CV i list motywacyjny sekretarki - 7 rad jak napisać (Wzór + Przykłady)

Szukasz pracy w sekretariacie? Chcesz wiedzieć jak napisać CV sekretarki, tak aby dostać pracę firmie, w której od zawsze chciałaś pracować?

Bardzo możliwe, że w Twoim CV znajdują się tylko standardowe sformułowania, jak “odbieranie telefonów”, “obsługa klienta” albo “prowadzenie kalendarza szefa”.

Takie informacje można znaleźć w prawie każdym CV sekretarki. Wpisanie tego, co wszyscy kandydaci może nie być wystarczające, aby dostać pracę.

Jeśli chcesz się wyróżnić, musisz wiedzieć, jak ciekawie i przekonująco opisać sekcje osiągnięć, umiejętności i doświadczenia.

Chcesz od razu przygotować CV i list motywacyjny sekretarki? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz gotowe wzory do uzupełnienia, wskazówki oraz przykłady. Stwórz CV i list motywacyjny w 5 minut tutaj.

Zobacz inne szablony, stwórz CV oraz list motywacyjny i pobierz dokumenty w PDF tutaj

1. CV sekretarka - co warto wpisać w podsumowaniu zawodowym?

Dodanie podsumowania zawodowego na szczycie CV pozwoli Ci już na samym początku zaprezentować pracodawcy, jaki jest cel Twojej aplikacji.

Dzięki temu, możesz zyskać przewagę nad innymi kandydatami. Masz szansę wyróżnić się i zostać lepiej zapamiętanym. Gotowe wzory CV, z których korzysta większość kandydatów, nie zawierają podsumowania zawodowego.

Jak napisać podsumowanie zawodowe, aby było skuteczne?

Kiedy przygotowujemy CV, staramy się, aby treść podsumowania zawodowego odpowiadała na 3 najważniejsze pytania potencjalnego pracodawcy:

Kim jesteś i jak długie masz doświadczenie? (np. „Jestem sekretarką z ponad 2,5-letnim doświadczeniem pracy w branży spedycyjnej.”)

Jakie jest Twoje najważniejsze osiągnięcie zawodowe / z jakiej kompetencji jesteś najbardziej dumny? (np. „Potrafię efektywnie zarządzać pracą biura oraz obsługą korespondencji.”)

Gdzie szukasz pracy? (np. „Szukam pracy w stabilnej firmie, w której będę mogła rozwijać swoje kompetencje.”)

Najlepiej umieścić swoje podsumowanie na samym szczycie CV. Dzięki temu pracodawca na pierwszy rzut oka będzie wiedział kim jesteś i jaki jest cel Twojej aplikacji.

Zadbaj, aby Twoje podsumowanie było dopasowane do ogłoszenia. Dzięki temu pracodawca będzie miał wrażenie, że właśnie trafił na idealnego kandydata. 

Przejrzyste i ciekawe podsumowanie nie powinno być dłuższe niż 3-4 zdania.

Ile zarabia sekretarka? Mediana wynagrodzeń na stanowisku sekretarki w Polsce wynosi 3312,00 zł brutto. Chcesz wiedzieć, ile dokładnie powinnaś zarabiać na swoim stanowisku? Sprawdź w Ogólnopolskim Badaniu Wynagrodzeń ile zarabia sekretarka.

Chcesz wiedzieć, co jeszcze wpisać do sekcji "cele zawodowe"? Przeczytaj ten artykuł:

"Cele zawodowe w CV - 4 rady jak je opisać" (czytaj).

2. CV sekretarka zakres obowiązków - co warto wpisać, aby zainteresować pracodawcę?

Co warto ująć w sekcji “obowiązki” w CV sekretarki, aby dostać zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną?

Zadbaj, aby ta sekcja zawierała więcej pozycji, niż te, które zawierają standardowe wzory CV: “przygotowywanie i obsługa spotkań” albo “kopiowanie i faksowanie dokumentów”. Jeśli piszesz cv sekretarki medycznej nie poprzestawaj na “rejestracji pacjentów” i “prowadzeniu dokumentacji medycznej”.

Praca sekretarki jest dość zróżnicowana i opiera się na trzech filarach:

1. Prowadzenie sekretariatu i biura

2. Reprezentowanie firmy

3. Wsparcie przełożonego

Wykorzystaj poniższe propozycje przypisując je do odpowiedniego filaru, a przykujesz uwagę pracodawcy do swojego cv sekretarki: 

1. Prowadzenie sekretariatu i biura:

• Obsługiwałam telefonicznie klientów dbając o najwyższą jakość usług.
• Obsługiwałam korespondencję firmową.
• Sporządzałam dokumenty firmowe, raporty, sprawozdania i zestawienia.
• Redagowałam pisma dla kontrahentów firmy.
• Koordynowałam i rozliczałam delegacje pracowników.

2. Reprezentowanie firmy

• Udzielałam informacji pracownikom oraz interesantom.
• Przyjmowałam gości firmy.
• Organizowałam spotkania i catering.
• Budowałam pozytywny wizerunek firmy w kontaktach z partnerami i kontrahentami.
• Kontaktowałam się z klientami obcojęzycznymi po angielsku.

3. Wsparcie przełożonego

• Przygotowywałam zestawienia i prezentacje na zlecenie przełożonego.
• Prowadziłam terminarz spotkań i zadań dyrektora działu.
• Organizowałam wyjazdy służbowe przełożonego.
• Przekazywałam przełożonemu wyniki zrealizowanej pracy.

Jeśli szukasz pracy jako sekretarka medyczna i już pracowałaś w ochronie zdrowia, możesz dodatkowo zawrzeć następujące obowiązki:

• Prowadziłam dokumentację medyczną pacjentów.
• Gromadziłam, segregowałam i udostępniałam informacje o stanie zdrowia pacjentów.
• Informowałam pacjentów na temat świadczonych usług medycznych.
• Odpowiadałam za rozliczenia finansowe pacjentów za świadczone usługi medyczne.
• Wprowadzałam dane pacjentów do komputerowych baz danych.
• Udostępniałam materiały szkoleniowe, służące zapobieganiu chorobom.
• Prowadziłam rejestr korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
• Rozprowadzałam korespondencję na terenie placówki służby zdrowia.

Pracowałaś jako sekretarka w szkole i dalej chcesz pracować w szkolnictwie?

Skorzystaj z poniższych propozycji:

• Zabezpieczałam i przechowywałam pieczęcie urzędowe i druki ścisłego zarachowania.
• Opracowywałam sprawozdania dla GUS dotyczących spraw uczniowskich.
• Prowadziłam księgi uczniów.
• Prowadziłam rejestr przyjęć do pierwszej klasy oraz rejestr obowiązku szkolnego.
• Prowadziłam dokumentację związaną z procesem dydaktyczno - wychowawczym zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• Przechowywałam akta i dokumenty.
• Prowadziłam archiwum szkolne (składnicę akt szkolnych).

Opisz swoje obowiązki w pierwszej osobie liczby pojedynczej. To pomoże Ci bardziej spersonalizować CV.

Jeden obowiązek nie powinien zajmować więcej niż 1 linijkę.

Szukasz pracy za granicą? Chcesz wypisać swój zakres obowiązków w cv sekretarki po angielsku?

Możesz skorzystać z poniższych propozycji:

• sorting and distributing incoming post and organising and sending outgoing post
• answering telephones, direct calls and taking messages
• communicating with customers, employees and other individuals to answer questions
• creating spreadsheets and presentations
• keeping diaries and arranging appointments
• organising travel for staff
• coordinating and organizing meetings, and other department activities and functions
• organising and storing paperwork, documents and computer-based information.

Jeśli korzystasz z naszego kreatora CV (stwórz CV teraz) możesz stworzyć wzory CV po angielsku! Pamiętaj, aby zmienić język tłumaczenia w menu opcje. Dzięki temu aplikacja sama przetłumaczy nazwy sekcji w Twoim CV.

Stwórz CV w 5 minut

Szablon CV Enfold- zobacz inne szablony CV i listu.

3. CV sekretarki - sekcja “osiągnięcia”. Co wpisać, aby pracodawca Cię zapamiętał?

Większość kandydatów opisuje w swoim CV jedynie zakres obowiązków. Jeśli opiszesz swoje sukcesy, zyskasz nad nimi przewagę. Dodatkowo przekonasz pracodawcę, że warto z Tobą porozmawiać, bo jesteś kandydatką przynoszącą konkretne korzyści.

Spróbuj odpowiedzieć na poniższe pytania, a będzie Ci łatwiej zdefiniować swoje sukcesy:

Za co szczególnie cenili Cię przełożeni/kontrahenci/klienci?

Czy udało Ci się pozyskać nowych dostawców/kontrahentów, albo renegocjować kontrakty z dotychczasowymi?

Czy usprawniłaś jakiś proces i dzięki temu biuro lepiej funkcjonuje? A może zaproponowałaś nową procedurę, która ułatwiła pracę? 

Chcesz aby Twoje CV dawało Ci więcej propozycji pracy? Dopasuj CV do oferty i wpisz osiągnięcia, na których zależy danemu pracodawcy.

Pamiętaj, że CV powinno być zwięzłe. Jedno osiągnięcie opisz na nie więcej niż 1,5 linijki.

Jeśli chcesz zobaczyć wzory CV z sekcją osiągnięcia, przeczytaj ten artykuł.

Co zrobić, jeśli wszystkie osiągnięcia, które chcesz opisać nie zmieszczą się w CV?

Część sukcesów możesz zawrzeć w liście motywacyjnym.

Oto przykład, który pasuje do listu motywacyjnego sekretarki:

Gdy zaczęłam pracę w X, zakontraktowana firma dostawcza często nie dostarczała zamówionych produktów. W dwa tygodnie po rozpoczęciu pracy renegocjowałam warunki umowy oraz kary w przypadku niedostarczenia zamówionego towaru. Dzięki temu, że produkty zaczęto dostarczać w umówionym czasie, zmniejszyłam wydatki firmy X na nieplanowane zakupy od innych dostawców.

Co jeszcze wpisać w sekcję "osiągnięcia", aby CV było skuteczne? Przeczytaj ten artykuł:

"Jak napisać CV, które zapewni Ci pracę? 9 rad [Przykłady]" (czytaj).

4. Jakie warto dodać umiejętności w CV sekretarki i jak je opisać?

Czy w sekcji “umiejętności” w CV wpisujesz “odporność na stres”, “obsługa urządzeń biurowych”, “prawo jazdy kategorii B”?

Zamiast wpisywać utarte frazy, w umiejętnościach wpisz rzeczy, które znajdziesz w ogłoszeniu rekrutacyjnym. W ten sposób pracodawca odniesie wrażenie, że spełniasz jego wymagania. 

Co wpisać w tej sekcji, jeśli przygotowujesz CV sekretarki?

Możesz skorzystać z naszych propozycji:

• umiejętność organizacji pracy sekretariatu
• profesjonalna obsługa klientów
• efektywne zarządzanie dokumentacją
• nawiązywanie relacji z kontrahentami
• rozliczanie podróży służbowych 
• tworzenie raportów w MS Excel
• tworzenie prezentacji w MS Power Point

Umiejętności to jedna z najważniejszych sekcji w CV! Co jeszcze wpisać w "umiejętnościach", aby dostać zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną? Przeczytaj ten artykuł:

"Umiejętności w CV. Co wpisać, aby szybko znaleźć pracę? 6 rad." (czytaj)

5. Jak opisać wykształcenie? Czy kursy są ważne?

Nie poświęcaj na sekcję “wykształcenie” zbyt wiele miejsca w CV. Wystarczy, że opiszesz ostatnią skończoną szkołę lub obroniony dyplom/dyplomy. 

Jeśli wciąż się edukujesz np. studiujesz dziennie, obok nazwy szkoły wpisz “w trakcie”. Dzięki temu pracodawca od razu będzie wiedział, że oprócz pracy masz także inne obowiązki i nie możesz pracować na cały etat.

Taka informacja może być Twoją zaletą jeśli pracodawca szuka osoby do pomocy na kilkanaście godzin w tygodniu, a nie na cały etat.

Jeśli brałaś udział w kursach lub szkoleniach, na których zdobyłaś wiedzę albo umiejętności, które mogą przydać się w pracy sekretarki, wpisz je do CV.

Jakiego typu szkolenia warto wpisać:

• zarządzanie pracami biura
• organizacja pracy biurowej 
• obsługa klienta
• negocjacje
• elementy płac i księgowości
• komunikacja interpersonalna

Nie wpisuj do CV sekretarki kursów nie powiązanych z pracą biurową i administracją. Zajmują one jedynie cenne miejsce w CV, a nie pokazują pracodawcy żadnych potrzebnych informacji.

Uwaga: Pamiętaj, żeby wpisać do CV sekretarki zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Tutaj zobaczysz: Wzór klauzuli poufności do CV po wejściu w życie RODO. 

6. Co warto dodać w sekcji “zainteresowania” cv sekretarki?

Wiele osób pomija tę sekcję CV. To błąd!

Jeśli nie użyjesz w swoim CV oklepanego sformułowania "książki, muzyka, film", ale ciekawie opiszesz czym się naprawdę interesujesz, masz szansę zdobyć przychylność pracodawcy. Szczególnie, jeśli jesteś kandydatką bez doświadczenia!

Jakie zainteresowania mogą być przydatne w CV sekretarki? Przede wszystkim te związane z wykonywanym zawodem.

Ale nie tylko!

Jeśli się interesujesz czymś szczególnie, a nie jest to w żaden sposób związane z pracą sekretarki, wpisz to w CV. Pracodawcy zazwyczaj patrzą przychylnym okiem na kandydatów pełnych pasji i zapału. Z tego powodu mogą mieć większą ochotę zaprosić Cię na rozmowę kwalifikacyjną.

Hobby to nie najważniejsza sekcja CV, więc nie poświęcaj na nią za dużo miejsca. Ogranicz się do wymienienia 2 lub 3 zainteresowań.

Co jeszcze wpisać w zainteresowaniach, aby przykuć uwagę pracodawcy? Dowiedz się tego w tym artykule:

"Zainteresowania w CV - 6 rad jak je opisać." (czytaj)

7. List motywacyjny sekretarka: przykłady, jak opisać swoje doświadczenie.

Większość kandydatów zaczyna list w podobny sposób: “W nawiązaniu do ogłoszenia chciałabym przedstawić swoją kandydaturę na stanowisko sekretarki”.

Takie rozpoczęcie listu motywacyjnego nie przykuje uwagi pracodawcy i nie zachęci do dalszego czytania.

Rozpocznij list w ciekawy sposób.

Możesz zastosować np. taki przykładowy wzór rozpoczęcia listu: 

Szanowni Państwo,

posiadam ponad 2,5-letnie doświadczenie w pracy na stanowisku sekretarki. Chciałabym zaprezentować, jak zoptymalizowałabym pracę Państwa sekretariatu, gdybym została zatrudniona.

Dzięki takiemu rozpoczęciu, pracodawca może odnieść wrażenie, że trafił na profesjonalnego i doświadczonego kandydata.

Aby jeszcze bardziej przekonać pracodawcę do swojej kandydatury, spróbuj w liście motywacyjnym sekretarki odpowiedzieć na pytanie:

„Dlaczego to właśnie Pana/Panią powinniśmy zatrudnić?”

Dla pracodawcy najważniejsze są korzyści, które wynikają z wybrania właśnie Ciebie. Zaprezentuj swoje sukcesy z poprzednich miejsc pracy.

Możesz użyć do opisu tej formuły „Osiągnęłam X, wykorzystując metody Y, co dało efekt Z”.

Jakie sukcesy można zawrzeć w liście motywacyjnym sekretarki?

Renegocjowałam warunki umowy z firmą dostarczającą wodę do biura. Zastosowałam zestawienie kosztów w Excelu i zaprezentowałam je przedstawicielowi firmy. Dzięki temu, obniżyliśmy wydatki na wodę o 6,5%. 

Wprowadziłam system zarządzania relacjami z partnerami firmy (CRM). Dzięki temu czas przeznaczany na obsługę korespondencji zmalał o 7,2%.

Pamiętaj jednak, że list motywacyjny nie powinien powielać informacji opisanych w CV.

Chcesz zobaczyć skuteczny wzór listu motywacyjnego? Zapoznaj się z poniższym artykułem:

"Jak napisać list motywacyjny, który zapewni Ci pracę? Wzór, przykłady i 8 rad." (czytaj)

Jeśli stworzysz CV i list motywacyjny sekretarki według naszych wskazówek istnieje duża szansa, że zainteresujesz pracodawcę i dostaniesz zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną.

Uwaga: Zanim użyjesz wskazówek z tego artykułu upewnij się, że Twoje CV jest wolne od błędów, które opisałem w bezpłatnym ebooku -"24 błędy w CV, przez które nie dostajesz pracy" (pobierz)

O czym jeszcze warto pamiętać pisząc CV lub list motywacyjny sekretarki? Może masz jakieś pytania? Wypowiedz się w komentarzu.