Moje konto
Zarządzanie czasem - jak się go nauczyć i jak wpisać w CV

Zarządzanie czasem - jak się go nauczyć i jak wpisać w CV

Umiejętne zarządzanie czasem to nieoceniona zdolność, zarówno w pracy, jak i życiu codziennym.

 

Czym jest i jak się go nauczyć? Przejdźmy od razu do sedna.

 

Z tego poradnika dowiesz się:

  • jakie są najważniejsze umiejętności, które pozwalają skutecznie zarządzać czasem. 
  • w jaki sposób zaprezentować umiejętność organizacji czasu w CV, tak aby zrobić wrażenie na rekruterach.
  • jak odpowiadać na pytania rekrutera o organizację czasu. 
  • co na temat zarządzania czasu mogą Ci podpowiedzieć eksperci — tak abyś mógł robić to lepiej od zaraz!

 

1

Umiejętności pozwalające dobrze zarządzać czasem 

 

Sprawne zarządzanie czasem w pracy to mus. Jak pokazało niedawne badanie LinkedIn, zarządzanie czasem to jedna z pięciu najbardziej pożądanych miękkich umiejętności w 2019 roku.

 

A co takiego czyni zarządzanie czasem jeszcze bardziej pożądanym? 

 

Właśnie to, że jest to miękka umiejętność. 

 

Oznacza to, że można zastosować ją w najróżniejszych branżach i na wszystkich stanowiskach. Niezależnie od tego, czym się zajmujesz — jeżeli poprawisz się w zarządzaniu czasem, znacząco zwiększysz swoje szanse na lepsze zatrudnienie. 

 

Co zatem składa się na umiejętne zarządzanie czasem? 

 

Zarządzanie czasem to:

 

  • Ustalanie priorytetów 
  • Delegowanie zadań
  • Podejmowanie decyzji
  • Ustalanie celów
  • Wielozadaniowość
  • Rozwiązywanie problemów
  • Myślenie strategiczne
  • Planowanie grafiku
  • Umawianie spotkań 
  • Zapisywanie informacji
  • Dobra organizacja i porządek w papierach
  • Dotrzymywanie terminów
  • Świadomość swoich mocnych i słabych stron
  • Radzenie sobie ze stresem i problemami
  • Efektywna praca w grupie
  • Pilnowanie dokumentacji 
  • Analiza i ocena 
  • Zarządzanie przestrzenią biurową
  • Prowadzenie inwentaryzacji
  • Zarządzanie środkami 

 

Jak widzisz, wiele różnych elementów składa się na skuteczne zarządzanie czasem. 

 

Nie wystarczy wrzucić kilku z powyższych punktów do listy umiejętności w CV, podobnie jak podczas rozmowy o pracę nie wystarczy po prostu powiedzieć: „świetnie sobie radzę z zarządzaniem czasem”.

 

Musisz udowodnić, że naprawdę posiadasz te umiejętności. Najlepiej pokazując przykłady, jak zastosowałeś je w praktyce. 

 

Spójrzmy więc, jak możesz to zrobić.

 

Zaczniemy od prezentacji umiejętności organizacji czasu w Twoim CV.

 

(Jeżeli bardziej zależy Ci, by nauczyć się odpowiadać na pytania na rozmowie o pracę, przejdź do następnej sekcji.) 

 

2

Jak przedstawić swoją zdolność zarządzania czasem w CV

 

A więc w ogłoszeniu o pracy, którą chcesz zdobyć, był wymóg sprawnego zarządzania czasem...

 

Jak już mówiłem, nie możesz po prostu wpisać „zarządzania czasem” do swojej listy umiejętności w CV. Nie tędy droga.

 

Jasne, że wplecenie kilku odpowiednich słów kluczowych w sekcję poświęconą umiejętnościom może ułatwić Twojemu CV pomyślne przejście przez skan ATS (czyli oprogramowanie Applicant Tracking System, które sprawdza, czy Twoje CV pasuje do oferty pracy, na którą zaaplikowałeś).

 

Ale gdy tylko lekturą Twojego CV zajmie się człowiek, będzie chciał dowiedzieć się, jakie masz dowody na poparcie zdolności, którymi się chwalisz.

 

Będziesz musiał opisać sytuacje z życia wzięte, w których zastosowałeś konkretne elementy, które składają się na umiejętne zarządzania czasem. 

 

W którym miejscu CV najlepiej to zrobić?

 

W opisach poprzednich stanowisk i osiągnięć, czyli w sekcji poświęconej doświadczeniu zawodowemu. Tak to powinno wyglądać w praktyce:

 

Zarządzanie czasem w CV — przykłady dla różnych zawodów

 

Sekretarka

 

  • Wprowadziłam system umawiania wizyt, który zwiększył wydajność biura o 15%.
  • Otrzymałam pochwały od dwóch przełożonych za skrupulatne prowadzenie zapisów.

 

Asystent kierownictwa

 

  • Prowadziłem skomplikowane grafiki i plany podróży dla trzech kierowników, jednocześnie zarządzając ogólnymi sprawami administracyjnymi.
  • Wprowadziłem nowy system komunikacji wewnętrznej między asystentami, dzięki któremu firma zaoszczędziła średnio 4 roboczogodziny w tygodniu. 

 

Project menedżerka

 

  • Zarządzałam nagradzanym projektem w oparciu o metodę Lean. Pod moim kierownictwem nastąpiła poprawa jakości o 32%, czas pozyskiwania klienta zmniejszył się o 21%, koszty — o 48%.
  • Pracowałam jako Scrum master nad rozwojem 15 produktów. Moje projekty wykorzystały średnio jedynie 90% budżetu, a każdy z nich był zakończony w terminie.

 

Inżynier oprogramowania

 

  • Zoptymalizowałem beta-testing wydajności pracy, co doprowadziło do podwojenia wyników terminowej realizacji zadań. 
  • Pracowałem nad dostosowaniem priorytetów w mapie tworzenia oprogramowania, tak aby wszystkie projekty zostały wykonane w terminie.

 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o prezentacji swoich umiejętności i osiągnięć w CV, sprawdź poradnik Nowoczesne CV na 2019.

 

3

Przykładowe pytania i odpowiedzi na temat zarządzania czasem podczas rozmowy o pracę 

 

Gratulacje!

 

W Twoim CV udało Ci się skutecznie zademonstrować swoją umiejętność zarządzania czasem i ustalania priorytetów, i zaproszono Cię na rozmowę.

 

Muszę Cię więc uprzedzić, że większość potencjalnych pracodawców będzie chciało poznać jeszcze więcej szczegółów dotyczących Twojej organizacji czasu. I będzie coraz trudniej. 

 

Pytania o zarządzanie czasem najczęściej zaliczają się do kategorii pytań sytuacyjnych.

 

Spójrzmy na kilka przykładów pytań z rozmów kwalifikacyjnych oraz na przykładowe odpowiedzi — te trafne, a także takie, których lepiej się wystrzegać.

 

1. Opowiedz mi o sytuacji, w której musiałeś uporać się z natłokiem zadań 

 

W tym pytaniu chodzi przede wszystkim o zdolność ustalania priorytetów. Przyjrzyj się poniższym przykładom odpowiedzi. Czym się różnią? 

 

DOBRZE
Mieliśmy trzy duże zamówienia na raz. Zleciłem najmniej skomplikowane z nich szefowi asystentów i przeorganizowałem grafik mniej pilnych zadań, tak aby mieć czas na dwa pozostałe zamówienia. Wszystkie zamówienia zostały wysłane na czas, a dodatkowo zarobiliśmy 200 tysięcy złotych, bo klienci zdecydowali powtórzyć transakcje. Szef asystentów stanął na wysokości zadania, za co otrzymał pochwały od kierownictwa. 
ŹLE
W którymś momencie przyszło kilka dużych zamówień. Wziąłem nadgodziny i wszystko udało się dopiąć.  


W którymś momencie przyszło kilka dużych zamówień. Wziąłem nadgodziny i wszystko udało się dopiąć. 

 

Pierwsza odpowiedź wykazuje dwie świetne umiejętności związane z organizacją czasu, czyli zdolność decydowania o priorytetach oraz sprawne delegowanie zadań.

 

(A dodatkowo demonstruje ogólne umiejętności managerskie!) 

 

A druga odpowiedź? Powiedzmy sobie szczerze: jakkolwiek nadgodziny są wyznacznikiem poświęcenia dla dobra firmy, są one dokładnym przeciwieństwem skutecznego zarządzania czasem w pracy. 

 

2. Opowiedz mi o jakimś długofalowym projekcie, którym zarządzałaś. Jak udało Ci się dotrzymać terminów? 

 

DOBRZE
Mój zespół musiał stworzyć aplikację typu SaaS dla ważnego klienta. Wprowadziłam organizację pracy w oparciu o technikę Agile SDLC: pracowaliśmy w dwutygodniowych sprintach z codziennymi spotkaniami typu stand-up. Podział obowiązków zależny od etapu rozwoju produktu pozwolił nam zakończyć projekt, wykorzystując o 20% czasu mniej, niż w pierwotnym grafiku.
ŹLE
Musieliśmy stworzyć aplikację typu SaaS dla dużego klienta. Dopięcie wszystkich elementów zajęło nam rok. Przez cały czas trzymałam się bardzo rygorystycznego grafiku zadań.


Dobra odpowiedź pokazuje, że kandydatka skutecznie zarządza projektem oraz świetnie radzi sobie z pracą w grupie. 

 

A ta nietrafiona? Jest w niej zdecydowanie zbyt mało szczegółów, przez co cała odpowiedź nie jest przekonująca. 

 

3. Opisz sytuację, w której w Twoim grafiku było zbyt wiele zadań do wykonania. Jak się z tym uporałeś? 

 

DOBRZE
Kiedy nasz dział uległ redukcji, spadło na mnie dwa razy więcej obowiązków niż zazwyczaj. Zredukowałem czas potrzebny na moje zadania dzięki zastosowaniu nowego oprogramowania do transkrypcji oraz nowego systemu sortowania rozmów kwalifikacyjnych. W ten sposób byłem w stanie wykonać dwa razy więcej zadań w tym samym czasie.
ŹLE
W okresie świątecznej gorączki miałem do wykonania znacznie więcej zadań niż zazwyczaj. Ponieważ wykonanie ich oznaczałoby codzienne nadgodziny, wytłumaczyłem moim przełożonym, że nie jestem w stanie zrobić niektórych rzeczy w wyznaczonych terminach, a oni zgodzili się z moim stanowiskiem.

 

Poprawna odpowiedź stanowi idealny przykład rozwiązywania problemów, radzenia sobie w trudnych sytuacjach, a także kreatywnego myślenia.

 

Z kolei odpowiedź sklasyfikowana tutaj jako zły przykład tak naprawdę nie jest najgorsza. Czasami lepiej jest poświęcić część projektów, by lepiej wykonać inne. Dobrze jest też wiedzieć, kiedy nadchodzi czas na taki wybór. 

 

Tylko że taka odpowiedź może być wzięta za brak inicjatywy, a to może się skreślić kandydata w oczach rekrutera.

 

Aby przygotować się na każde pytanie, jakie może zadać Ci rekruter, przeczytaj przewodnik: Pytania na rozmowie kwalifikacyjnej i gotowe odpowiedzi

 

4

Jak poprawić swoją organizację czasu? Trzy kluczowe wskazówki.

 

Niestety muszę być z Tobą szczery:

 

Lepsze zarządzanie czasem przychodzi właśnie z czasem oraz z praktyką. Jednakże... 

 

Są metody, które możesz zacząć wprowadzić w życie od zaraz, żeby poprawić swoją organizację czasu. Wszystko zaczyna się od ustalenia priorytetów. 

 

1. Zrozum różnicę pomiędzy słowami „pilne” i „ważne” 

 

Pilne sprawy wymagają od Ciebie natychmiastowej reakcji. Ale to, że coś jest pilne, nie musi znaczyć, że jest to też ważne.

 

Załatwianie spraw, które wydają się pline, ale w rzeczywistości mają małe znaczenie kosztuje nas wszystkich dużo czasu. 

 

Zawsze skupiaj uwagę na tym, co ważne, zaczynając od pilnych rzeczy, by następnie przejść do tych mniej palących. 

 

Jeśli chodzi o sprawy, które są pilne, ale niespecjalnie istotne — staraj się je zlecić komuś, kto może się nimi zająć. A jeśli nie masz takiej osoby, wróć do nich później (o ile to w ogóle konieczne). 

 

A sprawy, które nie są ani pilne, ani ważne? Zignoruj je. Albo — jeśli to coś, co tak naprawdę lubisz robić, typu sprawdzanie branżowych nowinek na Twitterze — zostaw to na sam koniec.

 

Aby ułatwić sobie organizację zadań, zastosuj siatkę priorytetów, taką jak ta:


zarzadzanie czasem

 

Oto kilka praktycznych przykładów zadań z różnych pól, dzięki którym zrozumiesz różnicę:

 

Pilne i ważne zadania: zrób je teraz. 

 

  • Mija termin zapłacenia podatku
  • Nagły kryzys w pracy
  • Telefon od kluczowego klienta

 

Ważne zadania, które nie są pilne: zrób je w następnej kolejności.

 

  • Trening fizyczny
  • Długofalowe planowanie 
  • Zdobycie nowej umiejętności 

 

Pilne, ale nieistotne zadania: zrób później (jeśli wciąż będzie to konieczne) albo zleć komuś.

 

  • Telefon od telemarketera 
  • Większość maili
  • Prośby o przysługę od współpracowników

 

Sprawy, które nie są ani ważne ani pilne: zignoruj je.

 

  • Przeglądanie mediów społecznościowych
  • Plotkowanie ze współpracownikami
  • Zadania, które nie należą do Twoich kompetencji

 

2. Zajmij się trudnymi wyzwaniami wtedy, kiedy jesteś u szczytu sił 

 

Każdy z nas ma pory dnia, kiedy jesteśmy najbardziej produktywni. Jeżeli to możliwe, zarezerwuj ten czas na swoje najtrudniejsze zadania, które wymagają pełnego skupienia.

 

Ja na przykład jestem typowym przeciwieństwem rannego ptaszka. Wiem, że nie jestem w stanie napisać nic sensownego przez 2-3 godziny po przebudzeniu. Właśnie dlatego na tę porę dnia ustalam sobie mniej wymagające obowiązki, takie jak odpowiadanie na maile, dokumentacja mojej pracy itp. 

 

Siatka priorytetów z poprzedniej sekcji przyda się także tutaj: mając listę mniejszych, niezbyt pilnych, ale ważnych zadań, możesz do niej sięgnąć, kiedy masz chwilę czasu, ale nie czujesz się na siłach, by wziąć na siebie skomplikowane sprawy. 

 

3. Trzymaj się grafiku i ustalonych terminów

 

Keith Wilcox, badacz z Uniwersytetu Columbia, przeanalizował pół miliona zadań wprowadzonych do popularnej aplikacji do tworzenia list, aby zbadać zachowanie użytkowników.

 

Obliczył, że kiedy użytkownicy przesuwają termin wykonania zadania, potrzebują na jego wykonanie średnio o 16 dni więcej, niż wtedy, gdy utrzymują pierwotnie ustalony termin. 

 

Niedotrzymywanie terminów to w zasadzie standard — użytkownicy z badania Wilcoxa zmieniali terminy 51% zadań.

 

Stąd lepiej jest stworzyć plan na cały tydzień, dzięki czemu nie musisz tracić czasu na zastanawianie się, co zrobić w następnej kolejności.

 

A najlepiej jest opracować listę zadań do zrobienia, w której zawrzemy wszelkie czynności, które chcemy wykonać w danym tygodniu (i w danym dniu), potem wprowadzić ją do kalendarza i pozwolić kalendarzowi nami sterować. 

 

Chcesz dowiedzieć się więcej o byciu lepszym w zarządzaniu czasem i priorytetami? Przeczytaj nasz artykuł ze wskazówkami od zawodowych project managerów: Twoje życie osobiste to projekt. Zarządzaj nim niczym project manager.

 

Najważniejsze wnioski

 

Oto podsumowanie kluczowych lekcji na temat umiejętnego zarządzania czasem: 

  • Sprawne zarządzanie czasem jest jedną z pięciu najbardziej pożądanych miękkich umiejętności w 2019 roku. 
  • Przykłady zdolności pozwalających dobrze zarządzać czasem to: ustalanie priorytetów, dobra organizacja, delegowanie zadań, strategiczne planowanie i rozwiązywanie problemów.
  • Aby pochwalić się swoją organizacją czasu w CV, nie podawaj po prostu listy umiejętności, tylko opisz przykłady ich użycia w swoim doświadczeniu, 
  • Aby poprawić swoje zarządzanie czasem: skoncentruj się na najważniejszych zadaniach, ignorując te, które wydają się pilne, ale niekoniecznie trzeba je wykonać. Zajmuj się najtrudniejszą praca, kiedy czujesz się w pełni sił. W końcu — stwórz grafik i stale się go trzymaj.

 

Dzięki za lekturę mojego artykułu! Teraz bardzo przydałaby mi się wskazówki od Ciebie. Jakie umiejętności są Twoim zdaniem najważniejsze w zarządzaniu czasem w dzisiejszym świecie? Daj mi znać w komentarzu, nie będę zwlekał z odpowiedzią!

Oceń mój artykuł
Średnia: 0 (0 oceny)
Dziękujemy za ocenę naszego artykułu!
Michał Tomaszewski
Michał jest ekspertem kariery i koordynatorem newslettera InterviewMe. Przeprowadza wywiady z najciekawszymi ludźmi, aby dostarczyć najbardziej inspirujące historie wprost do Waszych skrzynek mailowych.
Twitter Linkedin Website

Podobne artykuły