Zarządzanie czasem - jak się go nauczyć i jak wpisać w CV

Umiejętne zarządzanie czasem to nieoceniona zdolność, zarówno w pracy, jak i życiu codziennym.

Czym jest i jak się go nauczyć? Przejdźmy od razu do sedna.

Z tego poradnika dowiesz się:

• jakie są najważniejsze umiejętności, które pozwalają skutecznie zarządzać czasem. 
• w jaki sposób zaprezentować umiejętność organizacji czasu w CV, tak aby zrobić wrażenie na rekruterach.
• jak odpowiadać na pytania rekrutera o organizację czasu. 
• co na temat zarządzania czasu mogą Ci podpowiedzieć eksperci — tak abyś mógł robić to lepiej od zaraz!

Sprawne zarządzanie czasem w pracy to mus. Jak pokazało niedawne badanie LinkedIn, zarządzanie czasem to jedna z pięciu najbardziej pożądanych miękkich umiejętności w 2020 roku.

A co takiego czyni zarządzanie czasem jeszcze bardziej pożądanym? 

Właśnie to, że jest to miękka umiejętność. 

Oznacza to, że można zastosować ją w najróżniejszych branżach i na wszystkich stanowiskach. Niezależnie od tego, czym się zajmujesz — jeżeli poprawisz się w zarządzaniu czasem, znacząco zwiększysz swoje szanse na lepsze zatrudnienie. 

Co zatem składa się na umiejętne zarządzanie czasem? 

Zarządzanie czasem to:

• Ustalanie priorytetów 
• Delegowanie zadań
• Podejmowanie decyzji
• Ustalanie celów
• Wielozadaniowość
• Rozwiązywanie problemów
• Myślenie strategiczne
• Planowanie grafiku
• Umawianie spotkań 
• Zapisywanie informacji
• Dobra organizacja i porządek w papierach
• Dotrzymywanie terminów
• Świadomość swoich mocnych i słabych stron
• Radzenie sobie ze stresem i problemami
• Efektywna praca w grupie
• Pilnowanie dokumentacji 
• Analiza i ocena 
• Zarządzanie przestrzenią biurową
• Prowadzenie inwentaryzacji
• Zarządzanie środkami 

Jak widzisz, wiele różnych elementów składa się na skuteczne zarządzanie czasem. 

Nie wystarczy wrzucić kilku z powyższych punktów do listy umiejętności w CV, podobnie jak podczas rozmowy o pracę nie wystarczy po prostu powiedzieć: „świetnie sobie radzę z zarządzaniem czasem”.

Musisz udowodnić, że naprawdę posiadasz te umiejętności. Najlepiej pokazując przykłady, jak zastosowałeś je w praktyce. 

Spójrzmy więc, jak możesz to zrobić.

Zaczniemy od prezentacji umiejętności organizacji czasu w Twoim CV.

(Jeżeli bardziej zależy Ci, by nauczyć się odpowiadać na pytania na rozmowie o pracę, przejdź do następnej sekcji.) 

A więc w ogłoszeniu o pracy, którą chcesz zdobyć, był wymóg sprawnego zarządzania czasem...

Jak już mówiłem, nie możesz po prostu wpisać „zarządzania czasem” do swojej listy umiejętności w CV. Nie tędy droga.

Jasne, że wplecenie kilku odpowiednich słów kluczowych w sekcję poświęconą umiejętnościom może ułatwić Twojemu CV pomyślne przejście przez skan ATS (czyli oprogramowanie Applicant Tracking System, które sprawdza, czy Twoje CV pasuje do oferty pracy, na którą zaaplikowałeś).

Ale gdy tylko lekturą Twojego CV zajmie się człowiek, będzie chciał dowiedzieć się, jakie masz dowody na poparcie zdolności, którymi się chwalisz.

Będziesz musiał opisać sytuacje z życia wzięte, w których zastosowałeś konkretne elementy, które składają się na umiejętne zarządzania czasem. 

W którym miejscu CV najlepiej to zrobić?

W opisach poprzednich stanowisk i osiągnięć, czyli w sekcji poświęconej doświadczeniu zawodowemu. Tak to powinno wyglądać w praktyce:

Zarządzanie czasem w CV — przykłady dla różnych zawodów

Sekretarka

Asystent kierownictwa

Project menedżerka

Inżynier oprogramowania

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o prezentacji swoich umiejętności i osiągnięć w CV, sprawdź poradnik Nowoczesne CV na 2020.

Gratulacje!

W Twoim CV udało Ci się skutecznie zademonstrować swoją umiejętność zarządzania czasem i ustalania priorytetów, i zaproszono Cię na rozmowę.

Muszę Cię więc uprzedzić, że większość potencjalnych pracodawców będzie chciało poznać jeszcze więcej szczegółów dotyczących Twojej organizacji czasu. I będzie coraz trudniej. 

Pytania o zarządzanie czasem najczęściej zaliczają się do kategorii pytań sytuacyjnych.

Spójrzmy na kilka przykładów pytań z rozmów kwalifikacyjnych oraz na przykładowe odpowiedzi — te trafne, a także takie, których lepiej się wystrzegać.

1. Opowiedz mi o sytuacji, w której musiałeś uporać się z natłokiem zadań 

W tym pytaniu chodzi przede wszystkim o zdolność ustalania priorytetów. Przyjrzyj się poniższym przykładom odpowiedzi. Czym się różnią? 

W którymś momencie przyszło kilka dużych zamówień. Wziąłem nadgodziny i wszystko udało się dopiąć. 

Pierwsza odpowiedź wykazuje dwie świetne umiejętności związane z organizacją czasu, czyli zdolność decydowania o priorytetach oraz sprawne delegowanie zadań.

(A dodatkowo demonstruje ogólne umiejętności managerskie!) 

A druga odpowiedź? Powiedzmy sobie szczerze: jakkolwiek nadgodziny są wyznacznikiem poświęcenia dla dobra firmy, są one dokładnym przeciwieństwem skutecznego zarządzania czasem w pracy. 

2. Opowiedz mi o jakimś długofalowym projekcie, którym zarządzałaś. Jak udało Ci się dotrzymać terminów? 

Dobra odpowiedź pokazuje, że kandydatka skutecznie zarządza projektem oraz świetnie radzi sobie z pracą w grupie. 

A ta nietrafiona? Jest w niej zdecydowanie zbyt mało szczegółów, przez co cała odpowiedź nie jest przekonująca. 

3. Opisz sytuację, w której w Twoim grafiku było zbyt wiele zadań do wykonania. Jak się z tym uporałeś? 

Poprawna odpowiedź stanowi idealny przykład rozwiązywania problemów, radzenia sobie w trudnych sytuacjach, a także kreatywnego myślenia.

Z kolei odpowiedź sklasyfikowana tutaj jako zły przykład tak naprawdę nie jest najgorsza. Czasami lepiej jest poświęcić część projektów, by lepiej wykonać inne. Dobrze jest też wiedzieć, kiedy nadchodzi czas na taki wybór. 

Tylko że taka odpowiedź może być wzięta za brak inicjatywy, a to może się skreślić kandydata w oczach rekrutera.

Aby przygotować się na każde pytanie, jakie może zadać Ci rekruter, przeczytaj przewodnik: Pytania na rozmowie kwalifikacyjnej i gotowe odpowiedzi. 

Niestety muszę być z Tobą szczery:

Lepsze zarządzanie czasem przychodzi właśnie z czasem oraz z praktyką. Jednakże... 

Są metody, które możesz zacząć wprowadzić w życie od zaraz, żeby poprawić swoją organizację czasu. Wszystko zaczyna się od ustalenia priorytetów. 

1. Zrozum różnicę pomiędzy słowami „pilne” i „ważne” 

Pilne sprawy wymagają od Ciebie natychmiastowej reakcji. Ale to, że coś jest pilne, nie musi znaczyć, że jest to też ważne.

Załatwianie spraw, które wydają się pline, ale w rzeczywistości mają małe znaczenie kosztuje nas wszystkich dużo czasu. 

Zawsze skupiaj uwagę na tym, co ważne, zaczynając od pilnych rzeczy, by następnie przejść do tych mniej palących. 

Jeśli chodzi o sprawy, które są pilne, ale niespecjalnie istotne — staraj się je zlecić komuś, kto może się nimi zająć. A jeśli nie masz takiej osoby, wróć do nich później (o ile to w ogóle konieczne). 

A sprawy, które nie są ani pilne, ani ważne? Zignoruj je. Albo — jeśli to coś, co tak naprawdę lubisz robić, typu sprawdzanie branżowych nowinek na Twitterze — zostaw to na sam koniec.

Aby ułatwić sobie organizację zadań, zastosuj siatkę priorytetów, taką jak ta:

Oto kilka praktycznych przykładów zadań z różnych pól, dzięki którym zrozumiesz różnicę:

Pilne i ważne zadania: zrób je teraz. 

• Mija termin zapłacenia podatku
• Nagły kryzys w pracy
• Telefon od kluczowego klienta

Ważne zadania, które nie są pilne: zrób je w następnej kolejności.

• Trening fizyczny
• Długofalowe planowanie 
• Zdobycie nowej umiejętności 

Pilne, ale nieistotne zadania: zrób później (jeśli wciąż będzie to konieczne) albo zleć komuś.

• Telefon od telemarketera 
• Większość maili
• Prośby o przysługę od współpracowników

Sprawy, które nie są ani ważne ani pilne: zignoruj je.

• Przeglądanie mediów społecznościowych
• Plotkowanie ze współpracownikami
• Zadania, które nie należą do Twoich kompetencji

2. Zajmij się trudnymi wyzwaniami wtedy, kiedy jesteś u szczytu sił 

Każdy z nas ma pory dnia, kiedy jesteśmy najbardziej produktywni. Jeżeli to możliwe, zarezerwuj ten czas na swoje najtrudniejsze zadania, które wymagają pełnego skupienia.

Ja na przykład jestem typowym przeciwieństwem rannego ptaszka. Wiem, że nie jestem w stanie napisać nic sensownego przez 2-3 godziny po przebudzeniu. Właśnie dlatego na tę porę dnia ustalam sobie mniej wymagające obowiązki, takie jak odpowiadanie na maile, dokumentacja mojej pracy itp. 

Siatka priorytetów z poprzedniej sekcji przyda się także tutaj: mając listę mniejszych, niezbyt pilnych, ale ważnych zadań, możesz do niej sięgnąć, kiedy masz chwilę czasu, ale nie czujesz się na siłach, by wziąć na siebie skomplikowane sprawy. 

3. Trzymaj się grafiku i ustalonych terminów

Keith Wilcox, badacz z Uniwersytetu Columbia, przeanalizował pół miliona zadań wprowadzonych do popularnej aplikacji do tworzenia list, aby zbadać zachowanie użytkowników.

Obliczył, że kiedy użytkownicy przesuwają termin wykonania zadania, potrzebują na jego wykonanie średnio o 16 dni więcej, niż wtedy, gdy utrzymują pierwotnie ustalony termin. 

Niedotrzymywanie terminów to w zasadzie standard — użytkownicy z badania Wilcoxa zmieniali terminy 51% zadań.

Stąd lepiej jest stworzyć plan na cały tydzień, dzięki czemu nie musisz tracić czasu na zastanawianie się, co zrobić w następnej kolejności.

A najlepiej jest opracować listę zadań do zrobienia, w której zawrzemy wszelkie czynności, które chcemy wykonać w danym tygodniu (i w danym dniu), potem wprowadzić ją do kalendarza i pozwolić kalendarzowi nami sterować. 

Chcesz dowiedzieć się więcej o byciu lepszym w zarządzaniu czasem i priorytetami? Przeczytaj nasz artykuł ze wskazówkami od zawodowych project managerów: Twoje życie osobiste to projekt. Zarządzaj nim niczym project manager.

Oto podsumowanie kluczowych lekcji na temat umiejętnego zarządzania czasem: 

• Sprawne zarządzanie czasem jest jedną z pięciu najbardziej pożądanych miękkich umiejętności w 2020 roku. 
• Przykłady zdolności pozwalających dobrze zarządzać czasem to: ustalanie priorytetów, dobra organizacja, delegowanie zadań, strategiczne planowanie i rozwiązywanie problemów.
• Aby pochwalić się swoją organizacją czasu w CV, nie podawaj po prostu listy umiejętności, tylko opisz przykłady ich użycia w swoim doświadczeniu, 
• Aby poprawić swoje zarządzanie czasem: skoncentruj się na najważniejszych zadaniach, ignorując te, które wydają się pilne, ale niekoniecznie trzeba je wykonać. Zajmuj się najtrudniejszą praca, kiedy czujesz się w pełni sił. W końcu — stwórz grafik i stale się go trzymaj.

Dzięki za lekturę mojego artykułu! Teraz bardzo przydałaby mi się wskazówki od Ciebie. Jakie umiejętności są Twoim zdaniem najważniejsze w zarządzaniu czasem w dzisiejszym świecie? Daj mi znać w komentarzu, nie będę zwlekał z odpowiedzią!