Polski
    Moje konto

    Kontroluj swoje dane

    Używamy plików cookie, aby udoskonalić proces tworzenia CV i listów motywacyjnych. Z tego powodu możemy udostępniać Twoje dane dotyczące użytkowania podmiotom trzecim. Więcej informacji o tym, jak używamy plików cookie, znajdziesz w naszej Polityce plików cookie. Jeśli chcesz ustawić preferencje dotyczące plików cookie, kliknij przycisk Ustawienia. Aby zaakceptować wszystkie pliki cookie, kliknij Akceptuj.

    Ustawienia Akceptuj

    Ustawienia plików cookie

    Kliknij na typy plików cookie poniżej, aby dostosować sposób korzystania z naszej witryny. Możesz swobodnie wyrazić, nie wyrazić lub wycofać zgodę. Pamiętaj, że wyłączenie plików cookie może wpłynąć na korzystanie z serwisu. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z naszą Polityką plików cookiePolityką prywatności.

    Wybierz akceptowane pliki cookie

    Analityka

    Te pliki cookie analizują sposób korzystania z naszej witryny przez naszych użytkowników, a także pozwalają sprawić, aby strona lepiej spełniała ich oczekiwania. Ten rodzaj plików cookie używanych w naszej witrynie nie identyfikuje, kim jesteś, ani nie pozwala nam wysyłać Ci ukierunkowanych reklam. Przykładowo, możemy używać plików cookie/technologii śledzących do celów analitycznych, aby określić liczbę odwiedzających naszą witrynę, określić w jaki sposób odwiedzający poruszają się po witrynie, a w szczególności, które strony odwiedzają. Pozwala nam to ulepszyć naszą stronę i usługi.

    Wydajność i personalizacja

    Te pliki cookie umożliwiają nam dostosowanie serwisu do Twoich preferencji. Pliki cookie związane z personalizacją służą do dostarczania treści, w tym reklam, dopasowanych do zainteresowań użytkownika w naszej witrynie i witrynach podmiotów trzecich w oparciu o sposób interakcji z różnymi elementami na naszej stronie, a także o śledzenie treści, do których uzyskujesz dostęp (w tym oglądanie filmów). Możemy również zbierać informacje o komputerze i/lub połączeniu, aby dostosować stronę do Twoich potrzeb. Podczas niektórych wizyt możemy używać narzędzi do mierzenia i gromadzenia informacji o sesji, w tym czasy odpowiedzi stron, błędy pobierania, czas spędzony na niektórych stronach i informacje o interakcji ze stronami.

    Reklamy

    Te pliki cookie są umieszczane przez firmy zewnętrzne w celu dostarczania ukierunkowanych treści opartych na tematach, które Cię interesują (na przykład dostarczanie reklam na Facebooku, które Cię zainteresują) i umożliwienia lepszej interakcji z platformami mediów społecznościowych, takimi jak Facebook.

    Niezbędne

    Te pliki cookie są niezbędne do działania witryny i do korzystania z jej funkcji. Niezbędne pliki cookie będą zawsze wykorzystywane, ponieważ są one potrzebne do prawidłowego działania witryny. Przykładowo, niezbędne pliki cookie obejmują między innymi: pliki cookie wykorzystywane do świadczenia usługi, utrzymywania konta, zapewniania dostępu do kreatora, stron płatności, tworzenia identyfikatorów dokumentów i przechowywania zgód.

    Aby zobaczyć szczegółową listę plików cookie, kliknij tutaj.

    Zapisz preferencje
    Jak nie marnować czasu? Pomogą trzy kluczowe wskazówki

    Jak nie marnować czasu? Pomogą trzy kluczowe wskazówki

    Umiejętne zarządzanie czasem to nieoceniona zdolność, zarówno w pracy, jak i życiu codziennym. Czym jest i jak się go nauczyć? Przejdźmy od razu do sedna.

     

    Z tego poradnika dowiesz się:

    • jakie są najważniejsze umiejętności, które pozwalają skutecznie zarządzać czasem. 
    • w jaki sposób zaprezentować umiejętność organizacji czasu w CV, tak aby zrobić wrażenie na rekruterach.
    • jak odpowiadać na pytania rekrutera o organizację czasu. 
    • co na temat zarządzania czasu mogą Ci podpowiedzieć eksperci — tak abyś mógł robić to lepiej od zaraz!

     

    Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.

     

    szablon cv

    Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.

     

    Oto opinia Gosi — jednej z użytkowniczek naszego kreatora:

     

    Dzięki takiemu świetnemu CV i listowi dostałam super pracę bardzo szybko!

     

    Stwórz CV teraz

     

    1

    Jak poprawić swoją organizację czasu? Trzy kluczowe wskazówki.

     

    Niestety muszę być z Tobą szczery: Lepsze zarządzanie czasem przychodzi właśnie z czasem oraz z praktyką. Jednakże... 

     

    Są metody, które możesz zacząć wprowadzić w życie od zaraz, żeby poprawić swoją organizację czasu. Wszystko zaczyna się od ustalenia priorytetów. 

     

    1. Zrozum różnicę pomiędzy słowami „pilne” i „ważne” 

     

    Pilne sprawy wymagają od Ciebie natychmiastowej reakcji. Ale to, że coś jest pilne, nie musi znaczyć, że jest to też ważne. Załatwianie spraw, które wydają się pline, ale w rzeczywistości mają małe znaczenie kosztuje nas wszystkich dużo czasu. 

     

    Zawsze skupiaj uwagę na tym, co ważne, zaczynając od pilnych rzeczy, by następnie przejść do tych mniej palących. 

     

    Jeśli chodzi o sprawy, które są pilne, ale niespecjalnie istotne — staraj się je zlecić komuś, kto może się nimi zająć. A jeśli nie masz takiej osoby, wróć do nich później (o ile to w ogóle konieczne). 

     

    A sprawy, które nie są ani pilne, ani ważne? Zignoruj je. Albo — jeśli to coś, co tak naprawdę lubisz robić, typu sprawdzanie branżowych nowinek na Twitterze — zostaw to na sam koniec.

     

    Aby ułatwić sobie organizację zadań, zastosuj siatkę priorytetów, taką jak ta:


    zarzadzanie czasem

     

    Oto kilka praktycznych przykładów zadań z różnych pól, dzięki którym zrozumiesz różnicę:

     

    Pilne i ważne zadania (zrób je teraz!):  

     

    • Mija termin zapłacenia podatku
    • Nagły kryzys w pracy
    • Telefon od kluczowego klienta

     

    Ważne zadania, które nie są pilne (zrób je w następnej kolejności):

     

    • Trening fizyczny
    • Długofalowe planowanie 
    • Zdobycie nowej umiejętności 

     

    Pilne, ale nieistotne zadania (zrób później albo zleć komuś):

     

    • Telefon od telemarketera 
    • Większość maili
    • Prośby o przysługę od współpracowników

     

    Sprawy, które nie są ani ważne ani pilne (zignoruj je):

     

    • Przeglądanie mediów społecznościowych
    • Plotkowanie ze współpracownikami
    • Zadania, które nie należą do Twoich kompetencji

     

    2. Zajmij się trudnymi wyzwaniami wtedy, kiedy jesteś u szczytu sił 

     

    Każdy z nas ma pory dnia, kiedy jesteśmy najbardziej produktywni. Jeżeli to możliwe, zarezerwuj ten czas na swoje najtrudniejsze zadania, które wymagają pełnego skupienia.

     

    Ja na przykład jestem typowym przeciwieństwem rannego ptaszka. Wiem, że nie jestem w stanie napisać nic sensownego przez 2-3 godziny po przebudzeniu. Właśnie dlatego na tę porę dnia ustalam sobie mniej wymagające obowiązki, takie jak odpowiadanie na maile, dokumentacja mojej pracy itp. 

     

    Siatka priorytetów z poprzedniej sekcji przyda się także tutaj: mając listę mniejszych, niezbyt pilnych, ale ważnych zadań, możesz do niej sięgnąć, kiedy masz chwilę czasu, ale nie czujesz się na siłach, by wziąć na siebie skomplikowane sprawy. 

     

    3. Trzymaj się grafiku i ustalonych terminów

     

    Keith Wilcox, badacz z Uniwersytetu Columbia, przeanalizował pół miliona zadań wprowadzonych do popularnej aplikacji do tworzenia list, aby zbadać zachowanie użytkowników.

     

    Obliczył, że kiedy użytkownicy przesuwają termin wykonania zadania, potrzebują na jego wykonanie średnio o 16 dni więcej, niż wtedy, gdy utrzymują pierwotnie ustalony termin. 

     

    Niedotrzymywanie terminów to w zasadzie standard — użytkownicy z badania Wilcoxa zmieniali terminy 51% zadań.

     

    Stąd lepiej jest stworzyć plan na cały tydzień, dzięki czemu nie musisz tracić czasu na zastanawianie się, co zrobić w następnej kolejności.

     

    A najlepiej jest opracować listę zadań do zrobienia, w której zawrzemy wszelkie czynności, które chcemy wykonać w danym tygodniu (i w danym dniu), potem wprowadzić ją do kalendarza i pozwolić kalendarzowi nami sterować. 

     

    Chcesz dowiedzieć się więcej o byciu lepszym w zarządzaniu czasem i priorytetami? Przeczytaj nasz artykuł ze wskazówkami od zawodowych project managerów: Twoje życie osobiste to projekt. Zarządzaj nim niczym project manager.

     

    zarządzanie czasem

     

    3

    Umiejętności pozwalające dobrze zarządzać czasem

     

     

    Sprawne zarządzanie czasem w pracy to mus. Jak pokazało niedawne badanie LinkedIn, zarządzanie czasem to jedna z pięciu najbardziej pożądanych miękkich umiejętności w 2021 roku.

     

    A co takiego czyni zarządzanie czasem jeszcze bardziej pożądanym? 

     

    Właśnie to, że jest to miękka umiejętność. 

     

    Oznacza to, że można zastosować ją w najróżniejszych branżach i na wszystkich stanowiskach. Niezależnie od tego, czym się zajmujesz — jeżeli poprawisz się w zarządzaniu czasem, znacząco zwiększysz swoje szanse na lepsze zatrudnienie. 

     

    Co zatem składa się na umiejętne zarządzanie czasem? 

     

    Zarządzanie czasem to:

     

    • Ustalanie priorytetów 
    • Delegowanie zadań
    • Podejmowanie decyzji
    • Ustalanie celów
    • Wielozadaniowość
    • Rozwiązywanie problemów
    • Myślenie strategiczne
    • Planowanie grafiku
    • Umawianie spotkań 
    • Zapisywanie informacji
    • Dobra organizacja i porządek w papierach
    • Dotrzymywanie terminów
    • Świadomość swoich mocnych i słabych stron
    • Radzenie sobie ze stresem i problemami
    • Efektywna praca w grupie
    • Pilnowanie dokumentacji 
    • Analiza i ocena 
    • Zarządzanie przestrzenią biurową
    • Prowadzenie inwentaryzacji
    • Zarządzanie środkami 

     

    Jak widzisz, wiele różnych elementów składa się na skuteczne zarządzanie czasem. 

     

    Nie wystarczy wrzucić kilku z powyższych punktów do listy umiejętności w CV, podobnie jak podczas rozmowy o pracę nie wystarczy po prostu powiedzieć: „świetnie sobie radzę z zarządzaniem czasem”.

     

    Musisz udowodnić, że naprawdę posiadasz te umiejętności. Najlepiej pokazując przykłady, jak zastosowałeś je w praktyce. 

     

    Spójrzmy więc, jak możesz to zrobić.

     

    Zaczniemy od prezentacji umiejętności organizacji czasu w Twoim CV.

     

    (Jeżeli bardziej zależy Ci, by nauczyć się odpowiadać na pytania na rozmowie o pracę, przejdź do następnej sekcji.) 

     

    3

    Jak przedstawić swoją zdolność zarządzania czasem w CV

     

    A więc w ogłoszeniu o pracy, którą chcesz zdobyć, był wymóg sprawnego zarządzania czasem...

     

    Jak już mówiłem, nie możesz po prostu wpisać „zarządzania czasem” do swojej listy umiejętności w CV. Nie tędy droga.

     

    Jasne, że wplecenie kilku odpowiednich słów kluczowych w sekcję poświęconą umiejętnościom może ułatwić Twojemu CV pomyślne przejście przez skan ATS (czyli oprogramowanie Applicant Tracking System, które sprawdza, czy Twoje CV pasuje do oferty pracy, na którą zaaplikowałeś).

     

    Ale gdy tylko lekturą Twojego CV zajmie się człowiek, będzie chciał dowiedzieć się, jakie masz dowody na poparcie zdolności, którymi się chwalisz.

     

    Będziesz musiał opisać sytuacje z życia wzięte, w których zastosowałeś konkretne elementy, które składają się na umiejętne zarządzania czasem. 

     

    W którym miejscu CV najlepiej to zrobić?

     

    W opisach poprzednich stanowisk i osiągnięć, czyli w sekcji poświęconej doświadczeniu zawodowemu. Tak to powinno wyglądać w praktyce:

     

    Zarządzanie czasem w CV — przykłady dla różnych zawodów

     

    Sekretarka

     

    • Wprowadziłam system umawiania wizyt, który zwiększył wydajność biura o 15%.
    • Otrzymałam pochwały od dwóch przełożonych za skrupulatne prowadzenie zapisów.

     

    Asystent kierownictwa

     

    • Prowadziłem skomplikowane grafiki i plany podróży dla trzech kierowników, jednocześnie zarządzając ogólnymi sprawami administracyjnymi.
    • Wprowadziłem nowy system komunikacji wewnętrznej między asystentami, dzięki któremu firma zaoszczędziła średnio 4 roboczogodziny w tygodniu. 

     

    Project menedżerka

     

    • Zarządzałam nagradzanym projektem w oparciu o metodę Lean. Pod moim kierownictwem nastąpiła poprawa jakości o 32%, czas pozyskiwania klienta zmniejszył się o 21%, koszty — o 48%.
    • Pracowałam jako Scrum master nad rozwojem 15 produktów. Moje projekty wykorzystały średnio jedynie 90% budżetu, a każdy z nich był zakończony w terminie.

     

    Inżynier oprogramowania

     

    • Zoptymalizowałem beta-testing wydajności pracy, co doprowadziło do podwojenia wyników terminowej realizacji zadań. 
    • Pracowałem nad dostosowaniem priorytetów w mapie tworzenia oprogramowania, tak aby wszystkie projekty zostały wykonane w terminie.

     

    Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o prezentacji swoich umiejętności i osiągnięć w CV, sprawdź poradnik Nowoczesne CV na 2021.

     

    4

    Przykładowe pytania i odpowiedzi na temat zarządzania czasem podczas rozmowy o pracę 

     

    Gratulacje!

     

    W Twoim CV udało Ci się skutecznie zademonstrować swoją umiejętność zarządzania czasem i ustalania priorytetów, i zaproszono Cię na rozmowę.

     

    Muszę Cię więc uprzedzić, że większość potencjalnych pracodawców będzie chciało poznać jeszcze więcej szczegółów dotyczących Twojej organizacji czasu. I będzie coraz trudniej. 

     

    Pytania o zarządzanie czasem najczęściej zaliczają się do kategorii pytań sytuacyjnych.

     

    Spójrzmy na kilka przykładów pytań z rozmów kwalifikacyjnych oraz na przykładowe odpowiedzi — te trafne, a także takie, których lepiej się wystrzegać.

     

    1. Opowiedz mi o sytuacji, w której musiałeś uporać się z natłokiem zadań 

     

    W tym pytaniu chodzi przede wszystkim o zdolność ustalania priorytetów. Przyjrzyj się poniższym przykładom odpowiedzi. Czym się różnią? 

     

    DOBRZE
    Mieliśmy trzy duże zamówienia na raz. Zleciłem najmniej skomplikowane z nich szefowi asystentów i przeorganizowałem grafik mniej pilnych zadań, tak aby mieć czas na dwa pozostałe zamówienia. Wszystkie zamówienia zostały wysłane na czas, a dodatkowo zarobiliśmy 200 tysięcy złotych, bo klienci zdecydowali powtórzyć transakcje. Szef asystentów stanął na wysokości zadania, za co otrzymał pochwały od kierownictwa. 
    ŹLE
    W którymś momencie przyszło kilka dużych zamówień. Wziąłem nadgodziny i wszystko udało się dopiąć.  


    W którymś momencie przyszło kilka dużych zamówień. Wziąłem nadgodziny i wszystko udało się dopiąć. 

     

    Pierwsza odpowiedź wykazuje dwie świetne umiejętności związane z organizacją czasu, czyli zdolność decydowania o priorytetach oraz sprawne delegowanie zadań.

     

    (A dodatkowo demonstruje ogólne umiejętności managerskie!) 

     

    A druga odpowiedź? Powiedzmy sobie szczerze: jakkolwiek nadgodziny są wyznacznikiem poświęcenia dla dobra firmy, są one dokładnym przeciwieństwem skutecznego zarządzania czasem w pracy. 

     

    2. Opowiedz mi o jakimś długofalowym projekcie, którym zarządzałaś. Jak udało Ci się dotrzymać terminów? 

     

    DOBRZE
    Mój zespół musiał stworzyć aplikację typu SaaS dla ważnego klienta. Wprowadziłam organizację pracy w oparciu o technikę Agile SDLC: pracowaliśmy w dwutygodniowych sprintach z codziennymi spotkaniami typu stand-up. Podział obowiązków zależny od etapu rozwoju produktu pozwolił nam zakończyć projekt, wykorzystując o 20% czasu mniej, niż w pierwotnym grafiku.
    ŹLE
    Musieliśmy stworzyć aplikację typu SaaS dla dużego klienta. Dopięcie wszystkich elementów zajęło nam rok. Przez cały czas trzymałam się bardzo rygorystycznego grafiku zadań.


    Dobra odpowiedź pokazuje, że kandydatka skutecznie zarządza projektem oraz świetnie radzi sobie z pracą w grupie. 

     

    A ta nietrafiona? Jest w niej zdecydowanie zbyt mało szczegółów, przez co cała odpowiedź nie jest przekonująca. 

     

    3. Opisz sytuację, w której w Twoim grafiku było zbyt wiele zadań do wykonania. Jak się z tym uporałeś? 

     

    DOBRZE
    Kiedy nasz dział uległ redukcji, spadło na mnie dwa razy więcej obowiązków niż zazwyczaj. Zredukowałem czas potrzebny na moje zadania dzięki zastosowaniu nowego oprogramowania do transkrypcji oraz nowego systemu sortowania rozmów kwalifikacyjnych. W ten sposób byłem w stanie wykonać dwa razy więcej zadań w tym samym czasie.
    ŹLE
    W okresie świątecznej gorączki miałem do wykonania znacznie więcej zadań niż zazwyczaj. Ponieważ wykonanie ich oznaczałoby codzienne nadgodziny, wytłumaczyłem moim przełożonym, że nie jestem w stanie zrobić niektórych rzeczy w wyznaczonych terminach, a oni zgodzili się z moim stanowiskiem.

     

    Poprawna odpowiedź stanowi idealny przykład rozwiązywania problemów, radzenia sobie w trudnych sytuacjach, a także kreatywnego myślenia.

     

    Z kolei odpowiedź sklasyfikowana tutaj jako zły przykład tak naprawdę nie jest najgorsza. Czasami lepiej jest poświęcić część projektów, by lepiej wykonać inne. Dobrze jest też wiedzieć, kiedy nadchodzi czas na taki wybór. 

     

    Tylko że taka odpowiedź może być wzięta za brak inicjatywy, a to może się skreślić kandydata w oczach rekrutera.

     

    Aby przygotować się na każde pytanie, jakie może zadać Ci rekruter, przeczytaj przewodnik: Pytania na rozmowie kwalifikacyjnej i gotowe odpowiedzi

     

    Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.

     

    Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.

     

     

    Najważniejsze wnioski

     

    Oto podsumowanie kluczowych lekcji na temat umiejętnego zarządzania czasem: 

    • Sprawne zarządzanie czasem jest jedną z pięciu najbardziej pożądanych miękkich umiejętności w 2021 roku. 
    • Przykłady zdolności pozwalających dobrze zarządzać czasem to: ustalanie priorytetów, dobra organizacja, delegowanie zadań, strategiczne planowanie i rozwiązywanie problemów.
    • Aby pochwalić się swoją organizacją czasu w CV, nie podawaj po prostu listy umiejętności, tylko opisz przykłady ich użycia w swoim doświadczeniu, 
    • Aby poprawić swoje zarządzanie czasem: skoncentruj się na najważniejszych zadaniach, ignorując te, które wydają się pilne, ale niekoniecznie trzeba je wykonać. Zajmuj się najtrudniejszą praca, kiedy czujesz się w pełni sił. W końcu — stwórz grafik i stale się go trzymaj.

     

    Musisz napisać również list motywacyjny? W naszym kreatorze znajdziesz nowoczesne wzory do wypełnienia i praktyczne porady. Stwórz list motywacyjny w 5 minut tutaj.

     

    Zobacz inne szablony, stwórz list motywacyjny i pobierz dokument w PDF tutaj.

     

    Dzięki za lekturę mojego artykułu! Teraz bardzo przydałaby mi się wskazówki od Ciebie. Jakie umiejętności są Twoim zdaniem najważniejsze w zarządzaniu czasem w dzisiejszym świecie? Daj mi znać w komentarzu, nie będę zwlekał z odpowiedzią!

    Oceń mój artykuł: zarzadzanie czasem
    Średnia: 5 (10 oceny)
    Dziękujemy za ocenę naszego artykułu!
    Michał Tomaszewski
    Michał jest ekspertem kariery i koordynatorem newslettera InterviewMe. Przeprowadza wywiady z najciekawszymi ludźmi, aby dostarczyć najbardziej inspirujące historie wprost do Waszych skrzynek mailowych.
    Twitter Linkedin Website

    Podobne artykuły