Sekretarka - zakres obowiązków w pracy, wymagania, zarobki, oferty

Lubisz kontakt z ludźmi i łatwo nawiązujesz bliskie relacje? 

Nie masz problemu z wykonywaniem wielu obowiązków naraz?

Jesteś w stanie zapanować nad stosami faktur, umów i innych dokumentów?

Prawdopodobnie doskonale poradzisz sobie na stanowisku sekretarki!

Sprawdź, czy ten zawód rzeczywiście jest dla Ciebie.

W tym artykule dowiesz się:

• czym zajmuje się sekretarka / sekretarz (także w szkole)
• jakie są wymagania pracodawców wobec kandydatów na to stanowisko
• ile zarabia sekretarka / sekretarz
• gdzie szukać ofert pracy
• jak napisać CV i list motywacyjny sekretarki / sekretarza.

Chcesz po prostu przygotować CV i list motywacyjny sekretarki?Użyj naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia, wskazówki oraz przykłady. Stwórz CV i list motywacyjny w 5 minut tutaj.

Zobacz inne wzory, stwórz CV oraz list motywacyjny i pobierz dokumenty w PDF tutaj

1

Sekretarka — zakres obowiązków i wymagania pracodawców

Sekretarka / sekretarz to pracownik, który zajmuje się tzw. pracami biurowymi — dla konkretnej osoby (np. prezesa) lub całej firmy.

Uwaga: Jeśli myślisz o pracy jako tzw. sekretarka medyczna, przejdź do naszego poradnika: Sekretarka i rejestratorka medyczna — obowiązki, wymagania i zarobki. Gdzie szukać ofert pracy?

Zakres obowiązków sekretarki jest szeroki i w dużym stopniu zależny od charakterystyki oraz potrzeb pracodawcy. Jakie są najczęstsze zadania w tym zawodzie?

Sekretarka — obowiązki

• rejestracja i organizacja wizyt gości oraz ich przyjmowanie
• odbieranie telefonów, przyjmowanie i wysyłanie korespondencji firmowej oraz przesyłek kurierskich, rejestracja korespondencji
• rezerwacja sal konferencyjnych
• prowadzenie kalendarza spotkań
• monitorowanie stanu zaopatrzenia biura i zamawianie artykułów spożywczych oraz biurowych
• współorganizacja imprez i wyjazdów firmowych
• przygotowywanie pism, analiz, raportów i korespondencji dla przełożonych
• obsługa oraz archiwizacja dokumentacji, rejestracja umów
• dbanie o prawidłowy przepływ informacji w firmie
• udział w spotkaniach i przygotowywanie sprawozdań z ich przebiegu

A co robi sekretarka w szkole?

Nieco inne, ze względu na charakterystykę miejsca pracy, będą obowiązki sekretarki w szkole. 

Wśród jej zadań można wymienić m.in.:

• prowadzenie księgi uczniów
• wykonywanie wszelkich czynności związanych z ruchem uczniów (przyjęcia, przeniesienia etc.)
• prowadzenie dokumentacji dot. wyników klasyfikacji i promocji uczniów
• obsługa organizacyjna rekrutacji uczniów
• zakładanie arkuszy ocen dla uczniów
• wydawanie legitymacji uczniowskich, sporządzanie odpisów arkuszy ocen, wydawanie zaświadczeń potwierdzających kontynuację nauki, prowadzenie rejestru zaświadczeń oraz wydanych legitymacji
• prowadzenie spraw dotyczących ubezpieczeń uczniów
• sporządzanie duplikatów i odpisów świadectw promocyjnych, ukończenia szkoły oraz dojrzałości
• przyjmowanie składek ubezpieczenia OC nauczycieli
• pomoc przy organizacji egzaminów (np. maturalnych) oraz uroczystości szkolnych.

Jak zostać sekretarką?

Zawód sekretarki jest dostępny niemal dla każdego. 

Aby go wykonywać nie musisz kończyć określonego kierunku studiów lub specjalistycznego kursu.

Oprócz „twardych” umiejętności językowych lub tych związanych z obsługą komputera i urządzeń biurowych, dla pracodawców najbardziej interesujące są Twoje kompetencje miękkie.

Sekretarka / sekretarka w szkole — wymagania

Umiejętności twarde:

• wykształcenie średnie lub wyższe kierunkowe (np. administracja)
• znajomość języka obcego (w mowie i piśmie)
• znajomość pakietu MS Office oraz urządzeń biurowych
• prawo jazdy kat. B
• znajomość zasad pisowni i łatwość w prowadzeniu korespondencji

Umiejętności miękkie:

• komunikatywność i umiejętność pracy w zespole
• doskonała organizacja pracy i samodzielność
• wysoka kultura osobista i pozytywne nastawienie do ludzi
• radzenie sobie w pracy pod presją czasu i odporność na stres
• dokładność i dbałość o szczegóły
• zdolności analityczne
• inicjatywa i zaangażowanie w wykonywaniu obowiązków
• łatwość w budowaniu i podtrzymywaniu przyjacielskich relacji ze współpracownikami oraz klientami
• uczciwość i rzetelność

Więcej o tym, jakie cechy są najbardziej poszukiwane u pracowników, przeczytasz w naszym artykule: 11 cech najbardziej cenionych u pracowników (według ekspertów i pracodawców).

Wirtualna sekretarka

Obecnie coraz popularniejsze staje się stanowisko tzw. wirtualnej sekretarki (lub zdalnej sekretarki / asystentki).

Jakie są obowiązki wirtualnej sekretarki? Właściwie takie same jak zwykłej sekretarki. Różnica polega na tym, że ta pierwsza wykonuje pracę zdalnie, np. z domu.

Wirtualna sekretarka kontaktuje się z przełożonymi i pracownikami firmy głównie przez e-mail, telefon, komunikatory takie jak np. Slack oraz wideokonferencje. Może też mieć ustalone np. cotygodniowe spotkania z szefem.

Zdalne sekretarki chętnie zatrudniają małe firmy, które nie korzystają z biura, osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą czy też freelancerzy.

Bardziej niż zawód sekretarki interesuje Cię stanowisko tzw. kierownika biura? Zajrzyj do naszego poradnika: Jak zostać office managerem? Ile zarabia kierownik biura? Jaki jest jego zakres obowiązków?

Przede wszystkim musisz pamiętać, że zarobki sekretarki mogą się znacząco różnić w zależności od miejscowości, wielkości firmy, zakresu obowiązków oraz kwalifikacji kandydatki.

Przykładowo, więcej będzie zarabiała osoba pracująca w języku hiszpańskim w Warszawie niż sekretarka wykonująca obowiązki po polsku w firmie z niewielkiego miasta.

Jak jednak wyglądają średnie zarobki w tym zawodzie?

Sekretarka — zarobki

Z danych serwisu Wynagrodzenia.pl wynika, że mediana miesięcznych zarobków sekretarek i sekretarzy w Polsce wynosi 3200 zł brutto. Oznacza to, że 50% pracowników zarabia mniej, a 50% — więcej.

Jednocześnie 25% sekretarek zarabia ponad 3760 zł brutto.

Wśród najbardziej doświadczonych sekretarek i sekretarzy (poziom starszego specjalisty) mediana wynosi 3400 zł brutto, a 25% pracowników zarabia ponad 4300 zł brutto.

Ile zarabia sekretarka w szkole?

Niestety nieco gorzej wygląda kwestia zarobków sekretarek szkolnych.

W ich przypadku mediana miesięcznych zarobków wynosi 3010 zł brutto. 25% najlepiej zarabiających sekretarek i sekretarzy w szkołach ma pensje powyżej 3490 zł brutto. 

W pracy zależy Ci przede wszystkim na dobrej pensji? Listę dobrze płatnych zawodów wraz ze wskazówkami, jak pokierować swoją karierą, znajdziesz w naszym artykule: Lista najlepiej płatnych zawodów + ranking zarobków.

Aby znaleźć dobrą ofertę pracy dla sekretarki, musisz wysilić się nieco bardziej niż kandydaci, którzy wpisują w Google „praca sekretarka Warszawa”.

Zacznij od przejrzenia stron firm lub szkół, w których chcesz pracować najbardziej.

Znajdziesz tam zakładki takie jak Oferty pracy, Dołącz do nas, Kariera czy też Praca.

Jeśli nie uda Ci się znaleźć ciekawego ogłoszenia, skorzystaj z wyszukiwarek ofert takich jak:

• Pracuj.pl 
• InfoPraca.pl 
• OLX 
• Gumtree 
• Indeed 
• Jooble
• Gratka

Nie ograniczaj się jednak do ofert tylko dla sekretarek, sekretarzy lub sekretarek szkolnych. 

Pracodawcy stanowiska z tymi samymi obowiązkami nazywają np. asystentka, specjalista ds. obsługi sekretariatu, asystent w dziale administracji czy też pracownik sekretariatu.

Jeśli Twój wymarzony pracodawca obecnie nie prowadzi rekrutacji, warto napisać podanie o pracę sekretarki. 

Dzięki temu możesz być pierwszą osobą, do której firma się odezwie, kiedy zacznie szukać pracownika na to stanowisko. 

Tutaj dowiesz się, jak napisać skuteczne podanie: Wzór podania o pracę z omówieniem i przykładami. 

Chcesz znaleźć dobrą pracę, z której będziesz zadowolona? Dowiedz się, czym się kierować planując swoją ścieżkę kariery: Jaka powinna być dobra praca? Jak ją wybrać i zdobyć?

Przejrzyste, treściwe i atrakcyjne CV oraz list motywacyjny sekretarki to najlepszy sposób na zwrócenie uwagi pracodawcy.

Jak stworzyć takie wyróżniające się dokumenty aplikacyjne?

Dowiesz się tego w naszym poradniku: CV i list motywacyjny sekretarki / sekretarza — wzór jak napisać, przykłady i praktyczne wskazówki.

Pisząc CV koniecznie pamiętaj o dopasowaniu CV do oferty pracy (tutaj dowiesz się więcej).

Jeśli jeszcze nie masz doświadczenia zawodowego, zajrzyj dodatkowo do artykułów:

• Jak napisać pierwsze CV bez doświadczenia
• Jak napisać list motywacyjny nie mając doświadczenia
• Jak i gdzie wpisać do CV praktyki, staż lub wolontariat

Oprócz treści, ważny jest również wygląd Twoich dokumentów aplikacyjnych. 

Oryginalne szablony CV do wypełnienia znajdziesz w naszym kreatorze. Korzystając z generatora nie będziesz musiał się martwić formatowaniem dokumentu — zawsze będzie on wyglądał profesjonalnie. Stwórz CV i list motywacyjny sekretarki w 5 minut tutaj.

Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj

Gotowe CV oraz list motywacyjny sekretarki zapisz w formacie PDF i wyślij w profesjonalnie sformatowanej wiadomości e-mail.

Dostałaś zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną na stanowisko sekretarki? Sprawdź, jak się do niej przygotować: Przygotowanie do rozmowy kwalifikacyjnej — co musisz wiedzieć?

Szukasz pracy na stanowisku sekretarki? Masz już doświadczenie w tym zawodzie? Podziel się swoimi obserwacjami w komentarzu poniżej!