Minimalizm - od czego zacząć odgruzowywanie się w pracy?

Dzięki kilku popularnym książkom, Netfliksowi i blogom Ograniczam Się czy Pani Strzelec minimalizm na dobre wszedł do mainstreamu. 

Jednak minimalizm nie polega jedynie na pozbyciu się zbędnych klamotów i przeorganizowaniu szuflady z przyprawami. 

Nie chodzi w nim także o te „starannie” wysekcjonowane fotki na Instagramie, opatrzone hasztagami #minimal #minimalstyle, które publikująaspirujący influencerzy. 

Minimalistyczne podejście możesz zastosować również w swoim życiu zawodowym. 

I warto to zrobić nie tylko przez wzgląd na jego modną otoczkę. Minimalizm upraszcza zadania. Pomaga stać się bardziej wydajnym i produktywnym. I w końcu: daje więcej czasu i oczyszcza umysł, pozwalając myśleć jasno i kreatywnie. 

A dodatkowo dzięki niemu Twój poziom stresu znacznie się obniży.

Jeśli czujesz się: 

• przemęczony
• wypalony
• przytłoczony przez piętrzące się papiery i zaległe zadania
• tak jakby Twoja doba miała zbyt mało godzin...

Dobrze Cię rozumiem...

Rozkręcając swoją firmę, Transizion, często czułem się przytłoczony i wycieńczony. Minimalizm pozwolił mi skoncentrować się na priorytetach i poprawić wyniki. 

Dla Ciebie również może stać się sposobem na poprawę jakości życia. 

Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.

Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.

6 kroków do wprowadzenia minimalistycznej postawy w pracy 

Naucz się skupiać na sprawach kluczowych za pomocą opisanych tutaj minimalistycznych strategii. Skoncentruj swoją energię tam, gdzie jest najbardziej potrzebna, a zauważysz poprawę nastawienia, produktywności i skuteczności.

1. Odgruzuj swoje biurko.

Czy na Twoim biurku spoczywają gazety sprzed miesiąca, masa karteczek samoprzylepnych i dziwna kolekcja najróżniejszych niepotrzebnych przedmiotów?

Być może to Twój biurowy bajzel uniemożliwia Ci bardziej efektywną pracę. Badania wykazały związek pomiędzy bałaganem, stresem i prokrastynacją. 

Gdy odgruzujesz biurko, poczujesz się lepiej i będziesz lepiej pracować. Będzie Ci także łatwiej znaleźć dokumenty, których rzeczywiście potrzebujesz. 

Zarezerwuj sobie kilka minut na wyrzucenie niepotrzebnych rzeczy. Powtarzaj ten proces na koniec każdego dnia lub tygodnia. Jeśli to możliwe, unikaj drukowanych dokumentów, a jeśli nie — stwórz dla nich system katalogowania.

2. Uporządkuj swój sprzęt.

Bałagan na pulpicie komputera czy w telefonie jest tak samo szkodliwy jak zagracone biurko. Niepotrzebne aplikacje tylko marnują Twój czas. Nieuporządkowane pliki czynią pracę stresującą, ponieważ sprawiają wrażenie, że masz do zrobienia więcej niż w rzeczywistości. 

Usuń wszelkie apki, które nie czynią Twojego życia lepszym albo nie ułatwiają codziennych zajęć. Pozbądź się nieużywanych subskrypcji, kont i kart członkowskich. 

Zastanów się przez chwilę, czy dana aplikacja wnosi do Twojego życia jakąkolwiek wartość. Jeśli jakaś apka nie przysłużyła Ci się ani razu w ciągu ostatnich trzech miesięcy, prawdopodobnie już nigdy jej nie użyjesz (to nie dotyczy Tindera).

Z komputera usuń wszystkie pobrane pliki i dokumenty, które więcej Ci się nie przydadzą. To nie tylko pozwoli Ci się łatwiej odnaleźć w potrzebnych plikach, ale też poprawi pracę Twojego komputera. 

Jeśli jednak istnieje szansa, że kiedyś możesz chcieć skorzystać z danego dokumentu, wrzuć go na Google Drive, Dropbox lub inną chmurę do przechowywania plików.

Utwórz foldery i podfoldery, aby uporządkować dokumenty potrzebne do pracy. Po skończeniu zadania łatwo jest po prostu zamknąć plik i o nim zapomnieć. Pamiętaj jednak, że umieszczając plik w odpowiednim miejscu, możesz zaoszczędzić sobie kilka cennych chwil, które w przeciwnym razie musiałbyś poświęcić na odszukanie go w przyszłości.

3. Eliminuj, automatyzuj, ustalaj priorytety. 

Czy czasami czujesz się tak bardzo przytłoczony przez pracę, że trudno jest Ci ją w ogóle rozpocząć? W takich przypadkach minimalizm to jedyny ratunek. 

Po pierwsze zastanów się, czy są jakieś zadania, które możesz oddelegować bądź nawet wyeliminować. 

• Czy wszystkie zadania na liście to-do są obowiązkowe do wykonania?
• Dlaczego dane zadanie jest istotne? 
• W jaki sposób przyczynia się ono do realizacji celów Twojej firmy czy instytucji? 

Następnie pomyśl, czy są jakieś zadania, które można by zautomatyzować? Co możesz zrobić, żeby przyspieszyć i ułatwić realizację danego zadania, nie obniżając jednocześnie jakości?

Automatyzacja to na przykład tworzenie templatek i formularzy, które usprawniają procesy. To także stosowanie skrótów klawiszowych, makr w arkuszach czy autouzupełniania. 

Gdy już wyeliminujesz i zautomatyzujesz możliwie jak nawięcej, ustal priorytety wśród pozostałych zadań. Regularnie aktualizuj listę zadań do wykonania, przydzielając każdemu stopień ważności. 

Możesz na przykład przydzielić literę „A” tym sprawom, które musisz załatwić dziś, „B” zapisać przy zadaniach, które byłoby dobrze dziś wykonać, zaś literą „C” opatrzyć rzeczy, które mogą poczekać. 

Inny system polega na codziennym wyznaczaniu trzech niezbędnych danego dnia spraw. Skoncentruj się na nich, przyjmując, że pozostałe zadania mogą poczekać, chyba że zdarzy się nagła sytuacja. 

Jeszcze jedna metoda opiera się na zasadzie „1-3-5”. Zasada ta dzieli codzienne obowiązki na jedno duże zadanie, trzy średnie i pięć małych. Liczby można dostosowywać do indywidualnych potrzeb. Jeżeli na przykład w swojej pracy często masz do czynienia z nieprzewidzianymi sprawami, jedno średnie zadanie oraz jedno lub dwa małe zadania pozostaw puste. 

Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.

Kreator CV

Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.

4. Powiedz „nie”.

Gdy już ustalisz priorytety, zacznij mówić „nie”. Naucz się bronić swojej organizacji pracy i czasu.

To jasne — chcesz pomagać, a nie wchodzić w konflikty. Jednak mówiąc „tak” każdemu nowemu zadaniu i biorąc na siebie wszystko, co zlecą Ci inni, zapewniasz sobie stres, wypalenie i niedotrzymane terminy. 

Jeśli w Twoim grafiku nie ma na coś miejsca, po prostu o tym powiedz. Możesz to sformułować w ten sposób: „Oczywiście, chętnie bym to zrobił, ale mój grafik jest wypełniony do następnego wtorku. Czy ten termin Ci odpowiada?”.

A co jeżeli Twój szef każe Ci jednak wcisnąć dodatkowe zadanie? Spróbuj odpowiedzieć tak: „W tej chwili pracuję nad _________. Jeżeli zajmę się teraz innym zadaniem, opóźni to wykonanie poprzedniego. Które z nich jest priorytetowe?”. Jeżeli dla Twojego szefa nowe zadanie ma priorytet, przeorganizuj grafik.

Taki system jest cenny zarówno dla przedsiębiorców, jak i ich pracowników, którzy mają ograniczoną przepustowość. Musisz bronić swojego ustalonego grafiku, bo odebranego czasu nigdy nie odzyskasz. 

5. Rób sobie przerwy.

Możesz mi nie wierzyć, ale zmuszanie się do pracy przez osiem godzin non stop szkodzi Twojej produktywności. Nie robiąc przerw, skazujesz się na psychiczne i fizyczne wycieńczenie, które obniża jakość Twojej pracy. 

W istocie większość ekspertów zaleca robienie przerwy co 75-90 minut. Inne badanie radzi pracować przez 52 minuty, a następnie robić 17-minutową przerwę.

Przetestuj kilka różnych systemów i wybierz ten, który odpowiada Ci najbardziej. Ważne, żeby odetchnąć i nabrać sił podczas krótkich, regularnych przerw w przeciągu dnia. Skorzystaj z nich, by się przespacerować, rozciągnąć albo porozmawiać z kolegą z zespołu. 

Staraj się nie jadać lunchu przy biurku i nie zostawać w biurze po godzinach. 

Minimalizując czas spędzony w pracy, poprawiasz swoją koncentrację i produktywność, zwiększasz energię i skuteczność. 

6. Oswój mailową bestię. 

Dla wielu z nas skrzynka mailowa to ta część pracy, której naprawdę przydałoby się minimalistyczne traktowanie. Spróbuj przeznaczyć kilka konkretnych pór dnia na odpowiadanie na maile. 

Oto kilka innych pomysłów: 

• Skorzystaj z narzędzia pauzy, aby uniknąć powiadomień mailowych do czasu, gdy zechcesz zająć się nowymi wiadomościami. 
• Ustaw alerty tylko dla osób, którym musisz odpowiedzieć natychmiast (jak Twój szef).
• Jeśli na daną wiadomość możesz odpowiedzieć w maksymalnie trzy minuty, zrób to teraz. Pozostałe maile zostaw na porę dnia, kiedy planujesz zająć się skrzynką. 
• Ustaw filtry, które automatycznie posortują Twoje maile, umieszczając je w odpowiednich folderach. 
• Odpowiadaj zdaniami, a nie pytaniami, by zapobiec niekończącym się wymianom wiadomości.
• Czy zauważasz, że co chwilę odpowiadasz mailami o tej samej treści? Użyj automatycznych odpowiedzi w Gmailu lub zapisz templatki, które pozwolą Ci odpowiedzieć na wiadomość w kilka kliknięć. 
• Usuń subskrypcje z treści, których tak naprawdę nie czytasz albo które nie są wartościowe. 
• Gdy skończysz zajmować się jakimś wątkiem mailowym, usuń go lub przenieś do archiwum. Uchronisz swoją skrzynkę przed zagraceniem. 

Musisz napisać również list motywacyjny? W naszym kreatorze znajdziesz nowoczesne wzory do wypełnienia i praktyczne porady. Stwórz list motywacyjny w 5 minut tutaj.

Kreator listu motywacyjnego

Zobacz inne szablony, stwórz list motywacyjny i pobierz dokument w PDF tutaj.

Co o tym myślisz?

W jaki sposób stosujesz minimalizm w pracy? Które z powyższych wskazówek zamierzasz wypróbować? Bardzo chciałbym poznać Twoją opinię w komentarzu. Pogadajmy!