Autoresponder - jak ustawić treść Out of Office? [9 Przykładów]

Autoresponder to opcja automatycznego odpowiadania na przychodzące wiadomości e-mail. Korzystają z niej głównie pracownicy, którzy przebywają na urlopie, jeśli chcą poinformować nadawcę wiadomości o swojej nieobecności.

Jeśli spakowałeś już walizki i zaraz wyłączysz komputer — wstrzymaj się z tym ostatnim i ustaw autoresponder. 

Z tego artykułu dowiesz się: 

• jak działa autoresponder
• jak ustawić status Out of Office
• jakie treści warto zawrzeć w automatycznej wiadomości zwrotnej.

Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.

Stwórz CV teraz

Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.

1. Autoresponder, który informuje o statusie „poza biurem”

Autoresponder, czyli automatyczna wiadomość zwrotna, może powiadomić osobę, która próbuje się z Tobą skontaktować e-mailowo, że: 

• jesteś w określonym czasie nieobecny w pracy
• przebywasz na urlopie
• odezwiesz się w konkretnym terminie
• zastępuje Cię osoba, do której nadawca może się w pilnej sprawie napisać lub zadzwonić.

Treść autorespondera może być zresztą dowolna, ważne by przekazywała istotne z Twojego punktu widzenia informacje. Sam najlepiej wiesz, w jakich sprawach mogą odzywać się do Ciebie klienci, partnerzy biznesowi, czy pracownicy innych działów. 

Jedno jest pewne — warto poszperać w ustawieniach swojej poczty elektronicznej, by nie pozostawić żadnego e-maila przychodzącego do Twojej skrzynki bez odpowiedzi. Taka biznesowa uprzejmość jest obecnie standardem.

Wskazówka: Skrót OoO pochodzi od ang. Out of Office, czyli poza biurem. Możesz się nim posłużyć, ustawiając np. status w firmowym komunikatorze. 

Zobacz też: CEO: co to za skrót po polsku? + COO, CTO, CFO - Znaczenie

2. Jak ustawić autoresponder?

Autoresponder jest funkcją elektronicznej skrzynki pocztowej. W ustawieniach powinna znajdować się opcja tak zwanej Odpowiedzi automatycznej lub Wiadomości o nieobecności. Wszystko zależy od tego, z jakiej poczty korzystasz.

Jak ustawić autoresponder Outlook?

Jak informuje nas strona Microsoftu, tylko określone typy kont obsługują funkcję odpowiedzi automatycznych. Żeby sprawdzić, czy możesz ze swojej skrzynki wysłać wiadomość o statusie Out of Office, poszukaj przycisku Odpowiedzi automatyczne.

Aby ustawić autoresponder w Outlook:

1. Kliknij Plik i wybierz Odpowiedzi automatyczne (lub Narzędzia> Asystent podczas nieobecności w zależności od wersji programu).
2. W polu Odpowiedzi automatyczne wybierz opcję Wyślij odpowiedzi automatyczne.
3. Ustaw daty, w których będzie działał Twój autoresponder.
4. Wpisz w okienko wiadomości treść autorespondera. 
5. Wybierz przycisk OK, aby zapisać ustawienia.

Jak ustawić autoresponder w Gmail?

Aby ustawić autoresponder w Gmailu:

1. Otwórz Gmail.
2. W prawym górnym rogu kliknij Ustawienia, a następnie Zobacz wszystkie ustawienia.
3. Przewiń na sam dół do sekcji Wiadomość o nieobecności.
4. Włącz opcję Wiadomość o nieobecności, zaznaczając to pole.
5. Wpisz zakres dat, temat i treść wiadomości.
6. Na dole strony kliknij Zapisz zmiany.

Warto wiedzieć, że poczta Google umożliwia zapisywanie szablonów odpowiedzi na często powtarzające się e-maile. W trakcie odpisywania wystarczy wybrać zapisany szablon z rozwijanej listy i ustawić go jako automatyczną odpowiedź.

Zobacz też: Co napisać w mailu z CV? Jak wysłać CV, by dostać pracę?

Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.

Stwórz CV teraz

Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.

3. Treść autorespondera — przykłady

Z góry ustalona treść wiadomości, którą program wysyła do nadawców maili, to największa zaleta autorespondera. Oczywiście po powrocie z urlopu i tak czeka Cię żmudna praca nad czytaniem i odpisywaniem na wiadomości, ale przynajmniej nadawcy listów elektronicznych wiedzą już, że ich nie ignorujesz, tylko aktualnie nie ma Cię w pracy.

Oto co możesz do nich napisać.

Autoresponder — przykładowe treści

1. Autoresponder oficjalny

2. Autoresponder z wiadomością o urlopie

3. Krótki autoresponder

4. Autoresponder z kontaktami do osób zastępujących

5. Klasyczny autoresponder

6. Autoresponder informujący o krótkiej nieobecności

7. Autoresponder z informacją o zwolnieniu lekarskim

8. Podstawowa wersja autorespondera

Out of Office Message — autoresponder po angielsku

Jeśli idzie o sam tytuł wiadomości zwrotnej, powinien brzmieć on tak:

• W dniach (dokładnie daty od — do) przebywam poza biurem. 
• Nie mogę obecnie odpisać na tę wiadomość.
• Out of office.

Pamiętaj, żeby w treści autorespondenta nie używać słowa „Witaj”. Czego jeszcze unikać w korespondencji służbowej? Sprawdź: Witam, pozdrawiam, z poważaniem: Zwroty grzecznościowe w mailu

4. Błędy w treści autorespondera, których warto unikać

Treści autoresponderów powinny być krótkie i zwięzłe. Odbiorca wiadomości chce po prostu dostać informację zwrotną. Od Ciebie zależy, czy wskażesz osobę do kontaktu, podasz przyczynę nieobecności czy zapewnisz o niezwłocznym odpisaniu na e-mail.

Najważniejsze jest, by wskazać datę powrotu, a więc dzień, w którym będziesz już obecny w pracy. Poza tym warto unikać poniższych błędów:

1. Zbyt wiele szczegółów.

To jasne, że jesteś podekscytowany nadchodzącym urlopem, ale nie musisz dzielić się swoimi planami wakacyjnymi z osobami, z którymi łączą Cię wyłącznie więzi zawodowe.

2. Próby bycia zabawnym.

Oczywiście Twoja wiadomość nie musi być sztywna i brzmieć urzędowo, ale żarty nie brzmią profesjonalnie. 

3. Brak danych kontaktowych do Twojego zastępcy.

Jeśli wskazujesz osobę, z którą może skontaktować się nadawca wiadomości podczas gdy Ty jesteś nieobecny w pracy, musisz zawsze podać jej adres e-mail lub telefon.

4. Błędy ortograficzne i literówki.

Jeśli Twoja wiadomość jest niechlujnie napisana, lepiej już, żebyś w ogóle jej nie wysyłał. Funkcją autorespondera jest grzecznościowa odpowiedź na maila, którego nie możesz na razie przeczytać, a wszelkie niedociągnięcia w tak krótkim tekście popsują z pewnością dobre wrażenie.

Teraz już nikt nie będzie Ci przeszkadzał w czasie urlopu. Dobrej zabawy! 

Musisz napisać również list motywacyjny? W naszym kreatorze znajdziesz nowoczesne wzory do wypełnienia i praktyczne porady. Stwórz list motywacyjny w 5 minut tutaj.

Stwórz list motywacyjny teraz

Zobacz inne szablony, stwórz list motywacyjny i pobierz dokument w PDF tutaj.

Proces redakcyjny InterviewMe

Ten artykuł został sprawdzony przez nasz zespół i jest zgodny z procesem redakcyjnym InterviewMe. Zależy nam na dzieleniu się naszą wiedzą oraz dostarczaniu rzetelnych i godnych zaufania porad zawodowych dopasowanych do Twoich potrzeb. Nasze wysokiej jakości treści co roku przyciągają ponad 10 milionów czytelników. Ale na tym nie koniec. Regularnie publikujemy też autorskie badania, aby lepiej rozumieć rynek pracy i jesteśmy dumni, że cytują nas czołowe media w Polsce.