Multitasking - co to? Czy wielozadaniowość jest efektywna?

Mało kto lubi robić kilka rzeczy naraz. Szczególnie w pracy, kiedy towarzyszy nam stres i gonią nas terminy.

Jednak taki tryb pracy (nazywany multitaskingiem), dla niektórych osób jest normą.

Z tego artykułu dowiesz się:

• czym dokładnie jest multitasking (definicja)
• czy multitasking jest efektywną metodą pracy
• jak sobie radzić mając wielozadaniowe stanowisko.

Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.

Stwórz CV teraz

Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.

1. Czym jest multitasking? Definicja

Multitasking to w tłumaczeniu na język polski wielozadaniowość, czyli umiejętność wykonywania kilku czynności jednocześnie. Chociaż pojęcie to wywodzi się z terminologii dotyczącej komputerowych systemów operacyjnych (ang. computer multitasking), to bardzo szybko zaczęto je wykorzystywać właśnie do opisu sposobu wykonywania zadań przez człowieka (ang. human multitasking).

Określenie multitasking zazwyczaj używane jest w kontekście kompetencji pracowników. Pracodawcy często szukają bowiem osób, które potrafią wykonywać kilka zadań naraz i mają podzielną uwagę. Przykładem może być jednoczesne rozmawianie przez telefon z klientem, przygotowywanie dla niego oferty oraz sprawdzanie maili.

O multitaskingu będziemy mówili również wtedy, gdy pracownik będzie w stanie szybko „przełączyć” się między poszczególnymi zadaniami.

Jednak czy taka forma pracy i wykonywania zadań jest efektywna i skuteczna? Piszemy o tym w kolejnym rozdziale.

Może Cię również zainteresować: Najważniejsze cechy dobrego pracownika

Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.

Stwórz CV teraz

Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.

2. Czy multitasking jest efektywny?

Okazuje się, że nie.

Jak zauważają eksperci z University of Southern California, multitasking przyczynia się do większej liczby błędów i generalnie gorszej jakości wykonania zadań. 

Co ciekawe, multitasking wpływa na to, w jaki sposób pracuje nasz mózg. Podczas pracy nad jednym zadaniem, ​​obie strony kory przedczołowej odpowiedzialnej za skupienie, współpracują ze sobą w harmonii. Jak wynika z badań naukowców z Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM) w Paryżu, w przypadku dwóch różnych zadań, poszczególne strony mózgu działają niezależnie. Powoduje to problemy z zapamiętywaniem szczegółów oraz popełnianie aż trzykrotnie większej liczby błędów.

Z kolei badacze z University of London dowodzą, że multitasking wpływa na mózg podobnie jak palenie marihuany lub brak snu w nocy. Iloraz inteligencji (IQ) badanych, którzy wykonywali wiele zadań jednocześnie, spadał średnio o 15 punktów i był porównywalny do 8-latka.

Co ciekawe, z badania pracowników Yale School of Management wynika, że multitasking może wpływać pozytywnie na poziom realizacji zadań, jeśli są one bardzo do siebie podobne. Mówimy wówczas o „iluzji” multitaskingu. Błędy i brak koncentracji pojawia się wtedy, gdy wykonujemy dwie bardzo się różniące czynności — np. oglądamy telewizję i czytamy książkę.

Jak więc widać, w większości przypadków wykonywanie wielu różnorodnych zadań, wpływa niekorzystnie na rezultaty. Jednak nie każdy ma wybór. Co zrobić, jeśli w pracy jesteś zmuszony do multitaskingu? Piszemy o tym w kolejnym rozdziale.

Może Cię również zainteresować: Kompetencje miękkie i twarde — czym się różnią?

3. Multitasking — jak poradzić sobie na wielozadaniowym stanowisku?

Jeśli Twoje stanowisko wymaga od Ciebie wykonywania wielu zadań naraz (lub ciągłego przeskakiwania między nimi), powinieneś być odpowiednio przygotowany. Poniżej opisaliśmy kilka sposobów, które ułatwią Ci okiełznanie multitaskingu.

1. Planowanie zadań i tworzenie to-do lists

To kluczowa zasada, której powinny się trzymać osoby „skazane” na multitasking. Jeśli chcesz dobrze i sprawnie wykonywać wiele zadań naraz, musisz dokładnie zaplanować swoją pracę. Dzięki temu będziesz wiedział, jakie i w jakiej kolejności zadania wykonywać. Pomogą Ci w tym listy to-do, czyli spis obowiązków (np. lista ułożona w kolejności od najbardziej priorytetowych zadań).

Może Ci się przydać: Aplikacje do zwiększania produktywności

2. Tworzenie notatek

Kiedy masz wiele zadań do wykonania, bardzo łatwo jest o czymś zapomnieć. Dlatego tak ważne jest tworzenie notatek — zarówno dotyczących szczegółów wykonywanych obowiązków, jak również pomysłów, które wykorzystasz w przyszłości. W ten sposób wesprzesz swój przeciążony wielozadaniowością mózg.

3. Grupowanie zadań

Jak wcześniej wspomnieliśmy, z badań wynika, że multitasking daje dobre efekty, kiedy poszczególne zadania są do siebie podobne. Dlatego planując pracę, warto pogrupować swoje obowiązki według ich podobieństwa. Przykład: w pierwszej połowie dnia odpisujesz na maile klientów oraz kontaktujesz się z nimi telefonicznie, a w drugiej połowie — przygotowujesz analizę oraz prezentację z jej wynikami. Staraj się po prostu nie wykonywać naraz (lub od razu po sobie) zadań całkowicie innego rodzaju.

Może Cię także zainteresować: Jak być asertywnym w pracy?

4. Kończenie rozpoczętych zadań

O ile jest to możliwe, staraj się kończyć rozpoczęte zadania. Unikaj sytuacji, w których masz „rozgrzebane” kilka lub kilkanaście projektów, ale żadnego ukończonego. Po pierwsze — bardzo trudno będzie Ci się w nich połapać. Po drugie — spadnie Twoja motywacja. W pracy bardzo ważne jest, aby domykać zadania i mieć poczucie dobrze zrealizowanych obowiązków.

5. Dbanie o work-life balance

Nie zapominaj również o odpoczynku i życiu prywatnym. Brak snu, litry kofeiny i sporadyczny kontakt z bliskimi nie pomoże Ci uporać się z zadaniami w pracy. Postaraj się wyznaczyć wyraźną granicę między czasem pracy, a życiem prywatnym. O ile to możliwe, staraj się wykonywać swoje zadania w regularnych godzinach i nie korzystać ze służbowego maila w weekend czy podczas wakacji. Więcej dowiesz się z naszego artykułu: Work-life balance — porady, jak osiągnąć równowagę.

6. Unikanie rozpraszaczy

Współcześnie, kiedy jesteśmy atakowani przez wiele bodźców zewnętrznych, skupienie na pracy jeszcze jeszcze trudniejsze. Kiedy wykonujesz swoje zadania, staraj się unikać przeglądania Facebooka czy Instagrama, pisania ze znajomymi na messengerze, czy też oglądania kątem oka telewizji. Zadbaj o to, aby Twoje środowisko pracy było wolne od tego typy rozpraszaczy. Pomóc może Ci metoda, o której piszemy tutaj: Technika Pomodoro — co to jest i jak ją stosować?

Może Cię również zainteresować:

• Zarządzanie czasem — jak się go nauczyć?
• Jak radzić sobie ze stresem?

Musisz napisać również list motywacyjny? W naszym kreatorze znajdziesz nowoczesne wzory do wypełnienia i praktyczne porady. Stwórz list motywacyjny w 5 minut tutaj.

Stwórz list motywacyjny teraz

Zobacz inne szablony, stwórz list motywacyjny i pobierz dokument w PDF tutaj.

A Ty, jak radzisz sobie z multitaskingiem w pracy? Czy uważasz, że da się dobrze wykonywać wiele zadań naraz? Podziel się swoją opinią w komentarzu pod artykułem.

Proces redakcyjny InterviewMe

Ten artykuł został sprawdzony przez nasz zespół i jest zgodny z procesem redakcyjnym InterviewMe. Zależy nam na dzieleniu się naszą wiedzą oraz dostarczaniu rzetelnych i godnych zaufania porad zawodowych dopasowanych do Twoich potrzeb. Nasze wysokiej jakości treści co roku przyciągają ponad 10 milionów czytelników. Ale na tym nie koniec. Regularnie publikujemy też autorskie badania, aby lepiej rozumieć rynek pracy i jesteśmy dumni, że cytują nas czołowe media w Polsce.

Źródła

• https://appliedpsychologydegree.usc.edu/blog/to-multitask-or-not-to-multitask/
• http://training.hr.ufl.edu/resources/LeadershipToolkit/transcripts/multitasking_mirage.pdf
• https://insights.som.yale.edu/insights/the-illusion-of-multitasking-improves-performance-on-simple-tasks