Witam, pozdrawiam, z poważaniem: Zwroty grzecznościowe w mailu

Masz napisać mail do profesora, szefa, wykładowcy lub innej osoby, wobec której czujesz dystans.

Kursor myszki mruga, a Ty nie wiesz nawet jak zacząć list, chociaż wysyłanie maili to dla Ciebie codzienność.

Czujesz, że jeśli napiszesz coś nie tak, możesz stracić ważną szansę.

Potrzebujesz pomocy?

Dowiedz się jak pisać maile formalne i nieformalne, by nie zniechęcić odbiorcy już na starcie.

Z artykułu dowiesz się:

• czy Witam na początku maila to błąd
• jak poprawnie zakończyć mail
• jak napisać formalny mail do wykładowcy, szefa lub kontrahenta

• jakie są reguły dotyczące stosowania zwrotów grzecznościowych w mailu by zawsze wypaść świetnie

Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.

Stwórz CV teraz

Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.

1. Zwroty grzecznościowe – przykłady form inicjalnych

Zwroty grzecznościowe są istotne w tradycyjnych listach i w mailach. Najlepiej zacząć korespondencję od słów: „Szanowna Pani", „Szanowny Panie", a zakończyć zwrotem: „Pozdrawiam", „Z wyrazami szacunku", „Z poważaniem".

A co z formą "Witam"? 

Jak się witać w mailu, żeby nie popełnić żadnej gafy?

Odpowiedź jest następująca: Nie witać się.

A ściślej – zrezygnować z rozpoczynania maila od zwrotu Witam. Nie mówiąc już o witam serdecznie!

Potrzebujesz argumentów?

Oto one:

Dlaczego Witam w mailu to błąd?

1. Zwrot Witam sugeruje podrzędność odbiorcy wiadomości i nadrzędność nadawcy.

Jeśli wysyłasz mail do wykładowcy, przełożonego, czy rekrutera zaczynając go w ten sposób, możesz być postrzegany jako zuchwały lub mało kulturalny.

2. Witam stosuje się przede wszystkim w mowie, nie w piśmie.

List elektroniczny to wciąż list i warto pamiętać o zachowaniu formy korespondencji, zanim klikniesz wyślij.

3. Zwrot Witam należy do słownictwa potocznego.

Używanie go w mailach formalnych jest niestosowne.

Witam, witam i o zdrowie pytam; Witam cieplutko; Kogo witam, kogo goszczę; Witam Pana Kierownika.

Jak Ci się to kojarzy?

Wniosek jest taki: Formy grzecznościowe w mailu, zwłaszcza te inicjalne, mogą zaburzyć komunikację pomiędzy nadawcą a odbiorcą już na początku.

Wybierając spośród:

Witam

Witam serdecznie

Dzień dobry

Szanowna Pani

Szanowny Panie

Panie Profesorze

unikaj dwóch pierwszych.

Hybrydy form grzecznościowych ze słowem Witam też nie są poprawne.

Pamiętaj jednak, że każdy list powinien rozpoczynać się zwrotem grzecznościowym do nadawcy.

Wiesz już, którego zwrotu nie używać.

Teraz pora na propozycje pozytywne.

Zastanawiasz się jak poprawnie zacząć, a potem napisać mail, w którym zaprezentujesz swoją kandydaturę na wybrane stanowisko? Dowiedz się jak powinien wyglądać dobry list motywacyjny.

2. Jak zacząć mail?

W pisaniu listów najtrudniejszy jest początek. Jak już zaczniesz - pójdzie z górki.

Jak rozpocząć mail?

Powołajmy się na autorytety językoznawcze. Poniżej znajdziesz odpowiedzi specjalistów.

1. Profesor Mirosław Bańko wyjaśnia, że posługiwanie się zwrotem Witam jest niestosowne w listach formalnych.

Proponuje formę Szanowna Pani/Szanowny Panie i dopuszcza zwrot Dzień dobry w mailu.

2. Profesor Małgorzata Marcjanik formę Witam uznaje za zwrot charakterystyczny dla relacji gospodarz - goście.

Językoznawczyni zwraca też uwagę na to, że w przeciwieństwie do reguł rządzących pisaniem maila po angielsku, język polski nie stworzył póki co żadnej konkretnej normy.

(Zwroty grzecznościowe po angielsku: Dear Sir or Madame, Sincerely, Kind/Best regards, i wiele innych).

3. Profesora Bralczyka drażni ta forma, bo narusza zasadę stosowności. Według specjalisty warto przekonać się do zwrotu Szanowna Pani/Szanowny Panie.

4. Paulina Mikuła (Mówiąc inaczej) ma także coś do powiedzenia w kwestii Witam w mailu. Poniżej jej wypowiedź na temat: 

Rada: Autorytety twierdzą zgodnie, że pożądany zwrot grzecznościowy na początku maila to forma Szanowna Pani/Szanowny Panie.

Dzień dobry w mailu jest również dopuszczalne.

Czym zastąpić Witam w mailu?

Jedną z propozycji jest Dzień dobry.

Przeciwnicy stosowania tego zwrotu na początku maila mają wątpliwość: Co, jeśli odbiorca przeczyta wiadomość wieczorem? Może lepiej zastosować Dobry wieczór w mailu?

Biorąc pod uwagę specyfikę korespondencji mailowej, taka sytuacja jest możliwa, a nawet pewna.

Nie będzie jednak niczym niestosownym, jeśli zaskoczysz kogoś swoim Dzień dobry już “po dzienniku”.

Porada: Pamiętaj, że po każdym zwrocie grzecznościowym, który umieszczamy w nagłówku maila, należy postawić przecinek. Zdanie w wierszu poniżej zaczynamy małą literą.

Specjaliści językoznawcy polecają stosowanie zwrotu Dzień dobry w mailach nieoficjalnych.

Właśnie wróciłeś z rozmowy kwalifikacyjnej i przychodzą Ci do głowy kwestie, których nie zdążyłeś poruszyć podczas spotkania? Po rozmowie z rekruterem warto wysłać maila z podziękowaniem. Przeczytaj nasz artykuł: Podziękowanie za rozmowę kwalifikacyjną - wzór maila (+ 5 porad).

Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.

Kreator CV

Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.

3. Jak zakończyć maila?

Podobnie jak zakończyć list: formułę grzecznościową na końcu maila należy dostosować do nagłówka.

1. Zaczynasz mail od Szanowny Panie - zakończ go zwrotem równie oficjalnym, np. Z wyrazami szacunku.

2. Pozdrawiam na końcu maila? Tu sytuacja jest praktycznie analogiczna do Witam. Należy unikać Pozdrawiam w korespondencji oficjalnej.

3. Z poważaniem czy Z wyrazami szacunku? Obie formy są poprawne i pożądane w mailu oficjalnym.

Rada: Po formule pożegnalnej nie stawiamy żadnego znaku interpunkcyjnego!

Po zwrocie Z poważaniem przecinek jest zbędny.

Przecinek po Pozdrawiam (jeśli chcesz użyć tego zwrotu, to tylko w korespondencji nieoficjalnej)  też lepiej sobie darować.

Prawidłowe zakończenie maila i listu formalnego:

Jeśli piszesz wiadomość do osoby, którą dobrze znasz - nie tylko w sytuacjach koleżeńskich, lecz także zawodowych - podpisz się po prostu swoim imieniem.

To całkowicie wystarczy.

Formuły grzecznościowe na końcu maila przynależą do stylu oficjalnego.

Jeśli potrzebujesz więcej rad na temat pisania listu, a przede wszystkim listu motywacyjnego, sprawdź nasz artykuł: Jak napisać list motywacyjny do firmy. Sprawdź też: Czy list motywacyjny i CV się podpisuje?

4. Jak się pisze mail oficjalny? – wzór

Mail oficjalny to wiadomość wysyłana do urzędów publicznych, pracowników naukowych, redakcji, często również do przełożonych.

Jak nazwa sugeruje, taki mail musi brzmieć poważnie i przestrzegać wszystkich formalnych zasad i manier.

Poprosiliśmy o opinię na temat pisania maili oficjalnych Profesora Bańko, który wyjaśnił kwestię następująco:

W kontaktach nieoficjalnych wszystko zależy od rozmówców: mogą do siebie pisać nawet "Witam", jeśli taka forma wydaje się im odpowiednia. W kontaktach oficjalnych polecam ostrożność; zwłaszcza w korespondencji z nieznajomym odbiorcą lepiej być nadmiernie oficjalnym niż nadmiernie kolokwialnym. [...] twardych reguł pozwalających odróżnić kontakt oficjalny od nieoficjalnego niestety nie ma.

Przykład zwrotu grzecznościowego w mailu oficjalnym:

Nośnik elektroniczny nie zmienia reguł kulturalnego zwracania się do adresatów.

Forma Szanowna Pani/Szanowny Panie to typowy w języku polskim zwrot inicjalny.

Nie jest górnolotny i napuszony. To dobra forma rozpoczynania wiadomości - również mailowej - i warto ją stosować.

Chcesz wiedzieć jak napisać maila z zapytaniem o pracę? Przeczytaj nasz artykuł Co napisać w mailu z CV? Jak wysłać CV, by dostać pracę?

 5. Etykieta językowa – jak napisać mail, by został przeczytany?

Głośna kilka lat temu dyskusja na temat zwrotu Witam na początku maila, została sprowokowana wpisem fejsbukowym Michała Rusinka.

Były sekretarz Wisławy Szymborskiej oświadczył, że nie zamierza czytać listów elektronicznych rozpoczynających się od Witam.

Myśl, która przychodzi do głowy w kontekście deklaracji szanowanego specjalisty jest niepokojąca.

Co, jeśli z powodu użycia złego zwrotu grzecznościowego, mój mail nie zostanie przeczytany?

Zamiast się niepokoić, unikaj spornego i kontrowersyjnego Witam.

Język polski wciąż ewoluuje, zwłaszcza ten w wersji internetowej. Reguły dopiero się kształtują. Jedna z pierwszych jest taka, że Witam w mailu lepiej unikać.

Ciekawostka: Pierwszy e-mail z przestrzeni kosmicznej wysłała załoga wahadłowca STS-43 Atlantis w 1991 roku. Jego treść to: Hello Earth! Greetings from the STS-43 Crew. This is the first AppleLink from space. Having a GREAT time, wish you were here… send cryo and RCS! Hasta la vista, baby… we’ll be back!

Etykieta językowa w mailach

Tak naprawdę dyskusja na temat zwrotów grzecznościowych w mailu nie dotyka językoznawstwa, ale savoir-vivre’u.

Problem dotyczący zwrotu inicjalnego lub pożegnalnego w mailu jest bardziej kwestią dobrego wychowania i kultury, niż umiejętności posługiwania się polszczyzną.

Chcesz być postrzegany przez odbiorcę maila jako obyty i grzeczny?

1. Odzwyczaj się od stosowania Witam w nagłówku maila.
2. Zwracaj uwagę na spójność formuły inicjalnej z pożegnalną.
3. Oswój się ze zwrotem Szanowna Pani/Szanowny Panie.

Nie jesteś pewien swoich umiejętności pisania maili i listów formalnych? Potrzebujesz pomocy? Skorzystaj z naszego kreatora listu motywacyjnego.

6. Szanowny Panie Profesorze czyli mail do wykładowcy

Znamy to wszyscy.

Zaniedbania, przegapione kolokwia lub może zwykłe pytanie do wykładowcy.

Czujesz niepokój, bo wiesz, że od tego maila zależy Twoja przyszła relacja z Trzymającym Władzę.

Możesz spróbować innych metod (śledzenie profesora na plaży w Juracie? Podrobienie podpisu?). Prościej będzie chyba napisać wiadomość.

Jak ją zacząć?

W tym przypadku odpowiedź jest jednoznaczna. Nikt chyba nie ma wątpliwości.

Maile do wykładowcy i innych pracowników naukowych zawsze tytułujemy Panie Profesorze.

Co, jeśli korespondujemy z osobą niższą stopniem naukowym?

Profesor Bańko proponuje następujące rozwiązanie:

Zwracając się do osoby mającej stopień magistra, użyje się dziś po prostu zwrotu "Szanowny Panie" lub "Szanowna Pani". Jest tak zarówno w kontaktach akademickich, jak i nieakademickich ("Barwy ochronne" Zanussiego pokazują, że jeszcze w latach 70. XX wieku było inaczej). Do doktorantów w naszym instytucie zwykle zwracamy się jednak za pomocą formuły typu "Panie Janie" lub "Pani Joanno".

Poniżej wzór maila do wykładowcy/profesora:

Jak zakończyć mail do wykładowcy? Kierując się zasadą spójności nagłówków.

Wybierz zwrot Z poważaniem lub Z wyrazami szacunku.

Porada: Fraza łączę wyrazy szacunku jest na tyle formalna, że brzmi nienaturalnie w większości sytuacji. Serdeczne pozdrowienia stosuj wyłącznie na pocztówkach z wakacji.

Jeszcze jedna rzecz na koniec: w kolejnych mailach tej samej korespondencji możesz zrezygnować z formuły grzecznościowej. Zasady powitania w mailu dotyczą pierwszej wiadomości, którą wymieniasz z adresatem.

Musisz napisać również list motywacyjny? W naszym kreatorze znajdziesz nowoczesne wzory do wypełnienia i praktyczne porady. Stwórz list motywacyjny w 5 minut tutaj.

Kreator listu motywacyjnego

Zobacz inne szablony, stwórz list motywacyjny i pobierz dokument w PDF tutaj.

Aplikujesz do pracy po angielsku? Zajrzyj do poradnika: List motywacyjny po angielsku

Masz inne propozycje zwrotów grzecznościowych w mailach? Nie przekonują Cię nasze argumenty? Napisz komentarz w sekcji poniżej. Chętnie porozmawiamy.

Proces redakcyjny InterviewMe

Ten artykuł został sprawdzony przez nasz zespół i jest zgodny z procesem redakcyjnym InterviewMe. Zależy nam na dzieleniu się naszą wiedzą oraz dostarczaniu rzetelnych i godnych zaufania porad zawodowych dopasowanych do Twoich potrzeb. Nasze wysokiej jakości treści co roku przyciągają ponad 10 milionów czytelników. Ale na tym nie koniec. Regularnie publikujemy też autorskie badania, aby lepiej rozumieć rynek pracy i jesteśmy dumni, że cytują nas czołowe media w Polsce.