Wirtualne biuro - czy warto, ile to kosztuje i czy jest legalne? [+lista biur]

Wirtualne biuro, e-biuro (ang. Virtual Office) to usługa polegająca na outsourcingu obsługi biurowej bez konieczności fizycznej obecności w danym miejscu. Umożliwia zmniejszenie kosztów przedsiębiorstwa związanych z wynajmem przestrzeni biurowej oraz zatrudnianiem pracowników.

Jeśli prowadzisz firmę samodzielnie i z powodzeniem realizujesz zlecenia w zaciszu domowym, może to być idealne rozwiązanie dla Ciebie.

Dla kogo jeszcze wirtualne biuro jest dobrym pomysłem?

W tym artykule dowiesz się:

• czym jest wirtualne biuro i kto może z niego korzystać
• czy wirtualne biuro jest legalne
• gdzie znaleźć biura wirtualne.

Szukasz lepszej pracy? Uruchom kreator CV i stwórz profesjonalne CV, które wyróżni Cię spośród innych kandydatów.

Stwórz CV teraz

Zobacz inne wzory, stwórz CV oraz list motywacyjny i pobierz dokumenty w PDF tutaj

1

Wirtualne biuro — co to oznacza?

Z raportu firmy JLL możemy dowiedzieć się, że w samej Warszawie znajduje się blisko 5,5 mln m2 powierzchni biurowych.

W 2018 r. średnie czynsze za przestrzeń biurową w stolicy kształtowały się na poziomie 12—22 EUR (52—95 zł) /m² miesięcznie.

Biura wirtualne są znacznie bardziej wydajne ekonomicznie. Mogą zapewnić dużą oszczędność początkującym przedsiębiorcom, przez co zapewnić firmom przetrwanie (raport IdeaMoney mówi wprost, że 80% firm upada w ciągu pierwszych 2 lat działalności).

Wirtualne biuro to dobre rozwiązanie dla:

• przedsiębiorców
• freelancerów
• copywriterów
• headhunterów
• start-upów
• osób wykonujących pracę zdalną
• osób, które mieszkają za granicą, ale chcą mieć polski adres przedsiębiorstwa.

Świadczyć usługi można w końcu bez konieczności posiadania biura — wystarczy komputer z podłączeniem do Internetu.

Jednak—

Firma musi posiadać fizyczny adres, pod którym będzie zarejestrowana.

Wirtualny adres stanowi doskonałą alternatywę dla konieczności rejestracji firmy we własnym domu bądź ponoszenia kosztów wynajmu drogiego biura. Jest to nowoczesne rozwiązanie dla przedsiębiorcy, który pracuje zdalnie, jest cyfrowym nomadą, potrzebuje prestiżowego adresu, miejsca do sporadycznych spotkań z klientami czy nawet pożądanej właściwości Urzędu Skarbowego. Powodów może być wiele — idealne rozwiązanie jedno.

Nie każdy przedsiębiorca chce, aby w rejestrze CEIDG znajdował się jego adres domowy. Co więcej, wielu młodych przedsiębiorców nie posiada jeszcze własnego mieszkania. Z kolei przy wynajmowanym mieszkaniu musieliby uzyskać zgodę na możliwość rejestracji firmy pod wskazanym adresem zamieszkania. Wielu właścicieli nie godzi się na taką propozycję.

W takiej sytuacji biuro wirtualne jest idealnym rozwiązaniem.

W zależności od oferty otrzymujesz:

• adres do rejestracji działalności gospodarczej
• adres do korespondencji
• obsługę poczty przychodzącej
• powiadomienia o poczcie
• możliwość wykonywania innych czynności biurowych (skanowania, drukowania).

Wirtualne biuro to także możliwość posiadania adresu w prestiżowej lokalizacji. Al. Jerozolimskie na wizytówce wyglądają lepiej niż Pcim Dolny. Co więcej, takie punkty często dysponują również przestrzenią biurową, dzięki czemu w razie potrzeby wynajmniesz dodatkowe biuro albo salę konferencyjną, np. na spotkanie z klientem.

Ale czy wirtualne biuro to legalne rozwiązanie? Odpowiedź w następnym rozdziale.

Gubisz się w gąszczu spraw związanych z uruchomieniem własnej firmy? Sprawdź poradnik: Własna działalność gospodarcza krok po kroku.

W skrócie:

Tak, korzystanie z biura wirtualnego jest całkowicie legalne.

Naczelny Sąd Administracyjny wydał w 2014 roku wydał stosowne orzeczenie (II FSK 3549/13):

(...) w obecnych realiach obrotu gospodarczego, przy uwzględnieniu współczesnych technologii, czynności zarządcze i działalność gospodarcza są i mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, także przy wykorzystaniu tzw. biur wirtualnych czy biur coworking (dzielonych).

Jako adres Twojej firmy możesz zatem stosować adres biura wirtualnego, z którym podpiszesz stosowną umowę.

Ważne:

Podatek dochodowy oraz podatek VAT jako jednoosobowa działalność gospodarcza odprowadzasz do Urzędu Skarbowego zgodnego z miejscem Twojego zamieszkania jako osoby fizycznej.

Oznacza to, że zmiana czy ustalenie adresu Twojej jednoosobowej firmy jako adresu biura wirtualnego nie spowoduje, że właściwy Urząd Skarbowy zmieni się lub będzie zależny od lokalizacji biura wirtualnego.

Niestety—

Urzędy Skarbowe pracują tak, że darzą ograniczonym zaufaniem firmy, których głównym adresem rejestracji jest biuro wirtualne. Skutkuje to zwiększoną liczbą kontroli takich firm, zwłaszcza wśród przedsiębiorców z branży paliwowej, finansowej i złomowej.

W przypadku niektórych nowo rejestrowanych firm, których adresem siedziby jest biuro wirtualne, Urzędy Skarbowe odmawiają rejestracji jako płatnik VAT.

Chcesz założyć własną działalność gospodarczą, ale boisz się zrezygnować z etatu? Zobacz, jak to połączyć: Własna firma + etat. Jak to zrobić?

Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.

Kreator CV

Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.

Wirtualne biuro w Warszawie najtaniej znajdziesz w cenie około 30 zł netto miesięcznie przy płatności z góry za okres roku lub dwóch lat.

Zanim się zdecydujesz, zwróć uwagę na godziny otwarcia biura czy ilość obsługiwanej korespondencji. Może się okazać, że będziesz miał problem z odebraniem swojej poczty, jeśli wizyta w wirtualnym biurze musi być zapowiedziana.

Dlatego pamiętaj, żeby zapoznać się z umową przed jej podpisaniem.

Poniżej znajdziesz listę przykładowych biur wirtualnych w największych miastach Polski.

Wirtualne biuro — Warszawa

Wiele firm decyduje się na biuro wirtualne w Warszawie ze względu na możliwość umieszczenia prestiżowego adresu biura na wizytówkach czy materiałach firmowych.

• Biuro-Wirtualne
• Tower Office
• Vimar Office
• Workin
• Ale-biuro
• Jerozolimskie89
• Mlokal
• Cube Centre
• Warsaw Office Business Center

Wirtualne biuro — Wrocław

• Biznes Zone
• Dolnośląskie Centrum Biznesu
• Fintaxis Finance
• Full Service Office

Wirtualne biuro — Katowice

• BZ Property Management
• Katodesk
• Comtax
• vibiuro
• Klaster WirtualneBiuro

Wirtualne biuro — Kraków

• Firmanarynku
• Point Office
• Hub Kolektyw
• Konstelacja
• Office on time
• Biuro 29

Wirtualne biuro — Poznań

• Clock Work
• Office Zone
• Biuro29
• Nobel Tower
• Strzelecka 29
• Five Biuro

Wirtualne biuro — Gdańsk

• Gdański Park Naukowo Technologiczny
• vBiuro
• Regus
• Biuro Hello
• Wirtualne Biuro

Wirtualne biuro — Łódź

• WOBC Łódź
• Biuro Wirtual
• Wirtualne Biuro DIWA

Wirtualne biuro — Rzeszów

• Wbiuro
• Rise
• Asystel

Wirtualne biuro — Gdynia

• Think Tank
• Stref@ Biznesu
• Voffice
• Biznes Plaza

Musisz napisać również list motywacyjny? W naszym kreatorze znajdziesz nowoczesne wzory do wypełnienia i praktyczne porady. Stwórz list motywacyjny w 5 minut tutaj.

Kreator listu motywacyjnego

Zobacz inne szablony, stwórz list motywacyjny i pobierz dokument w PDF tutaj.

A czy Ty korzystasz z biura wirtualnego? A może ten artykuł przekonał Cię do tego, aby zmienić adres firmy na bardziej prestiżowy? Daj znać w komentarzu pod artykułem.

Proces redakcyjny InterviewMe

Ten artykuł został sprawdzony przez nasz zespół i jest zgodny z procesem redakcyjnym InterviewMe. Zależy nam na dzieleniu się naszą wiedzą oraz dostarczaniu rzetelnych i godnych zaufania porad zawodowych dopasowanych do Twoich potrzeb. Nasze wysokiej jakości treści co roku przyciągają ponad 10 milionów czytelników. Ale na tym nie koniec. Regularnie publikujemy też autorskie badania, aby lepiej rozumieć rynek pracy i jesteśmy dumni, że cytują nas czołowe media w Polsce.