiedy już licznik odmierzał czas, obowiązywało kilka prostych reguł:

1. Mógł napić się kawy.
2. Mógł wyglądać przez okno albo patrzeć się na ścianę.
3. Mógł siedzieć i nie robić absolutnie nic przez 33 minuty.
4. Mógł pracować nad reklamą.
5. Nie mógł wstawać z krzesła.
6. Nie mógł robić nic innego.

Następnie krótka przerwa i kolejne 33 minuty wydajnej pracy. Jeśli nauczysz się pracować efektywnie, w 3 godziny zrobisz więcej niż inni w cały dzień.

Pomodoro to technika, która pomaga zwalczyć prokrastynację. Masz problem z ciągłym przekładaniem? Zobacz inne wskazówki: 3 rady jak walczyć z prokrastynacją i szybciej znaleźć pracę.

9. Trello pozwoli Ci zorganizować Twoje zadania.

Trello to rozbudowana tablica, na której możesz przyklejać listy zadań. Mogą być to Twoje zadania do wykonania, przypomnienia albo wspólny projekt.

Jeśli Twoje zadanie opiera się na współpracy z innymi (także w czasie projektów na studiach), Trello pozwoli Ci zapanować nad postępem pracy i łatwo przypisywać zadania innym użytkownikom.

Jeśli np. Twoim zadaniem jest napisanie artykułu, a druga osoba ma go przetłumaczyć, wystarczy, że przeniesiesz zadanie z jednej karty na drugą. Nie dość, że to o wiele łatwiejsze niż wymienianie maili to podnosi wydajność.

Sprawdź, jak działa Trello i zastanów się, jak możesz wykorzystać tę aplikację prywatnie, w pracy lub na studiach:

10. „Jeśli wydarzy się to, zrób tamto”, czyli IFTTT.

Ostatnią aplikację - IFTTT - umieszczam jako ciekawostkę. Jeszcze nie udało mi się jej w pełni wykorzystać, ale sam pomysł wygląda niezwykle ciekawie. Narzędzie ciągle się rozwija i cały czas powstają nowe, bardziej zaawansowane przepisy. No właśnie – czym są przepisy?

Aplikacja pozwala na automatyzację pewnych czynności, które codziennie wykonujemy w Internecie albo na urządzeniach mobilnych. Skoro niektóre rzeczy można zautomatyzować, nie musimy o nich pamiętać ani poświęcać im czasu.

Istnieją już setki przepisów, ale problemem większości z nich jest ich prostota oraz mała przydatność (przynajmniej dla części populacji). Aplikacja cały czas się rozwija, więc kto wie, jakie czynności będzie można zautomatyzować już za chwilę.

Co aktualnie potrafi IFTTT?

- może wyciszyć Twój telefon, kiedy wrócisz do domu;
- może automatycznie zachować zdjęcia paragonów lub dokumentów do Dropbox lub Evernote;
- wysłać przypomnienie na telefon, jeśli zbliża się ważne spotkanie;

Więcej przepisów znajdziesz tutaj.

Siłą IFTTT jest integracja między aplikacjami. Jeśli korzystasz z Gmail, Google Drive, mediów społecznościowych albo chociażby części narzędzi opisanych w tym artykule, niektóre proste czynności możesz zautomatyzować. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o IFTTT, przeczytaj artykuł na Spidersweb.

Przeczytaj też: Mapa myśli: przykłady, jak zrobić [+ programy online] oraz Integracja firmowa. Pomysły na integrację pracowników.

Musisz napisać również list motywacyjny? W naszym kreatorze znajdziesz nowoczesne wzory do wypełnienia i praktyczne porady. Stwórz list motywacyjny w 5 minut tutaj.

Kreator listu motywacyjnego

Zobacz inne szablony, stwórz list motywacyjny i pobierz dokument w PDF tutaj.

Które z opisanych narzędzi wydaje Ci się najprzydatniejsze? Czy znasz inne metody podnoszące produktywność? Wypowiedz się w komentarzu poniżej.

Proces redakcyjny InterviewMe

Ten artykuł został sprawdzony przez nasz zespół i jest zgodny z procesem redakcyjnym InterviewMe. Zależy nam na dzieleniu się naszą wiedzą oraz dostarczaniu rzetelnych i godnych zaufania porad zawodowych dopasowanych do Twoich potrzeb. Nasze wysokiej jakości treści co roku przyciągają ponad 10 milionów czytelników. Ale na tym nie koniec. Regularnie publikujemy też autorskie badania, aby lepiej rozumieć rynek pracy i jesteśmy dumni, że cytują nas czołowe media w Polsce.