Podpis elektroniczny: jak go wyrobić? Przewodnik krok po kroku

Podpis elektroniczny pozwala podpisać każdy cyfrowy dokument, w tym pisma urzędowe, umowy biznesowe i faktury. Jest to bezpieczna metoda identyfikacji tożsamości podmiotów przesyłających dokumenty drogą elektroniczną. 

Jeśli chcesz załatwić zdalnie sprawę wymagającą od Ciebie podpisu, pokażemy Ci, jak to zrobić.

Z tego poradnika dowiesz się:

• jak bezpiecznie podpisać dokument przez Internet
• jak uzyskać podpis elektroniczny
• Ile kosztuje podpis elektroniczny.

Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.

Stwórz CV teraz

Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.

1. Podpis elektroniczny — co to jest i kiedy można go używać?

Aby cyfrowo potwierdzić autorstwo lub zawartość dowolnego dokumentu, najbezpieczniej jest użyć podpisu elektronicznego. Już od dawna ułatwia on funkcjonowanie biznesom oraz urzędom państwowym. 

Podpis elektroniczny wykorzystują:

• Zakład Ubezpieczeń Społecznych
• urząd skarbowy
• Generalny Inspektor Informacji Finansowej
• Krajowy Rejestr Sądowy
• zamówienia publiczne
• Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
• inne urzędy

Podpis elektroniczny — zwykły i kwalifikowany

Musisz wiedzieć, że istnieje zwykły podpis elektroniczny i kwalifikowany podpis elektroniczny. Różnią się od siebie tym, że ten drugi jest bardziej zaawansowany, pewny i posiada odpowiedni certyfikat. 

Zwykły podpis elektroniczny to Twoje imię i nazwisko pod wysyłanym e-mailem. Nieco bardziej zaawansowany podpis elektroniczny to np. Profil zaufany, który został stworzony, by podpisywać dokumenty urzędowe.

Natomiast podpis elektroniczny kwalifikowany jest uznawany za równoważnik formy pisemnej podpisu. Niestety niełatwo go uzyskać. Cała droga do wyrobienia elektronicznego podpisu kwalifikowanego łączy się ze zdobyciem kluczy dostępu i specjalnego certyfikatu. Co więcej — trzeba posiadać odpowiednie urządzenie do składania takiego podpisu. Nie jest ono niestety tanie.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Jak czytamy na stronach rządowych, kwalifikowany podpis elektroniczny ma moc prawną taką jak podpis własnoręczny. Jest poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym,

który umożliwia weryfikację składającej podpis osoby. Z jego użyciem można zawierać umowy na odległość, czy brać udział w aukcjach elektronicznych na platformach przetargowych.

Dzięki kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu możliwe jest także:

• podpisywanie i składanie deklaracji w systemie Płatnik
• uwierzytelnianie na stronie profilu Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS)
• składanie deklaracji podatkowych drogą elektroniczną do Urzędów Skarbowych
• podpisywanie i składanie sprawozdań finansowych wysyłanych do KRS
• przekazywanie organom podatkowym danych w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK)
• rejestracja i identyfikacja wykonawców biorących udział podczas aukcji lub przetargów
• zawieranie umów oraz udział w aukcjach na elektronicznych platformach przetargowych
• potwierdzanie tożsamości w kontaktach z urzędami oraz w komunikacji pomiędzy pracownikami jednostek w administracji publicznej
• przesyłanie do GIIF informacji o transakcjach finansowych
• przesyłanie Jednolitych Europejskich Dokumentów Zamówienia (w skrócie JEDZ)
• podpisywanie i pobieranie akt pracowniczych dotyczących pracowników i zleceniobiorców
• zdalne zawieranie umów cywilno-prawnych
• udział w zabezpieczonych aukcjach i przetargach elektronicznych
• przesyłanie faktur elektronicznych drogą online

Jak widzisz, dzięki kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu możesz nie tylko złożyć deklarację w urzędzie skarbowym, lecz także zawrzeć umowę zlecenie lub umowę o dzieło. 

Jak się podpisać podpisem kwalifikowanym?

Składając podpis elektroniczny, wykonujesz określone działania np. wpisanie kodu PIN czy przyciśnięcie guzika podpis w danym systemie. Potrzebne jest do tego specjalne oprogramowanie. Jakie? 

To zależy od tego, jakiego rodzaju kwalifikowany podpis elektroniczny wykupiłeś. Oto niektóre z nich:

• Sigilium Sign 4 lub Sigilium Sign 5 (dostawca podpisu: Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych)
• Szafir 2.0 (dostawca podpisu: Krajowa Izba Rozliczeniowa)
• proCentrum SmartSign (dostawca podpisu: Asseco Data Systems SA)
• PEM-HEART 3.9 (dostawca podpisu CenCert)

Bezpieczny podpis elektroniczny

Nie musisz się martwić. Podpis elektroniczny to naprawdę bezpieczne rozwiązanie. Na pewno bardziej pewne niż zwykły podpis. Czy słyszałeś o tym, żeby ktoś zastanawiał, czy zygzak nakreślony na papierowej umowie jest autentyczny? Uwierz, że podpis elektroniczny dużo trudniej jest podrobić niż pismo odręczne.

Obecnie, tak zwane rozwiązania paperless wprowadza z miesiąca na miesiąc coraz więcej firm, którym nie jest łatwo panować nad obiegiem dokumentów w dobie pracy zdalnej. Okazuje się, że już 53% przedsiębiorstw wykorzystuje podpisy elektroniczne. 

Co prawda, podpisów elektronicznych używa się nie od dziś, a pandemia jedynie wymusiła i przyspieszyła proces cyfryzacji wielu procesów w firmach. Już w 2016 roku, we wszystkich krajach Unii Europejskiej weszło w życie rozporządzenie sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania (w skrócie eIDAS). Dokument uregulował prawne transakcje elektroniczne w tym elektroniczny obieg dokumentów. 

Zobacz też: Witam, pozdrawiam, z poważaniem: zwroty grzecznościowe w mailu

Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.

Stwórz CV teraz

Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.

2. Podpis elektroniczny — jak to zrobić? [Krok po kroku]

Wiele zależy od tego, czy chcesz wyrobić podpis elektroniczny do podpisywania wyłącznie dokumentów urzędowych, czy potrzebujesz czegoś bardziej uniwersalnego. 

Jeśli chcesz założyć Profil zaufany:

• Wejdź na stronię https://pz.gov.pl/pz/register.
• Zarejestruj się, podając w formularzu online: imię, nazwisko, PESEL.
• Potwierdź swoje dane osobiście w tzw. punkcie potwierdzającym.
• Możesz również założyć Profil zaufany za pomocą e-dowodu osobistego lub konta bankowego.

Profil zaufany jest ważny 3 lata.

Żeby założyć kwalifikowany podpis elektroniczny, musisz wybrać jednego z certyfikowanych dostawców podpisów, których nadzoruje Ministerstwo Cyfryzacji. Listę dostawców znajdziesz na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji (NCCert). Następnie czeka Ci zakup urządzenia lub oprogramowania.

Podpis elektroniczny — cena

Zwykły podpis elektroniczny nic nie kosztuje. Wystarczy jeśli wykonasz kilka prostych kroków związanych z rejestracją, a potem potwierdzisz swoje dane osobiście w urzędzie. Niestety kwalifikowany podpis elektroniczny wiąże się już z wydatkiem około 300 zł rocznie.

Na zestaw niezbędny do używania kwalifikowanego podpisu elektronicznego składa się:

• karta kryptograficzna
• czytnik kart
• oprogramowanie do obsługi karty, podpisywania i weryfikacji dokumentów
• kwalifikowany znacznik czasu
• certyfikat kwalifikowany Certum jest jedynym w Polsce automatycznie rozpoznawanym jako zaufany w programach Adobe (np. Adobe Reader).

Jak widzisz podpis elektroniczny to po prostu dane w formie elektronicznej. To również legalny sposób na zatwierdzenie dokumentów lub formularzy elektronicznych. Jeśli dziś kwestia e-podpisu wydaje się skomplikowana, to na pewno przyszłość przyniesie nam nowe doświadczenia związane z elektroniczną weryfikacją tożsamości.

Musisz napisać również list motywacyjny? W naszym kreatorze znajdziesz nowoczesne wzory do wypełnienia i praktyczne porady. Stwórz list motywacyjny w 5 minut tutaj.

Stwórz list motywacyjny teraz

Zobacz inne szablony, stwórz list motywacyjny i pobierz dokument w PDF tutaj.

Używasz podpisu elektronicznego? Jeśli chcesz się podzielić swoją wiedzą, dodaj komentarz na forum poniżej artykułu.

Proces redakcyjny InterviewMe

Ten artykuł został sprawdzony przez nasz zespół i jest zgodny z procesem redakcyjnym InterviewMe. Zależy nam na dzieleniu się naszą wiedzą oraz dostarczaniu rzetelnych i godnych zaufania porad zawodowych dopasowanych do Twoich potrzeb. Nasze wysokiej jakości treści co roku przyciągają ponad 10 milionów czytelników. Ale na tym nie koniec. Regularnie publikujemy też autorskie badania, aby lepiej rozumieć rynek pracy i jesteśmy dumni, że cytują nas czołowe media w Polsce.

Źródła

• https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/sprawy-urzedowe/chce-zalatwic-sprawe-przez-internet/podpis-kwalifikowany
• https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/sprawy-urzedowe/chce-zalatwic-sprawe-przez-internet/podpis-kwalifikowany#5
• https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/sprawy-urzedowe/chce-zalatwic-sprawe-przez-internet/podpis-kwalifikowany#6
• https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/sprawy-urzedowe/chce-zalatwic-sprawe-przez-internet/podpis-kwalifikowany#7
• https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/sprawy-urzedowe/chce-zalatwic-sprawe-przez-internet/podpis-kwalifikowany#8
• https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/sprawy-urzedowe/chce-zalatwic-sprawe-przez-internet/podpis-kwalifikowany#9
• https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32014R0910
• https://pz.gov.pl/pz/register
• https://pz.gov.pl/pz/confirmationPointAddressesList
• https://login.e-dowod.gov.pl/sie-frontend/#/
• https://pz.gov.pl/dt/registerByXidp
• https://www.gov.pl/web/gov/zaloz-profil-zaufany