Kwestionariusz osobowy 2024 dla pracownika (Wzór RODO)

Oto opinia Gosi — jednej z użytkowniczek naszego kreatora:

Dzięki takiemu świetnemu CV i listowi dostałam super pracę bardzo szybko!

1. Czym jest kwestionariusz osobowy? [prawo]

Pracodawca, który zatrudnia pracownika, musi uzyskać od niego podstawowe dane osobowe. Są one wymagane z perspektywy zachodzącego stosunku pracy.

Czy kwestionariusz osobowy jest wymagany prawnie?

Kwestionariusz osobowy jest jedną z metod pozyskania danych osobowych kandydata do pracy lub pracownika. Nie jest to jedyna metoda, ale zdecydowanie najpopularniejsza.

Prawo nie definiuje, w jaki sposób pracodawca ma pozyskać dane od pracownika, ani w jaki sposób ma je przechowywać.

Kwestionariusz osobowy pracownika to przydatny dokument. Nie ma w tej kwestii narzuconych obowiązków odgórnie, prawnie. Niemniej, prowadzenie ewidencji tego typu pozwala zachować wewnętrzny porządek w firmowej księgowości. Im większa firma, tym większe ma to znaczenie.

Małgorzata Krajewska

Specjalista księgowości

Kwestię udostępniania danych osobowych pracodawcy reguluje art. 22 Kodeksu Pracy. Możemy się z niego dowiedzieć, że:

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą.

Forma oświadczenia nie jest zdefiniowana. Może być to zatem kwestionariusz osobowy w formie papierowej, ale i formularz osobowy w wewnętrznym elektronicznym systemie kadrowym.

W tym drugim przypadku dane osobowe pracownika mogłą być przechowywane w bazie danych systemu kadrowego.

Mówi o tym wyraźnie art. 94 Kodeksu Pracy:

Art. 94. Pracodawca jest obowiązany w szczególności:

(...)

9a) prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników,

9b) przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem

Pracodawca musi przechowywać dokumentację pracowniczą przez 10 lat.

Jakich danych może żądać pracodawca?

Wracając do art. 22 Kodeksu Pracy. Możemy się z niego dowiedzieć, że pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

• imię (imiona) i nazwisko
• imiona rodziców
• datę urodzenia
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji)
• wykształcenie
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Oprócz tego pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania innych danych osobowych pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Przykładowo mogą być to imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci pracownika, gdy korzysta on z pakietu socjalnego (np. ubezpieczenie prywatne dzieci jako benefit pracowniczy). Pracodawca może zażądać również numeru PESEL pracownika.

Dopuszcza się także możliwość pozyskania danych biometrycznych. Przykładem może być zabezpieczanie dostępu do systemu informatycznego firmy za pomocą odcisku palca pracownika.

Wydaje się to oczywiste, ale należy powiedzieć jasno — pracodawca może wymagać jedynie tych danych, których rzeczywiście potrzebuje!

Zatem—

Pracodawca nie może żądać od pracownika dowolnych danych osobowych. Pracownik może odmówić udzielenia danych osobowych, które nie wynikają z rzeczywistej potrzeby związanej ze stosunkiem pracy, np. informacji o stanie cywilnym (nie powinno się również wspominać o stanie cywilnym w CV).

Taka odmowa nie może skutkować wypowiedzeniem umowy czy w przypadku kandydata do pracy — odmówieniem zatrudnienia.

Pracodawca kategorycznie nie może żądać i przetwarzać danych dotyczących życia prywatnego, takich jak:

• orientacja seksualna
• wyznanie
• stan zdrowia
• stan cywilny i plany z tym związane (np. ślub)
• czy kobieta zamierza zajść w ciążę.

Warto pamiętać o tym, że jest to prawnie zabronione.

Wypełnienie kwestionariusza osobowego może wymagane na potrzeby zarówno umowy o pracę, jak i umowy zlecenia.

Kwestionariusz osobowy a RODO

25 maja 2018 roku zaczęło obowiązywać rozporządzenie 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE z dnia 27 kwietnia 2016 r.

To ogólne rozporządzenie o ochronie danych nazywamy w skrócie RODO.

Wdrożenie RODO dla wielu przedsiębiorców było trudne. Raport z końca 2017 roku wskazywał wyraźnie, że jedynie około połowa przedsiębiorców z należytą sumiennością dbała o bezpieczeństwo przetwarzanych danych. Mimo że RODO w razie przewinień nakłada na przedsiębiorców duże kary.

RODO przede wszystkim zaostrza wymogi dotyczące wszelkich aktywności związane z przetwarzaniem danych osobowych. Dotyczy to również danych pracowników przetwarzanych przez pracodawców.

Wejście w życie RODO umożliwia pracodawcom wprowadzenie do kwestionariuszy osobowych żądania adresu poczty elektronicznej oraz numeru telefonu kandydata. Takiego zapisu nie ma aktualnie w Kodeksie Pracy.

RODO nie pozwala również na pozyskanie danych dotyczących adresu zamieszkania pracownika. Pracodawca może żądać jedynie adresu korespondencyjnego.

Niemniej—

W kwestionariuszu osobowym może znaleźć się żądanie podania adresu korespondencyjnego, a adresu zamieszkania — już nie.

Na ten moment istnieje również pewien paradoks. Artykuł 22 Kodeksu Pracy mówi jasno, że pracodawca ma prawo żądać od pracownika imion jego rodziców. RODO natomiast tego zabrania. Ustawodawca pracują już nad stosowną zmianą w Kodeksie Pracy.

RODO wprowadza również dodatkowe obostrzenia nie związane bezpośrednio z danymi podawanymi w kwestionariuszu. Przykładowo monitoring w pracy nie może stanowić środka kontroli pracy wykonywanej przez pracownika.

Wskazówka: Pamiętaj o tym, aby w swoim CV zawsze mieć aktualną klauzulę CV. Bez tego według RODO Twoje CV nie będzie mogło być przetwarzane.

Obowiązek aktualizowania danych

Pracownik ma obowiązek aktualizowania danych w dokumentacji pracowniczej, jeśli zajdzie jakakolwiek zmiana. Brak aktualizacji danych może skutkować dla pracownika:

• nieuwzględnieniem przy przyznawaniu świadczeń pracowniczych
• pominięciem przy przyznawaniu uprawnień pracowniczych
• możliwością nieotrzymania informacji o dochodach.

Pracodawca może zobowiązać pracownika do zaktualizowania danych osobowych. Może zastosować polecenie lub stosowną procedurę. Odmowa ze strony pracownika narusza podstawowe obowiązki pracownicze. W skrajnej sytuacji może skutkować to wypowiedzeniem umowy o pracę.

Kodeks pracy definiuje również mobbing. Jesteś ofiarą mobbingu lub dostrzegasz przejawy mobbingu w swojej pracy? Dowiedz się, co możesz z tym zrobić: Mobbing w pracy — przykłady i porady [jak zgłosić?].

Profesjonalne CV jest podstawą sukcesu. Uruchom kreator CV i stwórz CV, które da Ci pracę. Wypełnij szablon według wskazówek kreatora i pobierz gotowe CV do druku.

Kreator CV

Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj

2. Kwestionariusz osobowy — wzór do pobrania zgodny z RODO (2019) + jak wypełnić

Przygotowaliśmy dla Ciebie wzór kwestionariusza osobowego. Jest on zgodny z rozporządzeniem RODO. Oznacza to, że nie zawiera pozycji imiona rodziców.

Wzór jest dostępny w formacie PDF do druku oraz w formacie DOC (Microsoft Word) do wypełnienia na komputerze.

Pracownik — wzór kwestionariusza

Kwestionariusz osobowy dla pracownika [wzór PDF — do druku]

Kwestionariusz osobowy dla pracownika [wzór DOC — do wypełnienia]

Kandydat — wzór kwestionariusza

Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie [wzór PDF — do druku]

Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie [wzór DOC — do wypełnienia]

Wzory rządowe dla pracownika i kandydata

Kwestionariusz osobowy dla pracownika

Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie

Jak wypełnić kwestionariusz osobowy?

Jako osoba ubiegająca się o zatrudnienie lub już jako pracownik możesz otrzymać inny wzór niż powyższe, które stanowią jedynie przykład.

W swoim kwestionariuszu na pewno musisz podać dane takie jak imię i nazwisko, PESEL czy też adres do korespondencji.

Pamiętaj, że nie masz obowiązku podawania takich osobistych danych jak imiona rodziców czy dane osoby kontaktowej, która ma zostać zawiadomiona w razie wypadku.

Jeśli masz zastrzeżenia do któregokolwiek z punktów kwestionariusza osobowego, zadaj pytanie nowemu pracodawcy, w jakim celu potrzebuje tych konkretnych danych.

Musisz napisać również list motywacyjny? W naszym kreatorze znajdziesz nowoczesne wzory do wypełnienia i praktyczne porady. Stwórz list motywacyjny w 5 minut tutaj.

Kreator listu motywacyjnego

Zobacz inne szablony, stwórz list motywacyjny i pobierz dokument w PDF tutaj.

Masz już wypełnienie kwestionariusza osobowego za sobą? Daj znać, czy pracodawca oczekiwał od Ciebie dodatkowych danych. Czekamy na Twój komentarz.