5s - metoda i system [Zasady 5s na produkcji i w biurze]

5S to metoda organizacji miejsca pracy, której nazwa pochodzi od pięciu japońskich słów: seiri, seiton, seisō, seiketsu i shitsuke. Zostały one przetłumaczone jako „sortowanie”, „porządkowanie”, „połysk”, „standaryzacja” i „podtrzymywanie”.

Jeśli ufasz Marie Kondo, polubisz również system 5s. Wschodnie mądrości przeniesione na grunt zachodni — tym razem w dziedzinę zawodową — naprawdę się sprawdzają. 

Z tego artykułu dowiesz się:

• czym jest metoda 5s
• jak wdrożyć metodę 5s w swojej firmie
• jakie korzyści płyną z wdrożenia systemu 5s.

Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.

Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.

1. Co to jest metoda 5s według lean management i jakie ma zasady?

5s oznacza metodę, która opisuje jak dobrze zorganizować stanowisko pracy. Ma zapewniać porządek i zwiększyć wydajność pracownika. Metoda 5s jest częścią lean management (szczupłego zarządzania) — koncepcji zarządzania przedsiębiorstwem, która powstała oparciu o działanie Systemu Produkcyjnego Toyoty.

Zasady 5s

Zasady metody 5s tłumaczymy następująco:

1. Selekcja / sortowanie (jap. seiri)

Selekcja to pierwszy krok w metodzie 5s. Polega na przejrzeniu wszystkich narzędzi, materiałów, elementów wyposażenia stanowiska i określeniu co jest zbędne, a co koniecznie potrzebne. 

Żeby ułatwić sobie selekcję, odpowiedz na 5 poniższych pytań, za każdym razem, gdy nie będziesz pewien co zadecydować w sprawie danego sprzętu: 

1. Jaki jest cel tego przedmiotu?
2. Kiedy ten przedmiot był ostatnio używany?
3. Jak często jest używany?
4. Kto go używa?
5. Czy naprawdę musi tu być?

Jeśli stwierdzisz, że dany przedmiot nie jest niezbędny, możesz go przenieść gdzieś, gdzie ktoś go użyje, przetworzyć, wyrzucić, sprzedać lub umieścić w magazynie. 

Teraz gdy Twoje miejsce pracy jest wolne od niepotrzebnych rzeczy, przejdź do drugiego kroku. 

2. Systematyka (jap. seiton)

Pora na tzw. zarządzanie wizualne. Przedmioty i narzędzia, które będą używane w danym procesie produkcyjnym, powinny być zawsze pod ręką i w zasięgu oku osoby wykonującej pracę. Wtedy wszystko idzie sprawniej.

Dlatego trzeba się zastanowić:

• Którzy ludzie używają jakich przedmiotów?
• Kiedy te przedmioty są używane?
• Które są używane najczęściej?
• Czy elementy należy grupować według typu?
• Gdzie byłoby najlogiczniej dane przedmioty czy narzędzia umieścić?

Na tym etapie warto również rozważyć, czy żadne sprzęty, maszyny lub meble nie ograniczają ruchu pracowników. A może trzeba zaopatrzyć miejsce pracy w dodatkowe pojemniki do przechowywania narzędzi? Jednym słowem — to jest moment, w którym projektujemy wygodne stanowiska, które pozwolą nam pracować wydajnie i sprawnie.

3. Sprzątanie (jap. seiso)

Kolejny krok to wyznaczenie standardów sprzątania. Bałagan czy nawet brud sprawiają, że trudniej się pracuje i traci się czas na porządkowanie stanowisk pracy z doskoku. W metodzie 5S każdy bierze odpowiedzialność za sprzątanie swojego miejsca pracy. 

Idea polega na tym, by codziennie po wykonaniu przypisanych sobie zadań, pracownicy doprowadzali swoje stanowiska do stanu, który pozwala swobodnie podjąć kolejne działania. W ten sposób pracownicy przejmują kontrolę nad przestrzenią i mają świadomość swojej funkcji w firmie.

Ważna uwaga: warto upewnić się, że ludzie wiedzą, jak odpowiednio dbać o swoje miejsce pracy. Trzeba zapewnić im odpowiednie środki czyszczące oraz akcesoria, a także wyznaczyć miejsce, w których będą one przechowywane.

4. Standaryzacja (jap. seiketsu)

Krok czwarty w metodzie 5s polega na stworzeniu instrukcji, które będą obowiązywały w odniesieniu do selekcji, systematyki i sprzątania. Należy określić zakres czynności i odpowiedzialności pracowników. Chodzi o:

• przydzielenie regularnych zadań do wykonania
• stworzenie harmonogramów
• publikację instrukcji.

Instrukcje muszą być jasne, czytelne i zrozumiałe dla wszystkich. Dlatego zaleca się, by dołączać do nich zdjęcia, mapy, a nawet identyfikację kolorystyczną. Jeśli chcesz utrzymać ład, musisz najpierw dokładnie określić, co pod tym pojęciem rozumiesz.

W ten sposób pracownicy będą wiedzieli, za co są odpowiedzialni. Przydatna może być codzienna lista kontrolna lub harmonogram wskazujący, jak często i przez kogo muszą być wykonywane określone zadania.

Celem jest stan, w którym wszystkie zadania staną się dla pracowników rutyną, a selekcja narzędzi czy sprzątanie będą częścią regularnej pracy. I tutaj płynnie przechodzimy do ostatniego punktu metody 5s.

5. Samodoskonalenie / samodyscyplina

Wszystkie kroki prowadzące do wytworzenie swoistej dyscypliny i utrzymania stanowisk pracy w odpowiednim stanie nie powinny mieć formy nakazów. Chodzi bardziej o pewną organizację zadań, która dla wszystkich pracowników będzie naturalna.

Ponieważ 5s powinien być procesem długoterminowym, trzeba odpowiednio go wdrożyć i zadbać o przestrzeganie ustalonych zasad. Managerowie powinni dawać przykład pracownikom i również angażować się w zaplanowane z góry działania.

Przeprowadzanie szkoleń przedstawiających korzyści, jakie pracownicy osiągną poprzez porządkowanie swoich miejsc pracy, to dobra metoda na wytworzenie odpowiednich nawyków wśród personelu. Chodzi tu bowiem o zmianę sposobu myślenia, a nie o przykre obowiązki i przymus.

Można również przeprowadzać audyty stanowisk. Nie po to, by wskazywać osoby źle realizujące zasady metody 5s, ale by znaleźć nowe sposoby na ulepszenie działań. Warto także tworzyć prezentacje typu przed i po, które pomagają pracownikom w zrozumieniu celowości procesu 5s.

Zobacz też: Szkolenie BHP wstępne i okresowe.

Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.

Stwórz CV teraz

Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.

2. Korzyści płynące z wdrożenia metody 5s w firmie

W idealnym świecie 5S staje się częścią kultury organizacji. Po jakimś czasie korzyści płynące ze stosowania tej metody stają się widoczne gołym okiem. Co warte odnotowania — wdrożenie zasad 5s właściwie nic nie kosztuje. 

Na początku może być trudno. Każdy nowy obowiązek zajmuje więcej czasu, którego pracownicy nie mają nigdy w nadmiarze. Warto jednak podjąć wyzwanie, które z każdym dniem będzie stawało się mniej obciążające.

Trzeba tylko pamiętać, że stosowanie metody 5S w firmie obejmuje wszystkich i wymaga zaangażowania zarówno szeregowych pracowników, jak i kierownictwa. Dlatego ważne jest przeprowadzenie ogólnofirmowych szkoleń, w których udział biorą wszyscy zatrudnieni w firmie.

W szerszej perspektywie zaobserwujemy takie korzyści jak:

• zwiększenie produktywności
• większe bezpieczeństwo pracowników
• wyeliminowania marnotrawstwa surowców i narzędzi
• obniżenie kosztów produkcji
• bardziej zaangażowani pracownicy
• podniesienie standardów jakości pracy
• łatwiejsze wykonywanie zadań
• poprawę komunikacji wewnątrz organizacji
• lepsza kontrola nad przebiegiem procesów.

W jakim środowisku pracy można wdrożyć metodę 5s?

Metoda 5s nie jest zarezerwowana wyłącznie dla środowiska produkcyjnego. Z powodzeniem stosuje się ją również w biurach, zakładach opieki zdrowotnej czy nawet w urzędach. Zasady 5s są na tyle uniwersalne, a z dalszej perspektywy tak oczywiste, że pomogą zorganizować każde miejsce pracy.

Warto dodać, że w metodzie 5s sprawdza się komunikacja wizualna. Tablice, wykresy, oznaczenia w przestrzeni przypominają pracownikom o czynnościach, które trzeba wykonać. W ten sposób łatwiej jest też wspólnie zarządzać obszarem roboczym.

Zobacz też: Praca biurowa: obowiązki

Musisz napisać również list motywacyjny? W naszym kreatorze znajdziesz nowoczesne wzory do wypełnienia i praktyczne porady. Stwórz list motywacyjny w 5 minut tutaj.

Stwórz list motywacyjny teraz

Zobacz inne szablony, stwórz list motywacyjny i pobierz dokument w PDF tutaj.

Proces redakcyjny InterviewMe

Ten artykuł został sprawdzony przez nasz zespół i jest zgodny z procesem redakcyjnym InterviewMe. Zależy nam na dzieleniu się naszą wiedzą oraz dostarczaniu rzetelnych i godnych zaufania porad zawodowych dopasowanych do Twoich potrzeb. Nasze wysokiej jakości treści co roku przyciągają ponad 10 milionów czytelników. Ale na tym nie koniec. Regularnie publikujemy też autorskie badania, aby lepiej rozumieć rynek pracy i jesteśmy dumni, że cytują nas czołowe media w Polsce.

Źródła

• http://bazekon.icm.edu.pl/bazekon/element/bwmeta1.element.ekon-element-000140236850