Moje konto
Twoje życie osobiste to projekt. Zarządzaj nim niczym project manager

Twoje życie osobiste to projekt. Zarządzaj nim niczym project manager

Michał Tomaszewski
Michał Tomaszewski
Ekspert kariery

Masz coś do zrobienia. Ustalasz sobie datę. Po jakimś czasie w końcu zabierasz się do roboty.

 

Deadline już dawno minął, a Ty wciąż przy tym dłubiesz.

 

Dlaczego choć przez chwilę myślałem, że taki deadline miał jakikolwiek sens?

 

I gdzie u diabła podział się pierwotny budżet?!

 

Słyszałeś kiedykolwiek o „złudzeniu planowania”?

 

To uniwersalne pojęcie, pod którym kryją się wszelkie możliwe do popełnienia błędy przy planowaniu: niedoszacowanie kosztów i złożoności problemu, brak przygotowania na niespodzianki i zbyt dużo optymizmu, jeśli chodzi o czynniki zewnętrzne.

 

Wszyscy możemy walić się w piersi—

 

W pewnym eksperymencie poproszono grupę Amerykanów, by wstępnie oszacowali koszt remontu swoich kuchni.

 

Średni szacunek? 18,5 tysiąca dolarów.

 

Rzeczywisty koszt? Prawie 39 tysięcy.

 

A teraz spróbuj to wytłumaczyć swojemu bankowi!

 

Jak mówiłem, wszystkim nam się to zdarza, ale jednak istnieją ludzie, którzy zawsze mają wszystko pod kontrolą. A w dodatku za to — i tylko za to — się im płaci.

 

Project managerzy.

 

Władają nadprzyrodzonymi mocami? Albo mają po prostu farta? Zupełnie nie o to chodzi. Oni po prostu wiedzą parę rzeczy, których nie wiesz Ty.

 

Spokojnie — za chwilę Cię ich nauczą. A na dodatek polecą najfajniejsze i najprostsze w obsłudze apki do zarządzania, które pomogą Ci zawiadywać Twoim życiem niczym gwiazda project managementu.

 

Sprawdź, dlaczego wszyscy jesteśmy beznadziejni w planowaniu

 

Krok pierwszy: znajdź winnego Twoich dotychczasowych niepowodzeń.

 

Wyrok jest prosty: za wszystko odpowiada nadmierna pewność siebie.

 

Najlepiej tłumaczy to teoria „istnieje tylko to, co widzisz”, stworzona przez jednego z najwybitniejszych psychologów wszechczasów, laureata Nagrody Nobla w dziedzinie ekonomii, Daniela Kahnemana (każdy project manager, z którym rozmawiałem wspomniał o tej teorii).

 

Chodzi o to, że kiedy planujemy, zazwyczaj skupiamy się na „wiedzy poznanej” — zdarzeniach, które już widzieliśmy, i które możemy przewidzieć.

 

Jednak zapominamy, że istnieją:

 

  • „znane niewiadome” — rzeczy, o których wiemy, że mogą się wydarzyć, lecz ignorujemy ryzyko w nadziei, że się nie zdarzą (albo zajmiemy się nimi je później)
  • „nieznane niewiadome” — zdarzenia, których nie doświadczyliśmy i nie możemy przewidzieć.

 

Jeśli istnieje tylko to, co widzisz, to lepiej, żebyś widział wszystko.

 

A więc—

 

Wszystko podane na tablicy

 

Na każdą sprawę, którą załatwiasz tak naprawdę składa się kilka mniejszych spraw. Jasne, nie myślimy w taki sposób o wyprowadzaniu psa, robieniu herbaty albo wysłaniu maila do księgowości.

 

Ale o bardziej skomplikowanych sprawach też nie.

 

Szukając rozwiązania tego problemu, skontaktowałem się z Shaiem Shandilem, trenerem zarządzania specjalizującym się w metodyce Agile/Scrum, założycielem softsolutions.

 

Jego rada? Spójrz na tablicę.

 

To nie żadna buddyjska mantra. Shai mówi dosłownie. Spójrz. Na. Tablicę.

 

Najprostszym sposobem na rozprawienie się z piętrzącym się stosem zadań jest rozplanowanie ich wszystkich fizycznie — na tablicy.

 

To tzw. tablica kanban, po raz pierwszy użyta przez Taiichi Ohno w Toyocie.

 

Shai pokazał nam swoją tablicę, która pomogła mu przy przeprowadzce.


tablica kanban Shaia

 

Dość analogowy ten technokrata!

 

Zauważ dwie rzeczy—

 

Po pierwsze zadania na liście Shaia są bardzo konkretne.

 

Nie napisał na przykład „posprzątaj w domu”, tylko podzielił to zadanie na mniejsze, łatwiejsze do odhaczenia.

 

Do zrobienia:

 

  • odkurz dom
  • wyczyść szybę w drzwiach piekarnika
  • wyszoruj kuchnię.

 

Zrobione:

 

  • wyczyść prysznic
  • odetkaj odpływ
  • wybiel zasłony w kuchni
  • umyj podłogę w domu.

 

Po drugie wszyscy zainteresowani (np. Twój partner, dzieci albo współlokatorzy) mogą natychmiast sprawdzić status każdego z zadań.

 

„To GENIALNY sposób, żeby ludzie nie zawracali Ci głowy. Odpowiedzi na wszystkie pytania typu „Jak sobie radzisz z X?” są zawsze od razu dostępne” — mówi Shai.

 

Chyba wiem, nad czym się teraz głowisz—

 

Jak bardzo mam rozdrobnić moje zadania?

 

To pytanie, które zadaje większość początkujących użytkowników tablicy (i metody) kanban. Z kolei większość tutoriali kanban nie daje na nie odpowiedzi.

 

Nie bez powodu.

 

Nie ma uniwersalnego rozwiązania. Musisz być spostrzegawczy i nauczyć się, co działa najlepiej w Twoim przypadku.

 

Istnieją jednak dwie ogólne wytyczne:

 

Zależność od innych

 

Jednym z najczęstszych powodów opóźnień pracy jest fakt, że nie zależy ona od tylko jednego człowieka. Kiedy rozbijasz swoje sprawy do zrobienia, pamiętaj, żeby jasno zaznaczyć, kto jest współodpowiedzialny za każde z mniejszych zadań.

 

Liczba „udziałowców” w pojedynczym zadaniu nigdy nie powinna przekroczyć dwóch.

 

A co, jeśli tak się stanie?

 

To sygnał, że powinieneś jeszcze drobniej podzielić zadanie — na czynności niższego rzędu, które nie będą wymagały udziału wielu osób.

 

Czas

 

Ten czynnik opiera się na znacznie większej dozie spekulacji, ale jeśli potrzebujesz praktycznej zasady, proszę bardzo:

 

  • Minimalna długość zadania to 30 minut
  • Postaraj się nie przekraczać jednego dnia — dbaj o zdrowie psychiczne: nikt nie czuje się dobrze, jeśli ma coś do dokończenia nazajutrz.

 

Żeby dokładniej określić, co powinno znaleźć się na tablicy potrzeba czasu i wprawy. Na szczęście po kilku razach zaczniesz zauważać, jak elementy z lewej strony tablicy płynnie przesuwają się na prawo.

 

Najpierw spojrzysz, co jest do zrobienia, następnie to wykonasz, a potem przejdziesz do kolejnego zadania.

 

Co więcej, kiedy zaczniesz analizować ruch na tablicy, łatwiej Ci będzie zarządzać swoim czasem w taki sposób, aby ten ruch napędzać. Masz czas na X? Zrób X. Nie zdążysz skończyć X przed wyjściem? Zajmij się Y.

 

Shai podzielił się innym przykładem ze swojego życia, który świetnie to obrazuje:

 

Nigdy nie prasuję więcej niż trzech rzeczy naraz. Nie chodzi o to, ile czasu to zajmuje. Bardziej o to, ile czasu potrzebuje moja żona, żeby wyszykować się na randkę. Nagle już nie muszę ustalać sobie zadania pt. „prasowanie” co tydzień, dzięki czemu oszczędzam godzinę wolnego czasu.

 

Stały przepływ zadań

 

Zauważ że, na tablicy kanban Shaia nie ma kategorii „zaległe”.

 

To dlatego, że w technice zarządzania kanban nie ma miejsca na ramy czasowe: pojawia się zadanie, wykonujesz je, a potem masz je z głowy. To wszystko.

 

Fakt, że akurat Shai stosuje takie podejście może dziwić: jest specjalistą od metody zarządzania Scrum, opierającej się na tzw. „sprintach” w ściśle określonych ramach czasowych. Jednak Shai twierdzi, że prostota metody kanban dużo lepiej sprawdza się przy sprawach osobistych czy rodzinnych.

 

Inna specjalistka od zarządzania, Leigh Espy, project managerka w FedEx i właścicielka ProjectBliss.net, podziela zdanie Shaia.

 

Trzy lata temu zachęciła swoją dziesięcioletnią córkę, żeby ta zaczęła używać prostej tablicy kanban — wystarczyły karteczki samoprzylepne na białym podłożu i trzy kolumny: „nierozpoczęte”, „w trakcie” i „zrobione”.


„Taka prostota pozwala mojej córce skupić się na wykonywaniu zadań i bardzo sprawnym przesuwaniu ich przez trzy fazy. Dzięki liście obowiązków, z których może wybierać, ma poczucie kontroli” — mówi Leigh.

 

„Wciąż ma pracę do wykonania, ale może określić jej kolejność. W dodatku oficjalnie wzięła odpowiedzialność za zadanie i wyraziła chęć wykonania go. Kiedy skończy pracę, przesuwa zadanie do kolumny „Zrobione” i wybiera kolejną rzecz. To przydatne także dla mnie — zawsze wiem, nad czym moja córka w danym momencie pracuje” — tłumaczy.

 

Innymi słowy, rozpływamy się nad zwykłą listą zadań, tak prostą, że zrozumie ją dziesięciolatka?

 

Nie, kanban to coś więcej.

 

Po pierwsze, rzadko wiemy, kiedy będziemy mogli znaleźć odrobinę wolnego czasu. Tablica kanban pozwala Ci ustawić zadania w kolejce, nadać niektórym priorytet i wykonać je wtedy, kiedy akurat masz wolną chwilę.

 

Po drugie, kiedy podejmiesz się planowania na zasadzie kanban, zaczniesz zauważać pewne schematy. Wyodrębnisz często powtarzane zadania, które zajmują więcej czasu, niż było w planie, i wkrótce codzienne procesy będą szły jak po maśle (pamiętasz co Shai opowiedział o prasowaniu?).

 

Jednak zarządzanie projektami to nie tylko bardziej efektywne załatwianie spraw. To także praca w kierunku ważnego celu—

 

Cokolwiek planujesz, myśl o nadrzędnym celu

 

Wszyscy wykonujemy codzienne czynności dla jakiegoś „wyższego celu”.

 

Dla kogoś, jako ktoś.

 

W każdą niedzielę Scott Perry (za dnia utytułowany project manager, w nocy bloger baseballowy na CatchersHome.com) przeprowadza wraz z żoną „cotygodniowe spotkanie małżeńskie”.

 

Otwierają swoje jakże analogowe notesy Moleskine i analizują swoje plany na nadchodzący tydzień.

 

Ale to nie wszystko.

 

Kolejną rzeczą, jaką robię planując swój tydzień, jest zintegrowanie z grafikiem mojej „mapy ról”. To rozpiska wszystkich ról, jakie spełniasz w swoim życiu (np. pracownik, syn, mąż, ojciec, trener orlikowej drużyny piłkarskiej, itp.), która spaja Twój tygodniowy plan w taki sposób, żeby świadomymi — a nie reaktywnymi czynnościami napędzać rozwój w każdej roli. Dzięki temu poświęcam czas rzeczom, które mają znaczenie, a nie tym, które zajmują czas, alew istocie nic nie znaczą.

 

Czy kiedykolwiek miałeś poczucie, że ugrzązłeś po pas w jakiejś robocie, która przecież wcale nie przybliża cię do tego, co tak naprawdę chcesz osiągnąć?

 

No właśnie.

 

Bycie zajętym działa jak narkotyk. Czujesz się ze sobą dobrze. Jednak „zajęty” niekoniecznie oznacza „produktywny”.

 

Zawsze zadawaj sobie pytanie: jaki będzie rzeczywisty skutek tego, co robię? Czy ma to jakąkolwiek wartość? Czy kroki, które wykonuję przybliżają mnie do celu?

 

Niech taka weryfikacja własnych działań wejdzie ci w krew. Nieważne, czy rozpiszesz je na tablicy kanban, czy nie.

 

Kluczem do dobrego zarządzania projektowego są właściwe wybory. Sam najlepiej wiesz, jakie rzeczywiście przysuną Cię do pożądanego rezultatu.

 

A na koniec — jako że nie wszyscy tęsknią za życiem w analogu — oto najlepsze aplikacje, które wspomogą Twoją produktywność:

 

5 najlepszych aplikacji zwiększających produktywność polecanych przez project managerów:

 

1. Omnifocus

 

omnifocus

 

Niezastąpione narzędzie do codziennej organizacji zadań domowych i zawodowych.

 

Pozwala dzielić zadania według priorytetu, złożoności i zależności od czynników zewnętrznych — pory dnia, Twojego położenia, udziału osób trzecich, itp.

 

Dostępne tylko dla użytkowników iOS i MacOS.

 

2. todoist

 

todoist

 

Niezwykle prosty sposób na wyznaczanie sobie dziennych i tygodniowych celów oraz analizowanie produktywności. Dzięki przyjemnym wizualizacjom będziesz mógł prześledzić tendencje w swojej produktywności.

 

Jest też sporo elementów grywalizacji: punkty karmy, dobra passa produktywności i wskakiwanie na kolejne poziomy. Im więcej uda Ci się zrobić, tym więcej otrzymasz punktów — a, jak wiadomo, bicie rekordów uzależnia.

 

W dodatku bardzo łatwo zintegrować todoist z Gmailem i Google Calendar.

 

3. Pocket

 

pocket

 

Najłatwiejszy sposób, aby zapisać artykuły do przeczytania i inne ciekawe treści z Internetu. Trzymaj je w swojej „kieszeni” (ang. pocket) i wracaj do nich, gdy tylko znajdziesz wolną chwilę — na komputerze lub smartfonie.

 

4. Trello


trello

 

Tablica kanban brzmi nieźle, ale w życiu nie weźmiesz się za to, by coś takiego stworzyć?

 

Od tego jest Trello. Prosta w obsłudze i dostępna online tablica kanban, której możesz używać samodzielnie albo razem z rodziną.

 

5. Audible

 

Wszystko fajnie, ale pytasz: „co z samorozwojem”?

 

Jeśli czasami zwyczajnie nie masz czasu lub siły, by spokojnie usiąść i zagłębić się w książkę, dzięki aplikacji Audible codzienną dawkę literatury możesz przyjąć podczas spaceru z psem albo sprzątania łazienki.

 

A Ty co o tym myślisz?

 

Podobały Ci się rady od project managerów? Może sam masz triki zwiększające produktywność, którymi możesz się podzielić? Daj znać w komentarzu, nie będę się ociągał z odpowiedzią. Bardzo ciekawi mnie Twoje zdanie!

Oceń mój artykuł
Średnia: 4.17 (29 oceny)
Dziękujemy za ocenę naszego artykułu!
Michał Tomaszewski
Michał Tomaszewski
Michał jest ekspertem kariery i koordynatorem newslettera InterviewMe. Przeprowadza wywiady z najciekawszymi ludźmi, aby dostarczyć najbardziej inspirujące historie wprost do Waszych skrzynek mailowych.
Twitter Linkedin Website

Podobne artykuły

LSD doda Ci skrzydeł: czy na mikrodawkach LSD pracuje się lepiej?

LSD doda Ci skrzydeł: czy na mikrodawkach LSD pracuje się lepiej?

Mikrodawki LSD i inne psychodeliki stały się nowym ulubionym wzmacniaczem umysłu Doliny Krzemowej. Wśród ich efektów młodzi, wyspecjalizowani pracownicy wymieniają większą produktywność, kreatywność, a nawet większą empatię. Jednak powstaje pytanie, czy istnieją poparte badaniami wyniki, które potwierdziłyby rzeczywiste działanie psychodelików? Czy nie można zastąpić ich innymi, bardziej tradycyjnymi metodami? Badamy tę nową modę i konfrontujemy ją z nauką.