Delegacja służbowa krajowa i zagraniczna: zasady w 2024
Stwórz CV teraz
Delegacja to dla jednych uciążliwy obowiązek, a dla innych — świetna okazja do zwiedzania i poszerzania horyzontów. Jednak niezależnie od tego, po której stronie dziś jesteś, będziesz musiał dopełnić kilku formalności w związku z wyjazdem. Właśnie dlatego powstał ten artykuł.
Z naszego poradnika dowiesz się:
- czym jest delegacja służbowa i co mówi o niej Kodeks pracy
- jakie są limity diet i kilometrówki w 2024 roku
- czym delegacja krajowa różni się od zagranicznej
- jak rozliczyć wyjazd służbowy pracownika.
Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.
Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.
Dlaczego warto nam zaufać i skorzystać z kreatora InterviewMe? Tutaj poznasz opinie użytkowników, którzy już stworzyli w nim swoje CV lub list motywacyjny.
1. Delegacja a Kodeks pracy — najważniejsze informacje
Delegacja to potoczne określenie wyjazdu służbowego pracownika. Odbywa się on na wyraźne polecenie pracodawcy i tylko w celu wykonania zadań związanych z pracą. Zgodnie z art. 77 Kodeksu pracy o delegacji możemy mówić wtedy, gdy zadanie służbowe odbywa się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.
Mimo to nie każda podróż służbowa jest delegacją. Np. wyrok Sądu Najwyższego z 20 lutego 2007 roku wskazuje, że podjęcie się przez pracownika podróży połączonej z wykonaniem określonej pracy na podstawie porozumienia zawartego z pracodawcą nie jest podróżą służbową w rozumieniu art. 775 § 1 k.p. Jeśli więc podpisałeś porozumienie, w którym zgodziłeś się przez jakiś czas świadczyć pracę w miejscu innym niż zwykle, nie jest to delegacja służbowa.
Co ciekawe, w niektórych wypadkach można odmówić odbycia delegacji. Prawo do odmowy wyjazdu służbowego mają:
- kobiety w ciąży
- rodzice dzieci do 4. roku życia
- pracownicy z przeciwwskazaniami zdrowotnymi do wyjazdu.
Pracownik może odmówić udziału w delegacji również wtedy, gdy jej docelowe miejsce jest niebezpieczne (np. trwają tam zamieszki lub pandemie) albo gdy pracodawca w jakiś sposób przekracza swoje uprawnienia (chociażby zleca Ci załatwienie swoich prywatnych spraw w trakcie delegacji).
Na delegację możesz zostać wysłany w bardzo wielu firmach i korporacjach. Jednak w niektórych branżach zdarza się to wyjątkowo często. Podróży służbowych może spodziewać się m.in.:
- przedstawiciel handlowy
- pracownik budowlany
- inżynier budowy
- geodeta
- serwisant
- pracownik mediów (np. dziennikarz, kamerzysta, dźwiękowiec).
Jeśli jednak pracujesz jako kierowca ciężarówki, pilot czy stewardessa i codzienne wyjazdy są normalną częścią Twojej pracy, to takie rutynowe podróże nie są delegacjami.
2. Ile wynosi delegacja? Dieta i kilometrówka w 2024
Kodeks pracy stanowi, że za delegację należy się zwrot kosztów:
Art. 775. § 1. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Wysokość i warunki wynagradzania za delegację pracodawca może zapisać:
- w układzie zbiorowym pracy
- w regulaminie wynagradzania
- w treści umowy o pracę.
Chyba że pracujesz w służbie cywilnej lub budżetówce. Wówczas wysokość diety i kilometrówki za podróż służbową określa się na drodze konkretnego aktu prawnego. Przykładowo, maksymalną wysokość wydatków na jednego pracownika budżetówki z tytułu podróży służbowej reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn. 29 stycznia 2013 r.
I tak za delegację krajową, która trwa dłużej niż 12 godzin, należy Ci się dieta w wysokości 45 zł za dobę, a dojazd samochodem z silnikiem do 900 cm³ — 89 gr za kilometr (tzw. kilometrówka). Natomiast w przypadku delegacji zagranicznych diety różnią się w zależności od kraju.
Tak czy siak, do ogólnej wartości podróży służbowej wlicza się koszty:
- transportu (np. paliwa lub biletów na transport publiczny)
- noclegu (pokój w hotelu lub wynajem apartamentu)
- wyżywienia
- innych udokumentowanych wydatków.
Pracodawcy zwykle zwracają je już po powrocie pracownika z delegacji. Dlatego należy okazać mu raport z wyjazdu służbowego oraz rachunki czy faktury, które w tym celu powinieneś sumiennie zbierać!
Szczegółowe stawki za delegację zagraniczną i krajową poznasz w dalszej części tego artykułu.
Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.
Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.
3. Delegacja krajowa 2024 — aktualne stawki [+ kalkulator]
Teraz przejdźmy do konkretów. Ile dostaniesz za podróż służbową w kraju?
To zależy od tego, jak długo trwa delegacja oraz czy firma zapewnia Ci posiłki lub nocleg. Oto stawki, które obowiązują w Polsce w 2024 roku.
Delegacja krajowa — dieta
Wysokość diety zależy od długości delegacji. Jeśli podróż trwa:
- mniej niż 8 godzin — dieta Ci nie przysługuje
- od 8 do 12 godzin — otrzymasz 50% diety, czyli 22,50 zł
- ponad 12 godzin — dostaniesz 100% diety, czyli 45 zł.
Dieta krajowa — kilometrówka i dojazdy
Kilometrówka to potoczne określenie stawki za kilometr przebiegu. Jej wysokość zależy od rodzaju i wielkości pojazdu. Jeśli więc jedziesz na delegację po Polsce:
- samochodem z silnikiem o pojemności do 900 cm³ — otrzymasz 0,89 zł/km
- samochodem o silniku powyżej 900 cm³ — przysługuje Ci 1,15 zł/km
- motocyklem — dostaniesz 0,69 zł/km
- motorowerem — pracodawca zwróci Ci 0,42 zł/km.
Uwaga: kilometrówka Ci nie przysługuje, jeśli korzystasz z pojazdu służbowego.
Ponadto ryczałt za dojazdy w miejscu delegacji wynosi 20% diety (9 zł).
Dieta krajowa — posiłki
Część pracodawców zapewnia pracownikom wyżywienie w trakcie podróży służbowych — to jednak oznacza, że w takiej sytuacji otrzymasz niższą dietę za delegację. O ile? To już zależy od liczby dostępnych posiłków. Jeśli masz do dyspozycji:
- całodzienne wyżywienie — nie otrzymasz żadnej diety
- śniadania lub kolacje — Twoja dzienna dieta zostanie pomniejszona o 25% (11,25 zł) za jeden posiłek
- obiady — Twoja dieta będzie pomniejszona o 50% (22,50 zł)
- śniadania i obiady lub obiady i kolacje — pracodawca zmniejszy Twoją dietę o 75% (33,75 zł).
Delegacja krajowa — nocleg
Żeby pracodawca zapłacił Ci za nocleg, musisz przedstawić mu rachunek lub fakturę za hotel. Następnie otrzymasz zwrot dokładnie tej kwoty, którą zapłaciłeś— jednak nie więcej niż 900 zł za dobę.
Ale jeśli nie wręczysz pracodawcy rachunku, przysługuje Ci ryczałt za nocleg w wysokości 150% diety krajowej, czyli 67,50 złza dobę. Pracodawca ma jednak prawo odmówić wypłacenia ryczałtu, jeżeli Twój nocleg był darmowy lub miałeś możliwość powrotu do miejsca stałego zamieszkania.
Chcesz obliczyć, ile wynosi delegacja, z której właśnie wróciłeś? Możesz to zrobić w kalkulatorze Gofin. Jednak pamiętaj, że poszczególne stawki mogą się różnić w zależności od województwa i regulacji wewnątrz różnych firm.
4. Delegacja zagraniczna — co musisz wiedzieć? [+ kalkulator]
Za delegację zagraniczną dostaniesz więcej.
Delegacja zagraniczna — dieta
Podobnie jak w przypadku delegacji krajowych, także tutaj wysokość Twojej diety zależy od czasu trwania podróży.
- Za delegację trwającą krócej niż 8 godzin otrzymasz 1/3 diety.
- Za podróż od 8 do 12 godzin przysługuje Ci 50% diety.
- Za dłuższy, ponad 12-godzinny wyjazd dostaniesz 100% diety.
Jednak w tym wypadku kwota diety zależy od kraju, do którego podróżujesz. Oto podstawowe stawki za delegację do wybranych państw w 2024 roku:
- Austria — 57 euro
- Belgia — 55 euro
- Czechy — 41 euro
- Francja — 55 euro
- Hiszpania — 50 euro
- Irlandia — 52 euro
- Kanada — 71 dolarów kanadyjskich
- Libia — 52 euro
- Macedonia — 43 euro
- Niemcy — 49 euro
- Portugalia — 49 euro
- Słowenia — 45 euro
- Turcja — 53 dolarów amerykańskich
- Wielka Brytania — 45 funtów.
Delegacja zagraniczna — nocleg
Za delegację zagraniczną — poza samą dietą — możesz otrzymać również zwrot kosztów noclegu, o ile przedstawisz pracodawcy rachunek lub fakturę. Jednak w każdym państwie limit kwot jest inny. Dlatego o szczegóły zapytaj swojego pracodawcę.
Całość zwrotu za delegację zagraniczną możesz sprawdzić w kalkulatorze Gofin pod tym linkiem.
5. Czy delegacja jest opodatkowana?
Krótko mówiąc — nie.
Zarówno podstawowe diety za delegację krajową, jak i zagraniczną — a także inne należności za czas podróży służbowej pracownika — są zwolnione są z podatku dochodowego od osób fizycznych. Nie stanowią też podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (ale tylko do wysokości stawek określonych w odrębnych przepisach).
Natomiast każda nadwyżka diety — czyli np. wypłacenie diety krajowej w kwocie większej niż 45 zł za więcej niż 12 godzin podróży — podlega opodatkowaniu oraz stanowi podstawę wymiaru składek ZUS.
Dobra wiadomość jest taka, że pracodawca może wliczyć dietę za delegację do kosztów uzyskania przychodów.
Musisz napisać również list motywacyjny? W naszym kreatorze znajdziesz nowoczesne wzory do wypełnienia i praktyczne porady. Stwórz list motywacyjny w 5 minut tutaj.
Zobacz inne szablony, stwórz list motywacyjny i pobierz dokument w PDF tutaj.
Czy często zdarza Ci się być w delegacji? A może masz więcej pytań na temat delegacji służbowych? Zostaw komentarz pod artykułem.
Proces redakcyjny InterviewMe
Ten artykuł został sprawdzony przez nasz zespół i jest zgodny z procesem redakcyjnym InterviewMe. Zależy nam na dzieleniu się naszą wiedzą oraz dostarczaniu rzetelnych i godnych zaufania porad zawodowych dopasowanych do Twoich potrzeb. Nasze wysokiej jakości treści co roku przyciągają ponad 10 milionów czytelników. Ale na tym nie koniec. Regularnie publikujemy też autorskie badania, aby lepiej rozumieć rynek pracy i jesteśmy dumni, że cytują nas czołowe media w Polsce.
