Zatrudnianie cudzoziemców 2025: jak to zrobić legalnie?
Stwórz CV teraz
Znalazłeś idealnego kandydata do pracy. Jest świetnie wykwalifikowany i ma doświadczenie, ale… pochodzi z innego kraju. Czy możesz go zatrudnić od razu? Jakie formalności musisz spełnić, żeby wszystko było zgodne z prawem?
W tym artykule przeczytasz:
- jak legalnie zatrudnić cudzoziemca w 2025 roku — też z Ukrainy i krajów Unii Europejskiej
- jakie dokumenty i pozwolenia są potrzebne
- jaka kara grozi za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców.
Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.
Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.
Dlaczego warto nam zaufać i skorzystać z kreatora InterviewMe? Tutaj poznasz opinie użytkowników, którzy już stworzyli w nim swoje CV lub list motywacyjny.
1. Zatrudnienie cudzoziemca w Polsce — nowe zasady
Od 1 czerwca 2025 roku w Polsce obowiązują nowe przepisy dotyczące zatrudniania i pobytu cudzoziemców, regulowane ustawą o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Reforma objęła m.in.:
- pełną elektronizację procedur
- likwidację testu rynku pracy
- nowe powody odmowy legalizacji pracy
- wprowadzenie pierwszeństwa rozpatrywania wniosków w konkretnych przypadkach (tzw. fast track)
- szczegółowe regulacje dotyczące delegowania cudzoziemców do Polski.
Zgodnie z nowymi przepisami o zatrudnianiu cudzoziemców pracodawca nie musi już uzyskiwać informacji starosty o braku kandydatów z Polski, by otrzymać zezwolenie na czyjąś pracę lub pobyt czasowy i pracę. Jednocześnie przepisy przewidują możliwość wprowadzenia lokalnych ograniczeń, np. list zawodów niedostępnych dla cudzoziemców. Taką listę może wprowadzić starosta, a ostatecznie zatwierdza ją Rada Ministrów.
Ponadto w pierwszej kolejności będę rozpatrywane te wnioski o zezwolenia na pracę, które:
- zostały złożone przez firmy o znaczeniu strategicznym
- dotyczą kontynuacji zatrudnienia danej osoby
- dotyczą zawodów deficytowych (do których należą m.in. dekarze i blacharze budowlani, kierowcy autobusów, samochodów ciężarowych i ciągników siodłowych, pielęgniarki i położne, samodzielni księgowi i spawacze).
Pierwszeństwo obejmuje również postępowania wizowe oraz wnioski o pobyt czasowy i pracę. To ważne udogodnienie dla przedsiębiorców, którzy potrzebują specjalistów z zagranicy na już.
Nowelizacja wprowadziła także nowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia na pracę lub wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy. Teraz urząd może odmówić, jeśli:
- cudzoziemiec wcześniej nie podjął pracy mimo przyjazdu
- pracodawca utrudniał kontrole legalności zatrudnienia
- firma zalegała z podatkami lub składkami
- cudzoziemiec miałby faktycznie pracować dla innej firmy bez statusu pracownika tymczasowego
- planowany wymiar pracy to mniej niż 1/4 etatu
- zatrudnienie ma rozpocząć się później niż 12 miesięcy po wydaniu zezwolenia (lub 6 miesięcy przy oświadczeniu).
Co istotne, nie każda wiza pozwala cudzoziemcowi pracować w Polsce. Problemem może być wiza uzyskana w innym państwie strefy Schengen albo polska wiza wydana w celach turystycznych, naukowych, kulturalnych, sportowych, szkoleniowych czy zdrowotnych. Dlatego przed zatrudnieniem cudzoziemca zawsze należy sprawdzić jego uprawnienia wynikające z pobytu i zezwoleń.
Ponadto pracodawcy muszą teraz przesyłać do urzędu kopię umowy z cudzoziemcem jeszcze przed rozpoczęciem pracy (można to zrobić przez portal praca.gov.pl). Trzeba też terminowo informować urzędy o podjęciu, niepodjęciu lub zakończeniu pracy przez cudzoziemca — za niewywiązanie się z tych obowiązków grozi grzywna do 5000 zł.
Podobne zasady dotyczą zezwoleń na pracę i zezwoleń na pobyt czasowy i pracę — w tym wypadku także pracodawca (a nie tylko pracownik) musi zgłaszać zmiany.
Natomiast agencje pracy tymczasowej i pośrednictwa pracy, które zamierzają pośredniczyć w zatrudnianiu cudzoziemców, muszą mieć co najmniej 2-letnie doświadczenie i złożyć wniosek o zmianę wpisu do rejestru agencji zatrudnienia wraz z obowiązkową opłatą w wysokości 1000 zł.
Zaś Niebieska Karta UE — czyli zezwolenie dla wysoko wykwalifikowanych pracowników — nie jest już powiązana z konkretnym stanowiskiem czy pracodawcą. Minimalny okres umowy z takim pracownikiem skrócono z roku do 6 miesięcy, a wymagane kwalifikacje mogą wynikać już nie tylko z wykształcenia, ale też ze zdobytego doświadczenia zawodowego. Posiadacz Karty ma prawo prowadzić w Polsce działalność gospodarczą na takich samych zasadach jak obywatel RP i korzystać z mobilności zawodowej w innych państwach UE.
Co istotne, obecnie zezwolenia na pracę w Polsce nie potrzebują:
- Obywatele UE, EOG i Szwajcarii — oni po 3 miesiącach pobytu w Polsce muszą go zarejestrować.
- Obywatele Ukrainy — do 4 marca 2026 r. korzystają ze specustawy, która pozwala im legalnie podjąć pracę, gdy ich pracodawca powiadomi o tym urząd pracy (a jeśli obecne przepisy nie zostaną przedłużone, będą oni musieli uzyskać zaświadczenie z Urzędu ds. Cudzoziemców).
- Absolwenci polskich uczelni (zarówno studiów stacjonarnych, jak i niestacjonarnych), o ile mają odpowiedni status pobytowy.
- Obywatele Białorusi, Armenii i Mołdawii, którzy legalnie przebywają w Polsce i w sprawie których pracodawca złożył już oświadczenie o powierzeniu pracy.
Zatrudnienie cudzoziemca z kartą pobytu
Cudzoziemiec z kartą pobytu może wykonywać pracę w Polsce, o ile z treści jego decyzji o pobycie wynika uprawnienie do pracy. Jednak pamiętaj, że nie każde pozwolenie na pobyt automatycznie daje prawo do podjęcia pracy — czasami trzeba dodatkowo uzyskać zezwolenie na pracę. Dlatego przed podpisaniem umowy z cudzoziemcem dokładnie sprawdź treść jego karty pobytu oraz decyzji administracyjnych.
Zatrudnienie cudzoziemca bez zezwolenia na pracę — kara
Nowe przepisy wzmocniły nadzór i kontrolę legalności zatrudnienia, a kara za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca jest wyraźnie wyższa. Teraz za powierzenie pracy cudzoziemcowi bez wymaganych dokumentów pracodawcy grozi kara grzywny od 3000 zł (za jeden taki przypadek) do nawet 50 000 zł, a dokładna kwota jest ustalana proporcjonalnie do liczby nielegalnie zatrudnionych. Ukarany może zostać również cudzoziemiec pracujący na czarno — grozi mu za to co najmniej 1000 zł grzywny.
Zatrudnianie cudzoziemców — szkolenie
Po nowelizacji przepisów wiele firm i instytucji (PUP, PIP, urzędy wojewódzkie) organizuje szkolenia dla pracodawców i działów HR dotyczące zatrudniania cudzoziemców. Informują o nowych procedurach, składaniu dokumentów online, wymogach prawnych i ryzyku związanym z nieprawidłowym zatrudnieniem. Kursy są dostępne online i stacjonarnie. By wziąć w nich udział, wpisz w Google frazę „zatrudnianie cudzoziemców szkolenie” lub zadaj pytanie w powiatowym urzędzie pracy.
Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.
Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.
2. Zatrudnianie cudzoziemców w 2025 krok po kroku
No dobrze — a jak w praktyce zatrudnić cudzoziemca do pracy w Polsce? Oto instrukcja krok po kroku:
- Upewnij się, że spełniasz warunki, które pozwalają Ci zatrudniać cudzoziemców. Wszystkie niezbędne informacje znajdziesz na tej stronie.
- Zidentyfikuj status cudzoziemca.
- Sprawdź, czy to obywatel UE / EOG / Szwajcarii.
- Ustal, czy ma kartę pobytu i czy ta karta daje prawo do pracy.
- Jeśli nie — zdecyduj, czy potrzebujesz oświadczenia o powierzeniu pracy, zezwolenia na pracę lub innego dokumentu.
- Zarejestruj się w systemie praca.gov.pl.Załóż konto dla pracodawców na portalu. Wszystkie wnioski, oświadczenia i zezwolenia znajdziesz właśnie tam.
- Przygotuj dokumenty. Potrzebne Ci będą:
- kopia paszportu lub innego dokumentu tożsamości cudzoziemca
- kopia karty pobytu (jeśli ją posiada)
- projekt umowy (umowa o pracę lub inna).
- opis stanowiska i warunków pracy.
- Złóż formularz w systemie praca.gov.pl, wybierając właściwy rodzaj sprawy (oświadczenie, zezwolenie, powiadomienie). Uważnie i dokładnie wypełnij puste pola.
- Oczekuj decyzji lub wpisu. Urząd sprawdzi Twój wniosek, a jeśli zauważy nieprawidłowości, może poprosić o dodatkowe dokumenty albo odmówić wydania zezwolenia na zatrudnienie cudzoziemca.
- Gdy cudzoziemiec rozpocznie pracę, zgłoś to w portalu praca.gov.pl — inaczej grozi Ci kara grzywny.
Zatrudnienie cudzoziemca z Ukrainy
Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy (PSZ-PPWPU) możesz złożyć tutaj (ta procedura dotyczy oświadczeń o powierzeniu pracy — niekoniecznie wszystkich obywateli Ukrainy — i zakłada wpis do ewidencji). Musisz to zrobić w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy przez taką osobę.Powinieneś także wysłać kopię umowy, jeśli system tego wymaga.
Zatrudnienie cudzoziemca spoza UE
Żeby zatrudnić cudzoziemca spoza Unii Europejskiej, najpierw musisz ustalić, czy potrzebujesz oświadczenia (dla prostszych, krótszych prac), czy też zezwolenia na pracę (dla dłuższych lub bardziej skomplikowanych sytuacji). Odpowiedni wniosek złożysz przez portal praca.gov.pl, a następnie przejdziesz procedurę w wybranym urzędzie (u starosty lub wojewody — zależnie od rodzaju zezwolenia). Powinieneś także przygotować umowę, dane pracownika, opis stanowiska i opis warunków pracy.
Zatrudnienie studenta cudzoziemca
Studenci polskich uczelni — również z zagranicy — często mogą pracować bez zezwolenia, o ile mają odpowiedni status pobytowy (czyli gdy ich karta pobytu lub wiza uprawniają do podjęcia pracy). Dlatego najpierw należy sprawdzić ich dokumenty i warunki pobytowe, a później postępować zgodnie z ogólną instrukcją.
Zatrudnienie cudzoziemca mieszkającego i wykonującego pracę poza Polską
Jeśli cudzoziemiec, którego chcesz zatrudnić, mieszka poza Polską i pracuje zdalnie, to polskie prawo może nie mieć zastosowania — dlatego najpierw sprawdź przepisy kraju, w którym praca będzie świadczona. Musisz też wiedzieć, w którym kraju cudzoziemiec płaci podatki i składki ubezpieczeniowe — możesz to również skonsultować z ekspertem.
Chcesz napisać list motywacyjny? Skorzystaj z naszego kreatora listu motywacyjnego, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz list motywacyjny w 5 minut tutaj.
Zobacz inne szablony, stwórz list motywacyjny i pobierz dokument w PDF tutaj.
Już wiesz, jak zatrudnić cudzoziemca do pracy w Polsce. Jeśli ten artykuł okazał się pomocny, oceń go, klikając w gwiazdki obok.
Proces redakcyjny InterviewMe
Ten artykuł został sprawdzony przez nasz zespół i jest zgodny z procesem redakcyjnym InterviewMe. Zależy nam na dzieleniu się naszą wiedzą oraz dostarczaniu rzetelnych i godnych zaufania porad zawodowych dopasowanych do Twoich potrzeb. Nasze wysokiej jakości treści co roku przyciągają ponad 10 milionów czytelników. Ale na tym nie koniec. Regularnie publikujemy też autorskie badania, aby lepiej rozumieć rynek pracy i jesteśmy dumni, że cytują nas czołowe media w Polsce.
Źródła
- https://www.gov.pl/web/uw-lubuski/nowe-przepisy-dotyczace-cudzoziemcow-od-1-czerwca-2025-r
- https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000621/O/D20250621.pdf
- https://barometrzawodow.pl//forecast-card-zip/2025/report_pl/raport_ogolnopolski_2025.pdf
- https://www.consilium.europa.eu/pl/infographics/eu-blue-card/
- https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00211
- https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00214
