OCHRONA DANYCH I POUFNOŚĆ W PROCESIE REKRUTACJI DATA PROTECTION AND CONFIDENTIALITY IN THE RECRUITMENT PROCESS

INFORMACJA O OCHRONIE DANYCH OSOBOWYCH

Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest BOLD PL sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Przeskok 2, 00-032 Warszawa, Polska, KRS: 0000598398 (zwany dalej: „Spółka” lub „my”). Wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych. Możesz się z nim skontaktować, pisząc na legal@bold.com lub wysyłając korespondencję na adres podany wyżej.

Zakres danych osobowych

Przetwarzamy Twoje dane w celach rekrutacyjnych. Podanie określonych danych osobowych, takich jak imię i nazwisko, data urodzenia, miejsce zamieszkania, wykształcenie oraz dotychczasowa historia zatrudnienia, jest warunkiem uczestnictwa w procesie rekrutacji. Jeśli nie jesteś obywatelem Polski, możemy poprosić Cię o dodatkowy zestaw danych w celu realizacji obowiązujących przepisów prawnych. Bez udostępnienia niezbędnego zakresu danych nie możemy przeprowadzić procesu rekrutacji ani rozważyć Twojej kandydatury.

W pozostałym zakresie udostępnianie danych osobowych jest dobrowolne – będziemy przetwarzać je na podstawie Twojej zgody, wyrażonej bezpośrednio poprzez aplikację na ofertę pracy oraz wysłanie nam dokumentów aplikacyjnych.

Cel i podstawa prawna

Będziemy przetwarzać Twoje dane zgromadzone w związku z procesem rekrutacyjnym:

w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji na podstawie naszego uprawnienia wynikającego z artykułu 22(1) Kodeksu pracy lub innych obowiązujących przepisów, zgodnie z artykułem 6.1(c) RODO. Jeśli dobrowolnie udostępnisz więcej danych niż wymaga tego obowiązujące prawo, je również będziemy przetwarzać w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji na podstawie Twojej zgody (zgodnie z artykułem 6.1(a) RODO),
w celu weryfikacji Twoich kwalifikacji i umiejętności, co stanowi nasz uzasadniony interes w rozumieniu artykułu 6.1(f) RODO,
w celu wykorzystania Twoich danych do przyszłych procesów rekrutacyjnych, jeśli udzieliłeś takiej zgody (zgodnie z artykułem 6.1(a) RODO),
w celu dochodzenia lub obrony przed potencjalnymi roszczeniami oraz wykazania faktów lub spełnienia obowiązków, co stanowi nasz uzasadniony interes w rozumieniu artykułu 6.1(f) RODO.

Okres przechowywania

Po złożeniu aplikacji Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego, lecz nie dłużej niż przez 12 miesięcy lub do momentu wycofania przez Ciebie zgody. Po obsadzeniu stanowiska będziemy przechowywać Twoje dane w celu zabezpieczenia ewentualnych roszczeń do czasu wygaśnięcia okresu przedawnienia przewidzianego przez prawo, aby uniknąć ewentualnych sporów między Tobą a nami. Jeśli zgodziłeś się uczestniczyć w przyszłych procesach rekrutacyjnych, będziemy przetwarzać Twoje dane do momentu wycofania zgody, lecz nie dłużej niż przez okres 12 miesięcy.

Odbiorcy danych

Jako część Grupy BOLD, Twoje dane mogą być udostępnione podmiotom tworzącym Grupę BOLD (ale tylko w celach realizacji procesu rekrutacyjnego, w którym wziąłeś udział). Twoje dane mogą również być udostępniane dostawcom naszych usług zewnętrznych, np. IT, oprogramowania, usług prawnych i księgowych, a także firmom wspierającym nas w procesach rekrutacyjnych. Twoje dane mogą być przekazywane poza Obszar Gospodarczy Europejski (EOG), ponieważ współpracujemy z dostawcami z różnych krajów. W przypadku jakiegokolwiek międzynarodowego transferu danych będzie on przeprowadzony przy pomocy odpowiednich mechanizmów opisanych w RODO, w szczególności Standardowych Klauzul Umownych lub przepisów zatwierdzonych przez Komisję Europejską, aby zapewnić odpowiedni poziom ochrony danych osobowych wymagany przez prawo.

Twoje prawa

Masz prawo żądać od nas dostępu do swoich danych, ich poprawiania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania dokonanego na podstawie Twojej zgody przed jej wycofaniem. Masz także prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych – jeśli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy prawa. Nie podejmujemy w Twoim przypadku żadnych decyzji zautomatyzowanych na żadnym etapie procesu rekrutacyjnego, w tym decyzji wynikających z profilowania.

POUFNOŚĆ INFORMACJI

W trakcie procesu rekrutacyjnego możesz otrzymać poufne informacje dotyczące BOLD PL sp. z o.o. („Spółka”) i/lub podmiotów powiązanych ze Spółką, tworzących Grupę BOLD (łącznie: „Grupa BOLD” lub „my”), w tym między innymi: informacje techniczne, strategiczne, handlowe, finansowe, organizacyjne, osobowe (np. pracowników, klientów lub dostawców) oraz wszystko inne, co zostało Ci przekazane jako poufne. Informacje te są ujawniane wyłącznie w celu oceny Twojej kandydatury na stanowisko, na które aplikujesz.

Poprzez udział w procesie rekrutacyjnym zgadzasz się:

traktować wszystkie informacje uzyskane w trakcie procesu rekrutacyjnego jako ściśle poufne,
nie ujawniać (w żaden sposób) jakichkolwiek poufnych informacji osobie trzeciej, w szczególności podmiotom konkurencyjnym względem Grupy BOLD, przyjaciołom, członkom rodziny lub innym osobom niebiorącym udziału w procesie rekrutacyjnym,
nie wykorzystywać żadnych poufnych informacji do celów prywatnych lub komercyjnych,
podjąć niezbędne środki ostrożności, aby zapobiec nieuprawnionemu dostępowi lub ujawnieniu informacji poufnych, w tym poprzez zabezpieczenie fizycznych lub elektronicznych kopii dokumentów uzyskanych w trakcie rekrutacji,
na żądanie zwrócić lub zniszczyć wszystkie otrzymane informacje poufne.

Zobowiązanie do poufności pozostaje w mocy tak długo, jak dana informacja pozostaje poufna dla Grupy BOLD, nawet jeśli ostatecznie nie zostanie Ci zaoferowana współpraca ze Spółką. Naruszenie obowiązku poufności może skutkować podjęciem działań prawnych.

Przestrzeganie postanowień o poufności jest kluczowe dla utrzymania zaufania i integralności naszego procesu rekrutacyjnego oraz naszego obowiązku ochrony informacji wrażliwych. Poprzez udział w procesie rekrutacyjnym potwierdzasz, że znasz i zgadzasz się przestrzegać powyższych warunków.

(see Polish version)

PERSONAL DATA PROTECTION NOTICE

Data controller

Your data controller is BOLD PL sp. z o.o. and its registered office is in Warsaw at Przeskok 2, 00-032 Warsaw, Poland, KRS no. 0000598398 (hereinafter“Company”, “we” or “us”). We have appointed a Data Protection Officer. You may contact the Data Protection Officer by emailing legal@bold.com or sending correspondence to the abovementioned physical address.

Scope of personal data

We process your data for recruitment purposes. Providing a certain scope of personal data, such as name and surname, date of birth, place of residence, education, and previous employment history, is a condition for participating in a recruitment process. If you are not a Polish citizen, we may request additional data to comply with applicable laws. Without sharing the necessary scope of data, we cannot conduct the recruitment process and consider your application.

In the remaining scope, providing personal data is voluntary - we will process it based on your consent, expressed directly by applying for the job offer and sending application documents.

Purpose and legal basis

We will process your data gathered in connection with the recruitment process:

to carry out the recruitment process based on our entitlement resulting from Article 22(1) of the Labor Code or other applicable laws, pursuant to Article 6.1(c) of GDPR. If you voluntarily share more data than required by applicable laws, we will also process them to carry out the recruitment process based on your consent (pursuant to Article 6.1(a) of GDPR),
to verify your qualifications and skills, which is our legitimate interest within the meaning of Article 6.1(f) of GDPR,
to use your data for future recruitment processes if you granted such consent (pursuant to Article 6.1(a) of GDPR),
to assert or defend against potential claims and to prove facts or fulfillment of duties, which is our legitimate interest within the meaning of Article 6.1(f) of GDPR.

Storage period

After submitting your application, your personal data will be processed for the period necessary to conduct the recruitment process, but no longer than 12 months or until you revoke your consent. After the open role is filled, we will store your data to secure potential claims until the statutory limitation period expires to avoid any disagreement between you and us. If you agree to participate in future recruitment processes, we will process your data until you revoke your consent, but no longer than 12 months.

Data recipients

As we form part of BOLD Group, your data can be made available to the entities forming BOLD Group (but only for the purposes of the recruitment process you are applying to).

Your data may also be made available to providers of our external services, e.g., IT, software, legal, and accounting services, as well as to companies that support us during the recruitment processes. Your data may be transferred outside the European Economic Area (EEA) since we cooperate with suppliers from different countries.

In any case of international data transfer, it will take place using adequate transfer mechanisms described in GDPR, in particular Standard Contractual Clauses or regulations approved by the European Commission to ensure adequate protection of personal data required by law.

Your rights

You have the right to demand access to your data, rectification, deletion, or limitation of processing, the right to object to the processing, the right to transfer data, as well as the right to withdraw your consent at any time. Withdrawal of consent does not affect the legality of the processing, which was made on the basis of your consent before its withdrawal.

You have the right to file a complaint to the President of the Office for Personal Data Protection–if you consider that the processing of your data violates the law.

We will not make automated decisions for you at any point in the recruitment process, including decisions resulting from profiling.

CONFIDENTIALITY

During the recruitment process, you may be provided with confidential information about BOLD PL sp. z o.o. (“Company”) and/or its affiliates forming BOLD Group (collectively: “BOLD Group” or “we”), including but not limited to technical, strategic, commercial, financial, organizational, and personal information (e.g., of employees, customers, or suppliers), or anything provided to you that is marked as confidential. This information is disclosed solely for the purpose of evaluating your candidacy for the position you applied for.

By participating in the recruitment process, you agree:

to treat all information obtained during the recruitment process as strictly confidential,
not to disclose (by any means) any confidential information to any third party, including but not limited to BOLD Group market competitors, friends, family members, or other individuals not involved in the recruitment process,
not to utilize any confidential information for any private or commercial purpose,
take all necessary precautions to prevent unauthorized access to or disclosure of confidential information, including safeguarding any physical or electronic copies of documents obtained in the course of recruitment,
return or destroy all confidential information provided to you upon request.

This confidentiality obligation remains in effect while the information provided to you is confidential to the BOLD Group, even if you are not ultimately offered cooperation with the Company. Violation of this confidentiality clause may result in legal action.

Your adherence to this confidentiality clause is essential in maintaining the trust and integrity of our recruitment process and our commitment to protecting sensitive information. By participating in the recruitment process, you acknowledge that you understand and agree to abide by the above terms.