ZFŚS: co to jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych — w skrócie ZFŚS — jest to forma wsparcia finansowego, którą pracodawca oferuje swoim pracownikom i ich rodzinom. Środki z Funduszu mogą pokryć koszty wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej lub pomocy materialnej w trudnych sytuacjach.

W tym artykule wyjaśnię Ci:

• co mówi ustawa o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych
• na co można przeznaczyć środki z Funduszu
• jak naliczać odpis na ZFŚS w tym roku
• kto ustala regulamin ZFŚS i co musi się w nim znaleźć
• jakie instytucje mogą kontrolować ZFŚS w Twoim zakładzie pracy.

Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.

Stwórz CV teraz

UŻYJ TEGO SZABLONU CV

Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.

1. ZFŚS — co to jest i dla kogo? Przepisy ustawy

ZFŚS reguluje ustawa z dn. 4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych. Dokument określa zasady tworzenia Funduszu oraz gospodarowania jego środkami.

Według przepisów Fundusz muszą utworzyć pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników na pełen etat. A na wniosek zakładowej organizacji związkowej — również ci, którzy zatrudniają od 20 do 49 osób. Jednak oni, zamiast zakładać ZFŚS, mogą też wypłacać pracownikom świadczenia urlopowe.

Wskazówka: Świadczenie urlopowe wypłaca się raz w roku każdemu pracownikowi, który w jego trakcie skorzysta co najmniej z 14 dni urlopu wypoczynkowego. Nie ma znaczenia, czy dni wolne pochodzą z puli przysługującej pracownikowi w tym roku, czy też z niewykorzystanych dni w roku poprzednim. Z kolei wypłata świadczenia urlopowego musi nastąpić nie później niż w dniu bezpośrednio poprzedzającym urlop pracownika.

Co jednak w sytuacji, gdy liczba zatrudnionych w firmie osób zmieni się kilka razy w ciągu roku? Ustawodawca to przewidział — i tak w przypadku ZFŚS pod uwagę bierze się stan zatrudnienia na 1 stycznia danego roku kalendarzowego. Do grona zatrudnionych należy zaliczyć również pracowników młodocianych.

Z kolei ewentualna informacja o nietworzeniu ZFŚS i/lub niewypłacaniu świadczenia urlopowego powinna zostać przekazana pracownikom do 31 stycznia. Na szczęście w tym celu nie trzeba zwoływać zebrania — wystarczy ogłosić to w firmie tak, jak zwykle (np. mailowo lub na tablicy informacyjnej).

Wyjątkiem są tutaj jednostki budżetowe i samorządowe — czyli urzędy, szkoły, żłobki, przedszkola, policja, straż pożarna, zakłady karne, domy pomocy społecznej, domy kultury i inne instytucje finansowane z budżetu państwa lub gminy. W tych miejscach ZFŚS musi działać bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

Na co można przeznaczyć środki z ZFŚS?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych może być wykorzystywany na dofinansowanie różnych celów. Najczęściej są to:

• Wczasy pod gruszą i inne formy wypoczynku.
• Bilety do kin i teatrów.
• Wejściówki na koncerty.
• Wyjazdy i imprezy integracyjne.
• Karnety na basen lub siłownię.
• Pobyty dzieci w żłobkach, przedszkolach i klubach dziecięcych.
• Opieka niani lub dziennego opiekuna nad dziećmi.
• Bony na zakup niektórych towarów i usług.
• Świąteczne paczki dla dzieci.
• Zapomogi w razie zdarzeń losowych.
• Zwrotna lub bezzwrotna pomoc na cele mieszkaniowe.

Jak już pewnie zauważyłeś — z Funduszu mogą korzystać nie tylko pracownicy, ale też ich dzieci i małżonkowie, byli pracownicy wraz z rodzinami (np. emeryci, renciści) oraz inne osoby uprawnione przez pracodawcę. Co ciekawe, zatrudnieni mogą czerpać korzyści z ZFŚS również w okresie wypowiedzenia.

Są jednak pewne ograniczenia. Np. Państwowa Inspekcja Pracy podaje, że ZFŚS nie może pokrywać takich świadczeń jak polisy ubezpieczeniowe, zakwaterowanie, wyżywienie i dowóz pracowników do pracy oraz składki na ubezpieczenie społeczne.

Poza tym każdy zakład pracy samodzielnie ustala regulamin ZFŚS. I tak fakt, że Twoja znajoma z innej firmy otrzymała z Funduszu nagrodę lub zapomogę, wcale nie oznacza, że Ty także je otrzymasz!

Kto i jak może dysponować środkami ZFŚS?

Środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zarządza pracodawca. Jeśli jakaś kwota pozostanie niewykorzystana w danym roku kalendarzowym, automatycznie przechodzi na rok następny. Co istotne, środki ZFŚS należy gromadzić na osobnym rachunku bankowym.

Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.

Stwórz CV teraz

Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.

Chcesz napisać list motywacyjny? Skorzystaj z naszego kreatora listu motywacyjnego, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz list motywacyjny w 5 minut tutaj.

Stwórz list motywacyjny teraz

UŻYJ TEGO SZABLONU LISTU

Zobacz inne szablony, stwórz list motywacyjny i pobierz dokument w PDF tutaj.

2. Odpis na ZFŚS 2024 — zasady i kwoty [+ kalkulator]

Pracodawca musi co roku odkładać pieniądze na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Nazywamy to odpisem podstawowym na ZFŚS.

Ile musi odłożyć? To już zależy od liczby osób zatrudnionych w firmie i ich sytuacji życiowej. Ogólna zasada mówi, że na każdego pracownika należy przeznaczyć 37,5% przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w roku poprzednim (lub jego drugim półroczu, o ile ta kwota okaże się wyższa), którego wysokość podaje GUS. Jeśli jednak praca odbywa się w trudnych warunkach lub ma szczególny charakter, to odpis na ZFŚS wzrasta do 50%.

Na pracownika młodocianego odkłada się mniej:

• 5% w pierwszym roku nauki
• 6% w drugim roku nauki
• 7% w trzecim roku nauki.

Przykład:

Oczywiście — te obliczenia nieco się komplikują, gdy pracownicy podlegają różnym zasadom. Aby nie popełnić błędów, możesz skorzystać z rządowego kalkulatora Gofin pod tym linkiem. Zaś szczegółową wysokość różnych odpisów na ZFŚS znajdziesz tutaj.

Co istotne, pracodawca musi przekazać ów odpis na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych najpóźniej do 30 września danego roku. Jednak już do 31 maja powinien przelać kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów.

Pracodawca może też zwiększyć kwotę przeznaczoną na ZFŚS, jeżeli zatrudnia:

• Osoby z orzeczeniem o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności.
• Emerytów lub rencistów, którzy są uprawnieni do opieki socjalnej.

Wtedy może odłożyć o 6,25% więcej na każdego takiego pracownika. Mówimy tutaj o odpisie podstawowym na te konkretne osoby, a nie na ogół zatrudnionych. 

Przykład:

Dodatkowo, jeśli pracodawca utworzył żłobek lub klub dziecięcy dla swoich pracowników, może odłożyć o 7,5% więcej na każdego zatrudnionego — czyli w tym wypadku mówimy o zwiększeniu całego odpisu na ZFŚS. Jednak te pieniądze muszą być przeznaczone na prowadzenie tych konkretnych placówek (a nie np. na wyjazd integracyjny).

Środki ZFŚS można też zwiększyć o m.in.:

• Odsetki od środków Funduszu.
• Wpływy z opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych, które korzystają z działalności socjalnej.
• Wpływy z oprocentowania pożyczek udzielanych na cele mieszkaniowe. 
• Wierzytelności likwidowanych funduszy (socjalnego i mieszkaniowego).
• Przychody ze sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych, które służą działalności socjalnej.
• Przychody ze sprzedaży i likwidacji zakładowych domów i lokali mieszkaniowych.
• Darowizny oraz zapisy osób fizycznych i prawnych.

Ponadto przedsiębiorcy mogą zwiększać środki ZFŚS z zysku netto do podziału, a spółdzielnie — z tzw. nadwyżki bilansowej. Jak widzisz, możliwości jest naprawdę sporo!

ZFŚS a kwota wolna od podatku

Teraz się pewnie zastanawiasz, czy pracownik musi odprowadzić podatek od wsparcia, które otrzymał z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Odpowiedź brzmi: to zależy.

Przepisy stanowią, że rzeczowe lub pieniężne świadczenia w całości sfinansowane ze środków ZFŚS są wolne od podatku dochodowego, jeśli ich łączna wartość w danym roku podatkowym nie przekracza 1000 zł.

W pozostałych przypadkach stawka podatku wynosi 12%. Zaliczkę na podatek dochodowy należy odprowadzić do urzędu skarbowego do 20. dnia miesiąca, który następuje po miesiącu wypłaty świadczenia z ZFŚS objętego opodatkowaniem.

Przykład:

3. Regulamin ZFŚS. Jakie są zasady świadczeń socjalnych?

Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych ustala się zgodnie z postanowieniami art. 27 ust. 1 lub art. 30 ust. 6 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych.

W świetle przepisów przyznawanie pracownikom świadczeń z ZFŚS dokonywane jest w uzgodnieniu z osobami zatrudnionymi lub zakładową organizacją związkową. Nie jest to więc widzimisię pracodawcy, tylko dokument wypracowany wspólnie z pracownikami.

Regulamin ZFŚS powinien uwzględniać:

• Zasady oraz warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu.
• Zasady przeznaczania środków ZFŚS na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej.
• Sposób składania wniosków o świadczenia oraz tryb ich rozpatrywania.
• Sposób kontroli wykorzystania środków z ZFŚS, a także odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie.

Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń socjalnych musi też być jawny i dostępny dla wszystkich pracowników w firmie.

Zaś samo przyznawanie świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS powinna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i/lub materialnej osoby, która z tego Funduszu korzysta. Pod uwagę bierze się np.:

• Stan zdrowia pracownika.
• Liczbę członków jego rodziny.
• Długość stażu pracy w firmie.
• Dochód na jedną osobę w gospodarstwie domowym.

Oczywiście, z tego powodu wysokość przyznawanych świadczeń dla poszczególnych pracowników będzie się różnić. Jak widzisz, tworzeniu Funduszu — zamiast zasady każdemu po równo — przyświeca raczej hasło: każdemu według potrzeb.

Przykładowy regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych znajdziesz tutaj.

Jak zmienić regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?

Tutaj nie będzie zaskoczenia.

Podobnie jak pierwotna treść regulaminu ZFŚS, tak i wszelkie jej zmiany muszą zostać uzgodnione z zakładową organizacją związkową. A jeśli takiej organizacji nie ma, to należy je skonsultować z pracownikiem, którego pozostali członkowie załogi wybrali na swojego przedstawiciela.

4. Kto może kontrolować Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?

Kontrolę nad Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych sprawują: pracodawca, związki zawodowe, Państwowa Inspekcja Pracy i ZUS. Omówmy je po kolei.

Pracodawca jest odpowiedzialny za tworzenie i zarządzanie Funduszem oraz za prawidłowe wykorzystanie środków zgromadzonych na koncie bankowym. Do jego obowiązków należą m.in.:

• Opracowanie regulaminu ZFŚS w porozumieniu z zakładową organizacją związkową lub pracownikami.
• Prowadzenie ewidencji środków ZFŚS.
• Dokonywanie wypłat świadczeń z ZFŚS.
• Tworzenie sprawozdań z działalności ZFŚS.

Z kolei związki zawodowe mają prawo kontrolować działalność ZFŚS w swoim zakładzie pracy — w tym:

• Żądać od pracodawcy informacji o działalności ZFŚS.
• Występować z wnioskami o zmianę regulaminu ZFŚS.
• Brać udział w kontroli wykorzystania środków ZFŚS.

Jednak główny nadzór nad prawidłowym wykorzystywaniem środków Zakładowych Funduszy Świadczeń Socjalnych w Polsce sprawuje Państwowa Inspekcja Pracy. PIP może:

• Przeprowadzać kontrole w zakładzie pracy.
• Nakładać kary za nieprawidłowości w wykorzystaniu środków ZFŚS.

Natomiast ZUS sprawdza, czy świadczenia z Funduszu powinny zostać zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. W tym celu może on:

• Prowadzić kontrole w siedzibie pracodawcy.
• Wydawać decyzje w sprawie zwolnienia z opłacania składek.

Dodajmy, że z uwagi na specyfikę niektórych świadczeń również inne podmioty mogą zostać uprawnione do kontroli ZFŚS (np. Państwowa Inspekcja Sanitarna może sprawdzić, czy finansowane z Funduszu obiekty wypoczynkowe spełniają określone wymagania sanitarne).

Chodzi o to, by zgromadzone na Funduszu środki służyły wszystkim pracownikom zgodnie z przepisami.

Chcesz napisać list motywacyjny? Skorzystaj z naszego kreatora listu motywacyjnego, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz list motywacyjny w 5 minut tutaj.

Stwórz list motywacyjny teraz

UŻYJ TEGO SZABLONU LISTU

Zobacz inne szablony, stwórz list motywacyjny i pobierz dokument w PDF tutaj.

Czy w Twoim miejscu pracy działa Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych? Jak oceniasz przydatność ZFŚS w swojej firmie? Podziel się opinią w komentarzu.

Źródła

• http://www.zfss.pl/
• https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19940430163/U/D19940163Lj.pdf
• https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19910550234/U/D19910234Lj.pdf
• https://www.pip.gov.pl/publikacje/publikacje-dla-pracodawcow/zakladowy-fundusz-swiadczen-socjalnych
• https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00105
• https://zielonalinia.gov.pl/-/zakladowy-fundusz-swiadczen-socjalnych-co-warto-wiedziec
• https://wskazniki.gofin.pl/8,110,1,odpisy-na-zfss.html

Proces redakcyjny InterviewMe

Ten artykuł został sprawdzony przez nasz zespół i jest zgodny z procesem redakcyjnym InterviewMe. Zależy nam na dzieleniu się naszą wiedzą oraz dostarczaniu rzetelnych i godnych zaufania porad zawodowych dopasowanych do Twoich potrzeb. Nasze wysokiej jakości treści co roku przyciągają ponad 10 milionów czytelników. Ale na tym nie koniec. Regularnie publikujemy też autorskie badania, aby lepiej rozumieć rynek pracy i jesteśmy dumni, że cytują nas czołowe media w Polsce.