Office manager (kierownik biura) - praca, zarobki, zakres obowiązków

Office manager to dziś terapeuta, organizator imprez, specjalista ds. płac i pierwsza pomoc w jednej osobie.

Polska nazwa tego stanowiska to kierownik biura.

Sprawdź, jak zostać office managerem i co właściwie oznacza stanowisko, którego nazwa brzmi prawie tak samo jak oprogramowanie Microsoftu.

Z tego artykułu dowiesz się:

• ile zarabia office manager
• jakie są obowiązki office managera
• jak napisać CV office managera
• jak znaleźć pracę office managera.

Bez profesjonalnego CV Twoje szanse na zdobycie pracy office managera są mniejsze. Stwórz dokument w kreatorze CV w kilka minut.

Stwórz CV teraz

Zobacz inne wzory, stwórz CV oraz list motywacyjny i pobierz dokumenty w PDF tutaj

1. Na czym polega praca office managera?

Office manager to praca dla tych, którzy lubią pracować w biurze, a także kontakt z ludźmi i zadania organizacyjne.

Trzeba również znać się na kwestiach administracyjnych.

Zawód office managera polega bowiem na kierowaniu biurem.

Nieważne, czy firma liczy 20 czy 200 pracowników, jej funkcjonowanie na co dzień musi być planowane.

Zaczynając od zaopatrzenia — bo przecież dobrą kawę, świeże owoce i ciasteczka ktoś musiał zamówić i kupić — po stricte organizacyjne kwestie typu bukowanie biletów na delegacje.

Obowiązki office managera są bardzo różnorodne i jeśli chcesz pracować na tym stanowisku, to musisz być osobą elastyczną i bystrą.

Liczy się bowiem nie tylko sprawne działanie, ale też szybkie reagowanie w najdziwniejszych nagłych sytuacjach.

Gdy w biurze wydarzy się awaria lub trzeba będzie na już zorganizować bardzo ważny biznesowy lunch dla szefa, office manager nie może zawieść.

Trzeba radzić sobie z każdą sytuacją, która nagle wyniknie w biurze. W tym zawodzie nie ma nudy i rutyny — codziennie pojawiają się nowe rzeczy do zrobienia i załatwienia.

Dlatego—

Office manager to nie praca dla introwertyka. Musisz mieć naprawdę dobry kontakt z ludźmi i stale reagować na nowe bodźce.

Czy praca office managera jest stresująca?

Odporność na stres na pewno się przyda, zwłaszcza tym, którzy nie tolerują chaosu.

Ta praca nie jest stresująca, ale stresujące są sytuacje, gdy trzeba wykonać kilka zadań naraz, wszystkie tak samo pilne. Dlatego właśnie musisz być wielozadaniowy. Nie wszystko da się zaplanować z wyprzedzeniem i wiele zadań wpada ad hoc.

Milena Siennicka

office manager w InterviewMe i Zety

Kierownik biura załatwia często kilka spraw jednocześnie i odpowiada na bieżące potrzeby zarówno pracowników, jak i szefostwa.

To dlatego też wymaga się od kierowników biur wysokich zdolności komunikacyjnych.

Przyda się również asertywność!

Pomysły pracowników bywają kosmiczne.

Usłyszałam prośbę o zamówienie dużej ilości warzyw, kasz i makaronów do pracy, żeby nie trzeba było kupować do domu i można było gotować sobie w pracy. Już nie mówiąc o tym, że nagle okazuje się, że potrzebujemy 10 rodzajów mleka do kawy, bo każdy pije inne (z laktozą, bez laktozy, migdałowe, sojowe, kokosowe....). W takich sytuacjach office manager musi wykazać się umiejętnościami negocjacyjnymi, aby zadbać o interes zarówno firmy, jak i jej pracowników.

Milena Siennicka

office manager w InterviewMe i Zety

Praca office managera — wady i zalety

Praca kierownika biura ma blaski i cienie.

Sam oceń.

Zdarza się, że praca office managera jest mylona ze stanowiskiem recepcjonistki.

Recepcjonistka jest pierwszą osobą, którą widzą goście, przygotowuje im kawę, prowadzi na miejsce spotkanie, ale również odbiera paczki od kurierów. Jeśli trzeba — prowadzi listę obecności przyjścia i wyjścia z biura. Kierownik biura zazwyczaj nie zajmuje się takimi sprawami.

Milena Siennicka

office manager w InterviewMe i Zety

Praca na recepcji może być pierwszym krokiem do zostania office managerem. Sprawdź, jak napisać skuteczne CV w naszym artykule: Przykładowe CV recepcjonistka + list motywacyjny recepcjonistka bez doświadczenia (wzór).

2. Office manager — zakres obowiązków

Zakres obowiązków office managera zależy w dużej mierze od branży, w jakiej działa dane przedsiębiorstwo.

Ale wiele z zadań powtarza się właściwie w każdym miejscu pracy.

Muszę pilnować, żeby w firmie było zawsze to, czego potrzebują pracownicy na co dzień i żeby rachunki były zapłacone za wszystko, z czego korzystamy w biurze.

Ja dodatkowo zajmuję się również robieniem wypłat.

Dbam też o budżet biurowy — na wyposażenie, przeprowadzki i wszystko, co się wiąże z jego funkcjonowaniem. Zanim przenieśliśmy naszą firmę do nowej siedziby, to właśnie mnie powierzono szukanie powierzchni biurowych na nową lokalizację.

Milena Siennicka

office manager w InterviewMe i Zety

 To nie wszystko!

Spójrz na listę poniżej — obowiązków jest naprawdę dużo.

Zakres obowiązków kierownika biura:

• organizacja i obsługa spotkań
• porządkowanie dokumentacji
• zaopatrzenie biura
• optymalizowanie kosztów firmowych przez np. korzystne umowy na dzierżawę ekspresu do kawy i dystrybutorów wody
• serwisowanie firmowej floty
• zakup sprzętu biurowego
• dbanie o płynny obieg poczty wychodzącej i przychodzącej
• organizacja podróży służbowych
• prowadzenie kalendarzy zarządu
• prowadzenie archiwum firmy
• kontakt z instytucjami i urzędami, tj. kancelariami prawnymi i notarialnymi, urzędami miasta, gminy itd.

W gruncie rzeczy praca office managera sprowadza się do koordynowania oraz zarządzania pracą firmy.

Jakie właściwie kwalifikacje musisz posiadać na tym stanowisku?

Liczą się trzy główne kwestie.

Po pierwsze — znajomość angielskiego.

Nie oszukujmy się, umiejętność porozumiewania się w tym języku to dziś standard, a tym bardziej w pracy, która wymaga kontaktu nie tylko z pracownikami biura, ale również z klientami.

Po drugie — znajomości programów biurowych typu Excel, Power Point. Takie oprogramowanie potrzebne jest do prowadzenia ewidencji czy prezentowania kosztów. Office manager może wykorzystywać w pracy również system SAP do składania zamówień i ich dokumentowania.

Wykształcenie office managera?

Na pewno dyplom jednego z poniższych kierunków będzie Twoim atutem:

• zarządzanie
• administracja
• ekonomia
• ewentualnie wykształcenie zgodne z branżą, w jakiej działa firma.

Jak wpisać swoje wykształcenie do dokumentów aplikacyjnych? Sprawdź nasz artykuł: Poziom wykształcenia — jak wpisać studia do CV.

Jak szukać pracy dla office managera?

Jak sama nazwa wskazuje — oferty pracy dla office managera znajdziesz na portalach ogłoszeniowych w kategorii praca biurowa.

Przeszukaj Indeed, praca.money.pl, pracuj.pl.

Pamiętaj też, że założyć konto na Linkedin — to Twoja wizytówka, dzięki której łatwiej Ci będzie o ciekawą propozycję pracy.

Jeśli szukasz posady w konkretnym mieście, googlowanie office manager Warszawa, office manager Wrocław itp. na pewno da sporo trafnych wyników. Ale pamiętaj: każdy w ten sposób szuka pracy, więc trafisz na najbardziej oblegane oferty.

A teraz najważniejsze, czyli CV. Bez niego nie można marzyć o idealnym stanoiwsku. Przeczytaj, jak stworzyć profesjonalny dokument: Wzór CV i list motywacyjny dla pracownika biurowego.

Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.

Kreator CV

Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj

3. Office manager — zarobki

Kierownik biura może liczyć na zarobki uzależnione od wielkości i rodzaju firmy, w której pracuje.

Jeśli zatrudnisz się gdzieś, gdzie pracowników jest niewielu, Twoja pensja też będzie niższa, bo w końcu kierować kilkuset osobami a garstką osób to duża różnica.

Drugą sprawą jest doświadczenie — im większe, tym wyższe wynagrodzenie.

Po paru latach pracy zorientujesz się, że coraz łatwiej i sprawniej wykonujesz swoje obowiązki, a coś, co kiedyś sprawiało trudność, teraz jest rutyną.

No i właśnie dlatego doświadczenie office managera to skarb dla firmy.

Niestety — wbrew nazwie, office manager nie ma pensji managerskiej.

Ile zarabia kierownik biura?

Na stronie wynagrodzenia.pl czytamy, że mediana wynagrodzeń office managera to 5 250 zł brutto. Natomiast według raportu Hays kierownik biura może liczyć średnio na 11 000 zł brutto.

Pensja na stanowisku office managera może więc oscylować w okolicach średniej krajowej, ale może być kilka tysięcy wyższa, w zależności od tego, gdzie się zatrudnisz.

Czy można zarobić więcej?

Office manager to samodzielne stanowisko, dlatego perspektywy awansu są niewielkie.

Jeśli chcesz się rozwijać, możesz zdobyć posadę asystenta CEO lub kierownika albo dyrektora administracyjnego.

A jeśli marzysz o pracy w dużej firmie o międzynarodowym zasięgu? Przeczytaj: Kariera i zarobki w korporacji — jak pracować w korporacji i nie zwariować?

4. Jak napisać CV office managera?

CV office managera musi być zaplanowane co najmniej tak dobrze jak praca biura, którym będziesz kierować.

Twój dokument ma pokazać rekruterowi, że wiesz, co to dobra organizacja pracy.

Dlatego, zanim zaczniesz wysyłać swoje CV, upewnij się, że spełnia poniższe kryteria.

1. Podsumowanie zawodowe w CV — na samej górze CV umieść krótką charakterystykę swojej kandydatury.

2. Dopasuj CV do oferty pracy — nie wysyłaj tego samego zgłoszenia do każdego pracodawcy, nawet jeśli stanowisko jest bardzo podobne. Odpowiedz swoim CV na konkretne ogłoszenie.

3. CV na jedną czy dwie strony — ta decyzja zależy tylko od Ciebie. Warto jednak przemyśleć strukturę dokumentu i pominąć zbędne informacje.

4. Klauzula CV zgodna z RODO — nie zapomnij o niej, bo po zmianie przepisów, zasady dotyczące zgody na przetwarzanie danych osobowych trochę się zmieniły.

Rozmowa kwalifikacyjna na stanowisko office managera

Jak już dostaniesz od rekrutera zaproszenie na spotkanie w biurze, pamiętaj o dobrym przygotowaniu się do rozmowy kwalifikacyjnej.

Na pewno padną pytania o:

• znajomość języka angielskiego
• komunikatywność
• znajomość kwestii finansowych.

Na rozmowie kwalifikacyjnej najlepiej podawać konkretne przykłady: ile pieniędzy się zaoszczędziło albo w jak krótkim czasie rozwiązało trudną sprawę. Trzeba też pokazać, że jest się osobą otwartą i komunikatywną. Podczas swojej rozmowy opowiedziałam o tym, że kocham psy , co się widocznie spodobało — później stworzyliśmy z naszego biura przestrzeń całkowicie dog friendly.

Milena Siennicka

office manager w InterviewMe i Zety

 Przed spotkaniem rekrutacyjnym warto również przeczytać te dwa poradniki:

• Rozmowa kwalifikacyjna strój damski i męski — jak się ubrać na spotkanie z rekruterem?
• Kto podaje pierwszy rękę — savoir-vivre na rozmowie kwalifikacyjnej.

Musisz napisać również list motywacyjny? W naszym kreatorze znajdziesz nowoczesne wzory do wypełnienia i praktyczne porady. Stwórz list motywacyjny w 5 minut tutaj.

Kreator listu motywacyjnego

Zobacz inne szablony, stwórz list motywacyjny i pobierz dokument w PDF tutaj.

A może masz już za sobą rekrutację na stanowisko office managera? Podziel się swoim doświadczeniem na forum poniżej!

Proces redakcyjny InterviewMe

Ten artykuł został sprawdzony przez nasz zespół i jest zgodny z procesem redakcyjnym InterviewMe. Zależy nam na dzieleniu się naszą wiedzą oraz dostarczaniu rzetelnych i godnych zaufania porad zawodowych dopasowanych do Twoich potrzeb. Nasze wysokiej jakości treści co roku przyciągają ponad 10 milionów czytelników. Ale na tym nie koniec. Regularnie publikujemy też autorskie badania, aby lepiej rozumieć rynek pracy i jesteśmy dumni, że cytują nas czołowe media w Polsce.