Pokonuj problemy niczym agent CIA - „Phoenix Checklist”

Ponoć całe nasze życie to tak naprawdę zbiór skomplikowanych „problemów” i „wyzwań”, które musimy rozwiązać i pokonać.

A co jest w tym najgorsze?

Większość z nich pojawia się znikąd. Nieważne, jak dokładnie zaplanujemy sprawy osobiste i zawodowe — niespodzianek nie da się przewidzieć. Wyobraź sobie taką sytuację…

• Twój lot zostaje odwołany albo…
• Twoje dziecko nabawia się ciężkiej grypy.
• Niezastąpiony dotąd podwykonawca nagle wycofuje się z ważnego projektu.
• Twoją największą wadą jest nieśmiałość, a właśnie masz wygłosić przemowę dla setki ludzi.
• Przez błąd księgowej musisz zapłacić dodatkowe 8 tysięcy złotych podatku.

Albo dzieje się coś innego, równie nieprzewidzianego.

Co wtedy robisz? Proste — coś wymyślasz.

Tylko przedtem będziesz chwilę panikować. Jak każdy.

Ale wiesz co? Są na świecie ludzie, którzy nie mogą sobie pozwolić na panikę. Nawet przez ułamek sekundy.

Kto to taki?

Matki. A także agenci CIA.

To one i oni muszą w mgnieniu oka rozpoznać problem, a następnie równie szybko wymyślić skuteczne rozwiązanie i odpowiednio je zaimplementować. W przeciwnym razie skutki mogą być tragiczne.

Ale o ile pierwsza grupa „po prostu” posiada nadprzyrodzone moce, ci drudzy stosują praktyczną metodę, by rozwiązać najróżniejsze problemy.

Metoda ta nazywa się „The Phoenix Checklist”—to uniwersalna lista kontrolna stworzona przez CIA, by pomóc agentom analizować problemy i wyzwania z różnych perspektyw i znaleźć najlepsze możliwe wyjście.

I to właśnie jej uniwersalność stanowi o jej wartości. Chodzi o to, że możesz używać jej do pokonania każdej przeszkody, jaka stanie Ci na drodze. A w następnej kolejności znaleźć właściwy sposób, by ją zwalczyć. A na dodatek —

Zamiast dyktować Ci kolejne ruchy, które prowadzą do rozwiązania, pytania z tej listy pozwalają Ci spojrzeć na dany problem z kilku różnych punktów widzenia, abyś mógł w pewnym momencie zawołać „Eureka!” i mieć problem z głowy. Oznacza to, że nie musisz zawsze przechodzić przez całą listę pytań — zatrzymasz się w chwili, gdy dojdziesz do rozwiązania.

Nie zwlekajmy więc dłużej i przypatrzmy się Phoenix Checklist bliżej. Czytaj dalej, a pokażę Ci przykład, jak ta lista działa w praktyce.

A przy okazji, jeśli chcesz, żeby te przykre niespodzianki zdarzały się rzadziej, zapoznaj się z naszym superporadnikiem: Zarządzaj swoim życiem niczym project manager.

Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.

Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.

Phoenix Checklist: lista pytań

Ta lista kontrolna składa się z dwóch zestawów pytań. Pierwszy zestaw pomoże Ci lepiej zrozumieć problem, z którym się zmagasz. Drugi ułatwi Ci wypracowanie rozwiązania.

PROBLEM

1. Dlaczego należy rozwiązać ten problem?
2. Jakie korzyści przyniesie rozwiązanie problemu?
3. Co jest niewiadomą?
4. Czego jeszcze nie rozumiem?
5. Jakimi informacjami dysponuję?
6. Co nie stanowi problemu?
7. Czy moje informacje są wystarczające, niewystarczające, nieznaczące lub sprzeczne?
8. Czy warto rozrysować schemat lub inny obraz tego problemu?
9. Jakie ograniczenia wynikają z problemu?
10. Czy można wyszczególnić różne aspekty problemu? Jakie zależności zachodzą między nimi? Czy są jakieś niezmienne elementy?
11. Czy miałeś już kiedyś do czynienia z tym problemem?
12. Czy spotkałeś się już z tym problemem, ale w innej odsłonie? Znasz podobny problem?
13. Spróbuj wymyślić podobny problem o tej samej lub zbliżonej niewiadomej.
14. Powiedzmy, że udało Ci się znaleźć podobny problem, który już został rozwiązany. Czy możesz skorzystać z tego rozwiązania? Czy możesz posłużyć się tą samą metodą?
15. Czy możesz opisać swój problem w inny sposób? Na ile różnych sposobów możesz to zrobić? Czy możesz opisać go bardziej ogólnie, bardziej szczegółowo? Czy zasady można zmienić?
16. Jakie są najlepsze, najgorsze i najbardziej prawdopodobne scenariusze, jakie możesz sobie wyobrazić?

PLAN

1. Czy możesz rozwiązać cały problem? A może część problemu?
2. Jakie rozwiązanie chcesz osiągnąć?
3. Jaką część niewiadomej jesteś w stanie określić?
4. Czy z informacji, którymi dysponujesz, możesz wyodrębnić coś, co Ci pomoże?
5. Czy skorzystałeś ze wszystkich informacji, jakie posiadasz?
6. Czy wziąłeś pod uwagę wszystkie podstawowe zagadnienia, których dotyczy Twój problem?
7. Czy możesz wyodrębnić kroki, które zamierzasz podjąć w rozwiązywaniu problemu? Czy możesz określić zasadność każdego z nich?
8. Jakiego rodzaju metody myślenia kreatywnego pomogą Ci wpaść na nowe pomysły? Ile jest różnych metod?
9. Czy te metody przyniosą jakieś rezultaty? Ile różnych rezultatów przewidujesz?
10. Ile sposobów rozwiązania swojego problemu wypróbowałeś?
11. Co zrobili inni?
12. Czy możesz wyobrazić sobie rozwiązanie? Czy możesz sprawdzić, jaki byłby rezultat?
13. Co powinno się zrobić? Jak to zrobić?
14. Gdzie powinno się to zrobić?
15. Kiedy powinno się to zrobić?
16. Kto powinien to zrobić?
17. Co powinieneś zrobić w tym momencie?
18. Kto będzie odpowiedzialny za co?
19. Czy możesz użyć tego problemu, aby rozwiązać inne?
20. Jakie są unikalne właściwości tego problemu, które czynią go takim, jaki jest, a nie innym?
21. Jaką miarą możesz najwłaściwiej mierzyć swoje postępy?
22. Skąd będziesz wiedzieć, że Ci się udało?

Masz już przed sobą całą listę kontrolną. Teraz spróbujmy zastosować ją w praktyce.

Jeżeli pozwolisz, posłużę się przykładem z własnego doświadczenia. To historia, która przydarzyła mi się kilka miesięcy temu.

Zepsuł mi się samochód.

Jakby tego było mało, stało się to dwa dni przed zaplanowaną trzytygodniową objazdówką po Europie, na którą miałem jechać z dziewczyną.

Na domiar złego to nie była tylko zwykła usterka. Sprzężony system chłodniczo-klimatyzacyjny zepsuł się do tego stopnia, że wymagana była instalacja zupełnie nowego. To oznaczało minimum 10 dni roboczych oczekiwania na sprowadzenie części. W dodatku miało kosztować prawie 10 tysięcy złotych, co stanowiło jedną trzecią wartości rynkowej mojego ośmioletniego Forda.

Cofnijmy się zatem o te kilka tygodni: oto ja.

Dwa dni przed wyjazdem, praktycznie spakowany. Mój samochód stoi zepsuty, a ja nie mam żadnego planu B.

Zastosujmy metodę CIA, aby znaleźć wyjście z tej niefortunnej sytuacji.

CIA Checklist w starciu z realnym problemem

Zaczniemy od oceny problemu.

Dlaczego należy rozwiązać ten problem?

• Ponieważ chcę jechać na wakacje. A gdy z nich wrócę, potrzebuję sprawnego samochodu.

Jakie korzyści przyniesie rozwiązanie problemu?

• Będę mógł pojechać na wyczekiwany i starannie zaplanowany wyjazd.

Co jest niewiadomą?

• Czy istnieje jakikolwiek inny sposób, aby dostać się do wszystkich (lub większości) celów planowanej podróży?

I oto mamy pierwszą ważną sprawę do przemyślenia: powinienem sprawdzić alternatywne środki transportu. Czy mogę się tam dostać samolotem? Pociągiem? Autobusem? Czy powinienem wynająć inny samochód? Ile by mnie to kosztowało?

W takim razie sprawdźmy to.

Lot samolotem nie wydaje się dobrym pomysłem. Byłoby bardzo trudno znaleźć połączenia samolotowe pomiędzy miejscami, które wynajęliśmy, a tym bardziej loty do tych wszystkich mało uczęszczanych miejsc, które chcemy odwiedzić. Co gorsza, na naszej liście jest też aż siedem kurortów. Oznacza to co najmniej osiem lotów rezerwowanych na ostatnią chwilę. Wystarczy chwila z wyszukiwarką lotów i od razu mogę stwierdzić, że:

• Rozkład lotów jest niewygodny.
• Nie stać mnie na to.

Może by wynająć samochód z opcją przejeżdżania przez granice? O, świetnie! To wychodzi taniej, niż się spodziewałem! Możemy dostać Volkswagena Golfa (albo coś tej klasy) z pełnym ubezpieczeniem i nielimitowanym kilometrażem na 22 dni za 2500 złotych. I w ten sposób będziemy mogli dojechać wszędzie, gdzie planowaliśmy!

Jakimi informacjami dysponuję?

• Nie mogę używać swojego samochodu. Muszę go naprawić, co będzie mnie kosztowało około dziesięć tysięcy złotych. Nie stać mnie na podróżowanie samolotem. Nie mogę przełożyć wyjazdu. Mogę wynająć samochód na wycieczkę za 2500 złotych.

Jakie ograniczenia wynikają z mojego problemu?

• Musimy przeorganizować wakacyjny budżet, tak żeby zmieścić w nim dodatkowy wydatek 2500 złotych.

I tu muszę się zmierzyć z kolejnym przykrą konstatacją: skrócenie wycieczki nie jest przyjemną perspektywą, poza tym jest zbyt późno, by odwołać rezerwację w którymkolwiek z naszych apartamentów – i tak musielibyśmy zapłacić pełną stawkę. Nie stać mnie na zwiększenie budżetu na wyjazd, bo przecież muszę poświęcić sporą sumę z moich oszczędności na naprawę samochodu. Wychodzi na to, że muszę zmniejszyć codzienne wydatki – i to drastycznie.

Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.

Kreator CV

Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.

Czy można wyszczególnić różne aspekty problemu? Jakie zależności zachodzą między nimi? Czy są jakieś niezmienne elementy?

• Są dwa aspekty. Pierwszy z nich jest bezpośredni: nie mogę jechać na wakacje swoim samochodem. Rozwiązanie jest dosyć proste: wypożyczę samochód.
• Tylko, że to nie pomoże mi pokonać drugiego, bardziej istotnego aspektu tego problemu: muszę zreperować samochód, a ledwo mnie na to stać.

Ale… czy na pewno?

Zastanówmy się.

Mam już chyba wystarczające zrozumienie swojego problemu. Czas zastosować drugą część Phoenix Checklist, żeby opracować plan.

Czy możesz rozwiązać cały problem? A może część problemu?

• Mogę od ręki rozwiązać cały problem. Ale to pozostawi olbrzymią dziurę w moim budżecie (wiem, jakie to nieodpowiedzialne, ale w końcu mam 25 lat i nikt nigdy nie nauczył mnie oszczędzać).

Jakie rozwiązanie chcesz osiągnąć?

• Chciałbym posiadać sprawny samochód i jednocześnie móc kupić sobie jedzenie. Najbardziej chciałbym móc zwiększyć budżet na wyjazd. W takim razie może…

Co, jeśli naprawię samochód i sprzedam go zaraz potem? Naprawa jest kosztowna – to prawda, ale wciąż nieźle zarobię na sprzedaży. A wtedy, zamiast kupować inną furę, mogę wziąć nową w leasing. To opcja, o której wiele razy myślałem, ale nigdy nie dowiedziałem się, jak to dokładnie działałoby w moim przypadku.

Jaką część niewiadomej jesteś w stanie określić?

• Większość. Muszę odwiedzić kilku dilerów samochodowych, znaleźć najkorzystniejsze oferty leasingowe i zdecydować, czy mi odpowiadają.
• Następnie powinienem sprawdzić, ile dokładnie warty jest mój samochód i wybrać najkorzystniejszą drogę sprzedaży.

Czy możesz wyodrębnić kroki, które chcesz podjąć w rozwiązywaniu problemu? Czy możesz określić zasadność każdego z nich?

• Krok 1: zabrać samochód do warsztatu i umówić naprawę. Upewnić się, że naprawa jest możliwa.
• Krok 2: wypożyczyć auto na wyjazd. Pojechać na wakacje. Dobrze się bawić.
• Krok 3: znaleźć dobrą ofertę leasingową. Upewnić się, że raty mnie nie zrujnują.
• Krok 4: wystawić samochód na sprzedaż. Ustalić cenę, która odzwierciedla jego rzeczywistą wartość.
• Krok 5: sprzedać samochód. Dostosować miesięczne wydatki, tak aby zmieścić w nich ratę leasingową.
• Krok 6: wziąć samochód w leasing. Pokochać go.

Czy te metody przyniosą jakieś rezultaty? Ile różnych rezultatów przewidujesz?

• Jestem na wakacjach. Wracam. Mój samochód jest naprawiony. Sprzedaję samochód. Moje konto oszczędnościowe nie jest zupełnie wyczyszczone. Mam nowe auto.

Czy możesz użyć tego problemu, aby rozwiązać inne?

• Niekoniecznie „rozwiązać”, ale zidentyfikować – tak. Bo widzę inny problem, który może nie jest tak samo palący, ale na pewno istnieje. Musiałem pokryć nieoczekiwany wydatek i ledwo udało mi się znaleźć sposób, by nie zrujnował mnie on finansowo na całe miesiące.
• Muszę się nauczyć oszczędzać więcej pieniędzy.

No i proszę. Wychodzi na to, że znów muszę użyć Phoenix Checklist, aby rozwiązać kolejny problem: nie mam pojęcia o oszczędzaniu.

Dlaczego należy rozwiązać ten problem? – Żebym nie utonął w długach, jeśli kiedyś znowu zdarzy mi się nagły finansowy wypadek.

Jakie będą z tego korzyści…

I tak dalej. Już chyba rozumiesz, o co w tym chodzi.

Ta metoda nie czyni cudów, ale daje spokój niezbędny do działania

Jak wspomniałem na początku, ta lista kontrolna sama w sobie nie rozwiąże Twoich problemów.

Nie może Ci bowiem dać wiedzy, której nie masz. Pozwoli Ci jednak najskuteczniej wykorzystać to, co już wiesz.

Jak sobie o tym myślę, Phoenix Checklist to trochę taki pan Wolfe z Pulp Fiction.

Jeśli nie kojarzysz, o co mi chodzi, obejrzyj ten fragment filmu. Cóż za świetny sposób na rozwiązywanie problemów ze spokojną głową!

 I tak samo działa lista Phoenix. Wydaje się, że jej rolą jest jedynie powtarzanie tego, co przecież jest oczywiste. Ale to pomaga Ci wziąć sprawy w swoje ręce i w przemyślany sposób wydostać się z kłopotów. Bo gdy targają nami silne emocje, nic nie wydaje się wcale takie „oczywiste”.

Musisz napisać również list motywacyjny? W naszym kreatorze znajdziesz nowoczesne wzory do wypełnienia i praktyczne porady. Stwórz list motywacyjny w 5 minut tutaj.

Kreator listu motywacyjnego

Zobacz inne szablony, stwórz list motywacyjny i pobierz dokument w PDF tutaj.

Co o tym sądzisz?

Phoenix Checklist możesz używać do rozwiązywania wszelkich problemów zawodowych i osobistych, jakie napotkasz. A ja szczerze Cię do tego zachęcam!

Zmagasz się ze stresem? Nie możesz znieść swoich współpracowników? Zbyt często kłócisz się z drugą połówką? Po prostu zadaj sobie pytania z tej listy. Gwarantuję, że prędko znajdziesz rozwiązanie swoich problemów. A gdy Ci się to uda, daj znać w komentarzu. Chętnie poznam Twoją historię!