Autoresponder - jak ustawić treść Out of Office? [9 Przykładów]

Autoresponder to opcja automatycznego odpowiadania na przychodzące wiadomości e-mail. Korzystają z niej głównie pracownicy, którzy przebywają na urlopie, jeśli chcą poinformować nadawcę wiadomości o swojej nieobecności.

Jeśli spakowałeś już walizki i zaraz wyłączysz komputer — wstrzymaj się z tym ostatnim i ustaw autoresponder. 

Z tego artykułu dowiesz się: 

• jak działa autoresponder
• jak ustawić status Out of Office
• jakie treści warto zawrzeć w automatycznej wiadomości zwrotnej.

Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.

Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.

1. Out of Office, czyli autoresponder, który informuje o statusie „poza biurem”

Autoresponder, czyli automatyczna wiadomość zwrotna, może powiadomić osobę, która próbuje się z Tobą skontaktować e-mailowo, że: 

• jesteś w określonym czasie nieobecny w pracy
• przebywasz na urlopie
• odezwiesz się w konkretnym terminie
• zastępuje Cię osoba, do której nadawca może się w pilnej sprawie napisać lub zadzwonić.

Treść autorespondera może być zresztą dowolna, ważne by przekazywała istotne z Twojego punktu widzenia informacje. Sam najlepiej wiesz, w jakich sprawach mogą odzywać się do Ciebie klienci, partnerzy biznesowi, czy pracownicy innych działów. 

Jedno jest pewne — warto poszperać w ustawieniach swojej poczty elektronicznej, by nie pozostawić żadnego e-maila przychodzącego do Twojej skrzynki bez odpowiedzi. Taka biznesowa uprzejmość jest obecnie standardem.

Wskazówka: Skrót OoO pochodzi od ang. Out of Office, czyli poza biurem. Możesz się nim posłużyć, ustawiając np. status w firmowym komunikatorze. 

Zobacz też: CEO: co to za skrót po polsku? + COO, CTO, CFO - Znaczenie

2. Jak ustawić autoresponder?

Autoresponder jest funkcją elektronicznej skrzynki pocztowej. W ustawieniach powinna znajdować się opcja tak zwanej Odpowiedzi automatycznej lub Wiadomości o nieobecności. Wszystko zależy od tego, z jakiej poczty korzystasz.

Jak ustawić autoresponder Outlook?

Jak informuje nas strona Microsoftu, tylko określone typy kont obsługują funkcję odpowiedzi automatycznych. Żeby sprawdzić, czy możesz ze swojej skrzynki wysłać wiadomość o statusie Out of Office, poszukaj przycisku Odpowiedzi automatyczne.

Aby ustawić autoresponder w Outlook:

1. Kliknij Plik i wybierz Odpowiedzi automatyczne (lub Narzędzia> Asystent podczas nieobecności w zależności od wersji programu).
2. W polu Odpowiedzi automatyczne wybierz opcję Wyślij odpowiedzi automatyczne.
3. Ustaw daty, w których będzie działał Twój autoresponder.
4. Wpisz w okienko wiadomości treść autorespondera. 
5. Wybierz przycisk OK, aby zapisać ustawienia.

Jak ustawić autoresponder w Gmail?

Aby ustawić autoresponder w Gmailu:

1. Otwórz Gmail.
2. W prawym górnym rogu kliknij Ustawienia, a następnie Zobacz wszystkie ustawienia.
3. Przewiń na sam dół do sekcji Wiadomość o nieobecności.
4. Włącz opcję Wiadomość o nieobecności, zaznaczając to pole.
5. Wpisz zakres dat, temat i treść wiadomości.
6. Na dole strony kliknij Zapisz zmiany.

Warto wiedzieć, że poczta Google umożliwia zapisywanie szablonów odpowiedzi na często powtarzające się e-maile. W trakcie odpisywania wystarczy wybrać zapisany szablon z rozwijanej listy i ustawić go jako automatyczną odpowiedź.

Zobacz też: Co napisać w mailu z CV? Jak wysłać CV, by dostać pracę?

Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.

Stwórz CV teraz

Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.

3. Treść autorespondera — przykłady

Z góry ustalona treść wiadomości, którą program wysyła do nadawców maili, to największa zaleta autorespondera. Oczywiście po powrocie z urlopu i tak czeka Cię żmudna praca nad czytaniem i odpisywaniem na wiadomości, ale przynajmniej nadawcy listów elektronicznych wiedzą już, że ich nie ignorujesz, tylko aktualnie nie ma Cię w pracy.

Oto co możesz do nich napisać.

Autoresponder — przykładowe treści

1. Autoresponder oficjalny

2. Autoresponder z wiadomością o urlopie

3. Krótki autoresponder

4. Autoresponder z kontaktami do osób zastępujących

5. Klasyczny autoresponder

6. Autoresponder informujący o krótkiej nieobecności

7. Autoresponder z informacją o zwolnieniu lekarskim

8. Podstawowa wersja autorespondera

Out of Office Message — autoresponder po angielsku

Jeśli idzie o sam tytuł wiadomości zwrotnej, powinien brzmieć on tak:

• W dniach (dokładnie daty od — do) przebywam poza biurem. 
• Nie mogę obecnie odpisać na tę wiadomość.
• Out of office.

Pamiętaj, żeby w treści autorespondenta nie używać słowa „Witaj”. Czego jeszcze unikać w korespondencji służbowej? Sprawdź: Witam, pozdrawiam, z poważaniem: Zwroty grzecznościowe w mailu

4. Błędy w treści autorespondera, których warto unikać

Treści autoresponderów powinny być krótkie i zwięzłe. Odbiorca wiadomości chce po prostu dostać informację zwrotną. Od Ciebie zależy, czy wskażesz osobę do kontaktu, podasz przyczynę nieobecności czy zapewnisz o niezwłocznym odpisaniu na e-mail.

Najważniejsze jest, by wskazać datę powrotu, a więc dzień, w którym będziesz już obecny w pracy. Poza tym warto unikać poniższych błędów:

1. Zbyt wiele szczegółów.

To jasne, że jesteś podekscytowany nadchodzącym urlopem, ale nie musisz dzielić się swoimi planami wakacyjnymi z osobami, z którymi łączą Cię wyłącznie więzi zawodowe.

2. Próby bycia zabawnym.

Oczywiście Twoja wiadomość nie musi być sztywna i brzmieć urzędowo, ale żarty nie brzmią profesjonalnie. 

3. Brak danych kontaktowych do Twojego zastępcy.

Jeśli wskazujesz osobę, z którą może skontaktować się nadawca wiadomości podczas gdy Ty jesteś nieobecny w pracy, musisz zawsze podać jej adres e-mail lub telefon.

4. Błędy ortograficzne i literówki.

Jeśli Twoja wiadomość jest niechlujnie napisana, lepiej już, żebyś w ogóle jej nie wysyłał. Funkcją autorespondera jest grzecznościowa odpowiedź na maila, którego nie możesz na razie przeczytać, a wszelkie niedociągnięcia w tak krótkim tekście popsują z pewnością dobre wrażenie.

Teraz już nikt nie będzie Ci przeszkadzał w czasie urlopu. Dobrej zabawy! 

Musisz napisać również list motywacyjny? W naszym kreatorze znajdziesz nowoczesne wzory do wypełnienia i praktyczne porady. Stwórz list motywacyjny w 5 minut tutaj.

Stwórz list motywacyjny teraz

Zobacz inne szablony, stwórz list motywacyjny i pobierz dokument w PDF tutaj.