Twoje życie osobiste to projekt. Zarządzaj nim niczym project manager
Stwórz CV teraz
Masz coś do zrobienia. Ustalasz sobie datę. Po jakimś czasie w końcu zabierasz się do roboty.
Deadline już dawno minął, a Ty wciąż przy tym dłubiesz.
Dlaczego choć przez chwilę myślałem, że taki deadline miał jakikolwiek sens?
I gdzie u diabła podział się pierwotny budżet?!
Słyszałeś kiedykolwiek o „złudzeniu planowania”?
To uniwersalne pojęcie, pod którym kryją się wszelkie możliwe do popełnienia błędy przy planowaniu: niedoszacowanie kosztów i złożoności problemu, brak przygotowania na niespodzianki i zbyt dużo optymizmu, jeśli chodzi o czynniki zewnętrzne.
Wszyscy możemy walić się w piersi—
W pewnym eksperymencie poproszono grupę Amerykanów, by wstępnie oszacowali koszt remontu swoich kuchni.
Średni szacunek? 18,5 tysiąca dolarów.
Rzeczywisty koszt? Prawie 39 tysięcy.
A teraz spróbuj to wytłumaczyć swojemu bankowi!
Jak mówiłem, wszystkim nam się to zdarza, ale jednak istnieją ludzie, którzy zawsze mają wszystko pod kontrolą. A w dodatku za to — i tylko za to — się im płaci.
Project managerzy.
Władają nadprzyrodzonymi mocami? Albo mają po prostu farta? Zupełnie nie o to chodzi. Oni po prostu wiedzą parę rzeczy, których nie wiesz Ty.
Spokojnie — za chwilę Cię ich nauczą. A na dodatek polecą najfajniejsze i najprostsze w obsłudze apki do zarządzania, które pomogą Ci zawiadywać Twoim życiem niczym gwiazda project managementu.
Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.
Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.
Dlaczego warto nam zaufać i skorzystać z kreatora InterviewMe? Tutaj poznasz opinie użytkowników, którzy już stworzyli w nim swoje CV lub list motywacyjny.
Sprawdź, dlaczego wszyscy jesteśmy beznadziejni w planowaniu
Krok pierwszy: znajdź winnego Twoich dotychczasowych niepowodzeń.
Wyrok jest prosty: za wszystko odpowiada nadmierna pewność siebie.
Najlepiej tłumaczy to teoria „istnieje tylko to, co widzisz”, stworzona przez jednego z najwybitniejszych psychologów wszechczasów, laureata Nagrody Nobla w dziedzinie ekonomii, Daniela Kahnemana (każdy project manager, z którym rozmawiałem wspomniał o tej teorii).
Chodzi o to, że kiedy planujemy, zazwyczaj skupiamy się na „wiedzy poznanej” — zdarzeniach, które już widzieliśmy, i które możemy przewidzieć.
Jednak zapominamy, że istnieją:
- „znane niewiadome” — rzeczy, o których wiemy, że mogą się wydarzyć, lecz ignorujemy ryzyko w nadziei, że się nie zdarzą (albo zajmiemy się nimi je później)
- „nieznane niewiadome” — zdarzenia, których nie doświadczyliśmy i nie możemy przewidzieć.
Jeśli istnieje tylko to, co widzisz, to lepiej, żebyś widział wszystko.
A więc—
Wszystko podane na tablicy
Na każdą sprawę, którą załatwiasz tak naprawdę składa się kilka mniejszych spraw. Jasne, nie myślimy w taki sposób o wyprowadzaniu psa, robieniu herbaty albo wysłaniu maila do księgowości.
Ale o bardziej skomplikowanych sprawach też nie.
Szukając rozwiązania tego problemu, skontaktowałem się z Shaiem Shandilem, trenerem zarządzania specjalizującym się w metodyce Agile/Scrum, założycielem softsolutions.
Jego rada? Spójrz na tablicę.
To nie żadna buddyjska mantra. Shai mówi dosłownie. Spójrz. Na. Tablicę.
Najprostszym sposobem na rozprawienie się z piętrzącym się stosem zadań jest rozplanowanie ich wszystkich fizycznie — na tablicy.
To tzw. tablica kanban, po raz pierwszy użyta przez Taiichi Ohno w Toyocie.
Shai pokazał nam swoją tablicę, która pomogła mu przy przeprowadzce.
Dość analogowy ten technokrata!
Zauważ dwie rzeczy—
Po pierwsze zadania na liście Shaia są bardzo konkretne.
Nie napisał na przykład „posprzątaj w domu”, tylko podzielił to zadanie na mniejsze, łatwiejsze do odhaczenia.
Do zrobienia:
- odkurz dom
- wyczyść szybę w drzwiach piekarnika
- wyszoruj kuchnię.
Zrobione:
- wyczyść prysznic
- odetkaj odpływ
- wybiel zasłony w kuchni
- umyj podłogę w domu.
Po drugie wszyscy zainteresowani (np. Twój partner, dzieci albo współlokatorzy) mogą natychmiast sprawdzić status każdego z zadań.
„To GENIALNY sposób, żeby ludzie nie zawracali Ci głowy. Odpowiedzi na wszystkie pytania typu „Jak sobie radzisz z X?” są zawsze od razu dostępne” — mówi Shai.
Chyba wiem, nad czym się teraz głowisz—
Jak bardzo mam rozdrobnić moje zadania?
To pytanie, które zadaje większość początkujących użytkowników tablicy (i metody) kanban. Z kolei większość tutoriali kanban nie daje na nie odpowiedzi.
Nie bez powodu.
Nie ma uniwersalnego rozwiązania. Musisz być spostrzegawczy i nauczyć się, co działa najlepiej w Twoim przypadku.
Istnieją jednak dwie ogólne wytyczne:
Zależność od innych
Jednym z najczęstszych powodów opóźnień pracy jest fakt, że nie zależy ona od tylko jednego człowieka. Kiedy rozbijasz swoje sprawy do zrobienia, pamiętaj, żeby jasno zaznaczyć, kto jest współodpowiedzialny za każde z mniejszych zadań.
Liczba „udziałowców” w pojedynczym zadaniu nigdy nie powinna przekroczyć dwóch.
A co, jeśli tak się stanie?
To sygnał, że powinieneś jeszcze drobniej podzielić zadanie — na czynności niższego rzędu, które nie będą wymagały udziału wielu osób.
Czas
Ten czynnik opiera się na znacznie większej dozie spekulacji, ale jeśli potrzebujesz praktycznej zasady, proszę bardzo:
- Minimalna długość zadania to 30 minut
- Postaraj się nie przekraczać jednego dnia — dbaj o zdrowie psychiczne: nikt nie czuje się dobrze, jeśli ma coś do dokończenia nazajutrz.
Żeby dokładniej określić, co powinno znaleźć się na tablicy potrzeba czasu i wprawy. Na szczęście po kilku razach zaczniesz zauważać, jak elementy z lewej strony tablicy płynnie przesuwają się na prawo.
Najpierw spojrzysz, co jest do zrobienia, następnie to wykonasz, a potem przejdziesz do kolejnego zadania.
Co więcej, kiedy zaczniesz analizować ruch na tablicy, łatwiej Ci będzie zarządzać swoim czasem w taki sposób, aby ten ruch napędzać. Masz czas na X? Zrób X. Nie zdążysz skończyć X przed wyjściem? Zajmij się Y.
Shai podzielił się innym przykładem ze swojego życia, który świetnie to obrazuje:
Nigdy nie prasuję więcej niż trzech rzeczy naraz. Nie chodzi o to, ile czasu to zajmuje. Bardziej o to, ile czasu potrzebuje moja żona, żeby wyszykować się na randkę. Nagle już nie muszę ustalać sobie zadania pt. „prasowanie” co tydzień, dzięki czemu oszczędzam godzinę wolnego czasu.
Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.
Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.
Stały przepływ zadań
Zauważ że, na tablicy kanban Shaia nie ma kategorii „zaległe”.
To dlatego, że w technice zarządzania kanban nie ma miejsca na ramy czasowe: pojawia się zadanie, wykonujesz je, a potem masz je z głowy. To wszystko.
Fakt, że akurat Shai stosuje takie podejście może dziwić: jest specjalistą od metody zarządzania Scrum, opierającej się na tzw. „sprintach” w ściśle określonych ramach czasowych. Jednak Shai twierdzi, że prostota metody kanban dużo lepiej sprawdza się przy sprawach osobistych czy rodzinnych.
Inna specjalistka od zarządzania, Leigh Espy, project managerka w FedEx i właścicielka ProjectBliss.net, podziela zdanie Shaia.
Trzy lata temu zachęciła swoją dziesięcioletnią córkę, żeby ta zaczęła używać prostej tablicy kanban — wystarczyły karteczki samoprzylepne na białym podłożu i trzy kolumny: „nierozpoczęte”, „w trakcie” i „zrobione”.
„Taka prostota pozwala mojej córce skupić się na wykonywaniu zadań i bardzo sprawnym przesuwaniu ich przez trzy fazy. Dzięki liście obowiązków, z których może wybierać, ma poczucie kontroli” — mówi Leigh.
„Wciąż ma pracę do wykonania, ale może określić jej kolejność. W dodatku oficjalnie wzięła odpowiedzialność za zadanie i wyraziła chęć wykonania go. Kiedy skończy pracę, przesuwa zadanie do kolumny „Zrobione” i wybiera kolejną rzecz. To przydatne także dla mnie — zawsze wiem, nad czym moja córka w danym momencie pracuje” — tłumaczy.
Innymi słowy, rozpływamy się nad zwykłą listą zadań, tak prostą, że zrozumie ją dziesięciolatka?
Nie, kanban to coś więcej.
Po pierwsze, rzadko wiemy, kiedy będziemy mogli znaleźć odrobinę wolnego czasu. Tablica kanban pozwala Ci ustawić zadania w kolejce, nadać niektórym priorytet i wykonać je wtedy, kiedy akurat masz wolną chwilę.
Po drugie, kiedy podejmiesz się planowania na zasadzie kanban, zaczniesz zauważać pewne schematy. Wyodrębnisz często powtarzane zadania, które zajmują więcej czasu, niż było w planie, i wkrótce codzienne procesy będą szły jak po maśle (pamiętasz co Shai opowiedział o prasowaniu?).
Jednak zarządzanie projektami to nie tylko bardziej efektywne załatwianie spraw. To także praca w kierunku ważnego celu—
Cokolwiek planujesz, myśl o nadrzędnym celu
Wszyscy wykonujemy codzienne czynności dla jakiegoś „wyższego celu”.
Dla kogoś, jako ktoś.
W każdą niedzielę Scott Perry (za dnia utytułowany project manager, w nocy bloger baseballowy na CatchersHome.com) przeprowadza wraz z żoną „cotygodniowe spotkanie małżeńskie”.
Otwierają swoje jakże analogowe notesy Moleskine i analizują swoje plany na nadchodzący tydzień.
Ale to nie wszystko.
Kolejną rzeczą, jaką robię planując swój tydzień, jest zintegrowanie z grafikiem mojej „mapy ról”. To rozpiska wszystkich ról, jakie spełniasz w swoim życiu (np. pracownik, syn, mąż, ojciec, trener orlikowej drużyny piłkarskiej, itp.), która spaja Twój tygodniowy plan w taki sposób, żeby świadomymi — a nie reaktywnymi czynnościami napędzać rozwój w każdej roli. Dzięki temu poświęcam czas rzeczom, które mają znaczenie, a nie tym, które zajmują czas, alew istocie nic nie znaczą.
Czy kiedykolwiek miałeś poczucie, że ugrzązłeś po pas w jakiejś robocie, która przecież wcale nie przybliża cię do tego, co tak naprawdę chcesz osiągnąć?
No właśnie.
Bycie zajętym działa jak narkotyk. Czujesz się ze sobą dobrze. Jednak „zajęty” niekoniecznie oznacza „produktywny”.
Zawsze zadawaj sobie pytanie: jaki będzie rzeczywisty skutek tego, co robię? Czy ma to jakąkolwiek wartość? Czy kroki, które wykonuję przybliżają mnie do celu?
Niech taka weryfikacja własnych działań wejdzie ci w krew. Nieważne, czy rozpiszesz je na tablicy kanban, czy nie.
Kluczem do dobrego zarządzania projektowego są właściwe wybory. Sam najlepiej wiesz, jakie rzeczywiście przysuną Cię do pożądanego rezultatu.
A na koniec — jako że nie wszyscy tęsknią za życiem w analogu — oto najlepsze aplikacje, które wspomogą Twoją produktywność:
5 najlepszych aplikacji zwiększających produktywność:
1. Omnifocus
Niezastąpione narzędzie do codziennej organizacji zadań domowych i zawodowych.
Pozwala dzielić zadania według priorytetu, złożoności i zależności od czynników zewnętrznych — pory dnia, Twojego położenia, udziału osób trzecich, itp.
Dostępne tylko dla użytkowników iOS i MacOS.
2. todoist
Niezwykle prosty sposób na wyznaczanie sobie dziennych i tygodniowych celów oraz analizowanie produktywności. Dzięki przyjemnym wizualizacjom będziesz mógł prześledzić tendencje w swojej produktywności.
Jest też sporo elementów grywalizacji: punkty karmy, dobra passa produktywności i wskakiwanie na kolejne poziomy. Im więcej uda Ci się zrobić, tym więcej otrzymasz punktów — a, jak wiadomo, bicie rekordów uzależnia.
W dodatku bardzo łatwo zintegrować todoist z Gmailem i Google Calendar.
3. Pocket
Najłatwiejszy sposób, aby zapisać artykuły do przeczytania i inne ciekawe treści z Internetu. Trzymaj je w swojej „kieszeni” (ang. pocket) i wracaj do nich, gdy tylko znajdziesz wolną chwilę — na komputerze lub smartfonie.
4. Trello
Tablica kanban brzmi nieźle, ale w życiu nie weźmiesz się za to, by coś takiego stworzyć?
Od tego jest Trello. Prosta w obsłudze i dostępna online tablica kanban, której możesz używać samodzielnie albo razem z rodziną.
5. Audible
Wszystko fajnie, ale pytasz: „co z samorozwojem”?
Jeśli czasami zwyczajnie nie masz czasu lub siły, by spokojnie usiąść i zagłębić się w książkę, dzięki aplikacji Audible codzienną dawkę literatury możesz przyjąć podczas spaceru z psem albo sprzątania łazienki.
Przeczytaj też: Mapa myśli: przykłady, jak zrobić [+ programy online].
Musisz napisać również list motywacyjny? W naszym kreatorze znajdziesz nowoczesne wzory do wypełnienia i praktyczne porady. Stwórz list motywacyjny w 5 minut tutaj.
Zobacz inne szablony, stwórz list motywacyjny i pobierz dokument w PDF tutaj.
A Ty co o tym myślisz?
Podobały Ci się rady od project managerów? Może sam masz triki zwiększające produktywność, którymi możesz się podzielić? Daj znać w komentarzu, nie będę się ociągał z odpowiedzią. Bardzo ciekawi mnie Twoje zdanie!
Proces redakcyjny InterviewMe
Ten artykuł został sprawdzony przez nasz zespół i jest zgodny z procesem redakcyjnym InterviewMe. Zależy nam na dzieleniu się naszą wiedzą oraz dostarczaniu rzetelnych i godnych zaufania porad zawodowych dopasowanych do Twoich potrzeb. Nasze wysokiej jakości treści co roku przyciągają ponad 10 milionów czytelników. Ale na tym nie koniec. Regularnie publikujemy też autorskie badania, aby lepiej rozumieć rynek pracy i jesteśmy dumni, że cytują nas czołowe media w Polsce.
